Учет поступления материалов

Те же действия он производит со счетом-фактурой, который  также присутствует при грузе  минимум в двух экземплярах.

Организация-отправитель  и организация-перевозчик должны получить свои экземпляры сопровождающего документа  с регистрацией в нем факта  принятия материалов организацией-получателем. Эти экземпляры подписываются уполномоченными  на то работниками организации-получателя, а их подписи заверяются круглой  печатью организации.

Затем работник организации-получателя может составить  приходный ордер, содержащий перечень принятых материалов с указанием  их количества и стоимости. Приходный  ордер является внутренним документом организации, на его основании материалы  принимаются на склад организации.

Если материалы  поступили с серьезными повреждениями  упаковки или работник организации-получателя обнаружил расхождение между  составом материалов и сопроводительным документом, то для их приемки составляется акт о приемке материалов.

Организации-получателю важно, чтобы в такой ситуации акт был оформлен юридически безупречно. Не исключено, что в дальнейшем он послужит основанием для предъявления претензий к поставщику или к  перевозчику материалов. А при  отсутствии юридической безупречности  претензии могут быть предъявлены  организации-покупателю.

Если приемка  товаров производится за пределами  организации, то оформляется доверенность, которая применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при  получении материальных ценностей.

Поступления материалов на склад материалов, изготовленных  силами самой организации, могут  оформляться требованием-накладной.

Материалы могут  поступать также от подотчетных  лиц – работников организации, которые  приобрели их за наличный расчет. Подотчетное  лицо оформляет приобретение материалов – авансовым отчетом, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных материальных ценностей: квитанции к приходным  кассовым ордерам других организаций, чеки контрольно – кассовых машин. 

Авансовый отчет  составляется подотчетным лицом  в одном экземпляре и сдается  в бухгалтерию организации. Этот документ служит не столько для оформления поступления материалов, сколько  для оформления денежных расчетов между  подотчетным лицом и организацией. А при приеме материалов от подотчетного лица на склад выписывается приходный  ордер.  

Материально ответственные  лица склада материалов (кладовщики) ведут  карточки учета материалов, на которых  учитываются движение материалов на складе по каждому виду, сорту и  размеру. Записи в карточке производятся кладовщиками на основании первичных  приходных и расходных документов в день совершения операции.  

• 2.2 Синтетический учет материалов

Бухгалтерия ведет  синтетический учет материалов с  использованием счета 10 «Материалы»  и, возможно, некоторых других вспомогательных  счетов. 

Синтетический учет поступления и расхода материалов – это запись определенных проводок. Так, хозяйственное событие поступления  материалов от поставщика, подтвержденное товарно-транспортной накладной и  счетом-фактурой, на общую сумму 11 800 руб., из которых 10 000 руб. составляют стоимость  материалов без НДС, а 1800 руб. – сумма  НДС в составе стоимости материалов, будет отображено следующими проводками:

Дебет 10 – Кредит 60 – 10 000 руб.;

Дебет 19 – Кредит 60 – 1800 руб.  

Как говорилось выше, стоимость материалов может  быть увеличена на стоимость дополнительных расходов, связанных с их приобретением. Так, хозяйственное событие получения  услуг от посреднической организации  или от организации, предоставляющей  информационные услуги, которое напрямую связано с приобретением материалов и подтверждено актом сдачи-приемки  работ и счетом-фактурой на общую  сумму 590 руб. (из которых 500 руб. – стоимость  услуг без учета НДС, а 90 руб. –  НДС), будет отражено следующими проводками:

Дебет 10 – Кредит 60 – 500 руб.;

Дебет 19 – Кредит 60 – 90 руб.  

Таким образом, стоимость материалов, которая числится на складе без учета НДС, будет  увеличена с 10 000 до 10 500 руб. 

Хозяйственное событие передачи этих же материалов со склада в производство, подтвержденное требованием-накладной или записью  в карточке учета материалов, будет  отражено следующей проводкой:

Дебет 20 – Кредит 10 – 10500 руб.  

• 2.3 Аналитический учет материалов

Аналитический учет материалов, который ведется  параллельно синтетическому учету, – это более сложная задача. Аналитический учет осуществляется двумя методами: на основе использования  количественно-суммовых оборотных  ведомостей и сальдовым методом. 

Аналитический учет на основе количественно –  суммовых оборотных ведомостей имеет  два подварианта. 

Первый подвариант реализуется следующим образом. В бухгалтерии на каждый вид и  сорт материалов заводится карточка аналитического учета. На основании  первичных документов в эту карточку вносятся все данные о поступлении  и расходе материалов. Данные карточки дублируют карточки учета материалов, которые ведут материально ответственные  лица на складах. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляются так называемые количественно-суммовые оборотные ведомости материалов.

Количественно-суммовая оборотная ведомость выглядит практически  так же, как оборотная ведомость (см. выше). Но в оборотной ведомости  были показаны только деньги. А количественно-суммовая оборотная ведомость показывает остатки и обороты каждого  вида и сорта материалов как в  количественном, так и в денежном выражении.

На основе указанных  количественно-суммовых оборотных  ведомостей составляется сводная оборотная  ведомость, в которую переносятся  итоги каждой отдельной количественно-суммовой ведомости. Сводная оборотная ведомость  сверяется с данными синтетического учета.

Ведение аналитического учета с использованием количественно-суммовых ведомостей представляется излишне  громоздким в обоих подвариантах. Этот вариант предполагает, что работа материально ответственных лиц  склада по учету материалов полностью  дублируется в бухгалтерии организации.

Более современным  считается сальдовый метод учета  материалов, заключающийся в том, что в бухгалтерии организации  не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов по видам и сортам и  не составляются количественно-суммовые оборотные ведомости. Учет движения материалов ведется бухгалтерией только в денежном выражении, определяемом исходя из учетных цен.

Материально ответственные  лица ведут количественный учет материалов в книге складского учета на основании  первичных документов. Количественные остатки материалов на 1-е число  каждого месяца переносятся из книги  складского учета в сальдовую  ведомость работником бухгалтерии  или заведующим складом. Затем сальдовая  ведомость сверяется с данными  синтетического учета.

Таким образом, при сальдовом методе бухгалтерия  не дублирует действия материально  ответственных лиц по учету материалов, а только контролирует их работу.

Дополнительные  бухгалтерские счета для учета  материалов 

Операции по приобретению материалов в бухгалтерском  учете могут отражаться по-разному. В зависимости от выбранной организацией учетной политики поступления материалов могут быть отражены с использованием счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» или без их использования.

Учет транспортно-заготовительных  расходов

Для удобства учета  и распределения транспортно-заготовительных  расходов, связанных с приобретением  материалов, учетная политика организации  может предусмотреть использование  счета 15. 

Операция приобретения материалов отражается в бухгалтерском  учете следующим образом. На основании  расчетных документов, которые поступили  в организацию и означают переход  права собственности на материалы, делаются записи по дебету счета 15 (на стоимость материалов без НДС) и  дебету счета 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям» (на сумму НДС в составе стоимости  материалов). 

На счете 15 также  накапливаются все транспортно– заготовительные расходы, связанные  с доставкой материалов в организации. А при их фактическом поступлении  делается запись по дебету счета 10 «Материалы»  и кредиту счета 15 на стоимость  материалов без НДС. 

Счет 15 удобно использовать при большой номенклатуре материалов, когда они доставляются одним  транспортным средством. Транспортно-заготовительные  расходы можно накапливать на счете 15 в течение месяца и списываться  с него на счет 10 только в конце  месяца. В аналитическом учете  материалов транспортно– заготовительные  расходы при этом распределяются по отдельным видам и сортам материалов, полученных в течение месяца, пропорционально  их стоимости.

Учет отклонений стоимости

Сводную информацию о колебании стоимости приобретаемых  материалов может дать счет 16 «Отклонение  в стоимости материальных ценностей», который применяется только тогда, когда в бухгалтерском учете  организации уже используется счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». 

Счет 16 применяется  исходя из предположения, что на финансовый год для каждого вида и сорта  материала устанавливается твердая  учетная цена, или плановая цена. Все фактические расходы на приобретение материалов в течение месяца собираются на счете 15. В конце месяца материалы  оцениваются по твердым учетным  ценам и списываются на счет 10. А разница между фактической  стоимостью приобретенных материалов и их стоимостью по учетным ценам  списывается на счет 16: если разница  получилась положительной, т. е. фактическая  стоимость больше, то она списывается  в дебет счета 16, в противном  случае – в кредит счета 16. 

Счет 16 является так называемым контрарно-дополнительным счетом. Это означает, что он используется для коррекции учетной стоимости  некоторого объекта, отраженного на другом счете, являющемся основным счетом учета этого объекта. Для счета 16 основным счетом является счет 10. 

Использование в бухгалтерском учете счета 16 влечет дополнительные трудовые затраты. В частности, аналитический учет каждого вида и сорта материалов придется вести по двум бухгалтерским  счетам одновременно: по счету 10 и 16. 

Кроме счета 16 стоимость  материалов, отражаемую на счете 19, можно  корректировать с помощью еще  одного счета – 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».  

Перед составлением бухгалтерской отчетности за год  фактическая себестоимость материальных ценностей по данным бухгалтерского учета сравнивается с их рыночной стоимостью, т. е. с ценой возможной  продажи. Если рыночная стоимость материальных ценностей ниже их бухгалтерской  оценки, то в балансе эти ценности отражаются по их рыночной стоимости. А разница между рыночной и  учетной стоимостью относится на счет финансовых результатов. 

Указанное правило  применяется только к ценностям, задействованным в операционном цикле организации, в частности  к материалам, готовой продукции  и товарам. Сумма резерва под  снижение стоимости материалов определяется по каждому виду и сорту материала  как разница между его учетной  стоимостью и рыночной ценой. 

Для коррекции  стоимости материалов при подготовке отчетности используется счет 14. На общую  сумму резерва для всех материалов на дату завершения финансового года делается запись по дебету счета 91 «Прочие  доходы и расходы» и кредиту счета 14 «Резервы под снижение стоимости  материальных ценностей». За счет такой  записи прибыль завершающегося финансового  года уменьшается на сумму созданного резерва. 

На первую дату следующего финансового года зарезервированная  сумма восстанавливается записью  по дебету счета 14 и кредиту счета 91. Соответственно счет 14 закрывается  исходя из предположения, что в течение  наступившего финансового года материальные ценности, участвующие в операционном цикле организации, будут полностью  израсходованы. 

Счет 14 является так называемым контрарным счетом: он используется для уменьшения учетной  стоимости некоторого объекта, отраженного  на другом бухгалтерском счете –  основном счете этого объекта. Как  все контрарные счета, формально  он считается пассивным счетом. Объекты, стоимость которых уменьшается  с помощью этого счета, могут  учитываться на счете 10. Соответственно для контрарного счета 14 счет 10 является основным.