Учет наличных денежных средств

При ведении  бухгалтерского учета используется метод, именуемый двойной записью: сумма хозяйственной операции записывается дважды - в дебет одного счета и в кредит другого счета (счета-корреспондента).

Отражение хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета называется бухгалтерской  проводкой.

Основные  проводки, отражающие кассовые операции и  операции с денежными  документами

Содержание  операции Документ Номера  корреспондирующих  счетов     Дебет Кредит 1.Поступила арендная  плата  Приходный кассовый ордер 50 91 2.Получена  выручка за реализованную продукцию,  оказанные услуги Приходный кассовый ордер 50 62, 76 3.Выручка  за реализованные основные средства  и иное имущество Приходный кассовый ордер 50 76 4.Получены  наличные деньги с расчетного, валютного и иных счетов в  банке Приходный кассовый ордер 50 51, 52, 55 5.Возвращен  выданный аванс Приходный кассовый ордер 50 62 6.Получен  аванс от заказчика Приходный кассовый ордер 50 62 7.Сдан  в кассу остаток неиспользованных  подотчетными лицами средств Приходный кассовый ордер 50 71 8.Погашена  наличными задолженность по товарам  в кредит, по займам, недостачам, растратам и хищениям. Приходный кассовый ордер 50 73 9.Внесен  наличными вклад в уставный  фонд предприятия Приходный кассовый ордер 50 75 10.Погашена  наличными дебиторская задолженность Приходный кассовый ордер 50 76 11.Получены наличными штраф, пеня Приходный кассовый ордер 50 91 12.Списана  положительная курсовая разница Расчет 50 91 13.Возврат  в кассу излишне выплаченных  сумм заработной платы Приходный кассовый ордер 50 70 14.Поступление  наличных денег от филиалов  и подразделений организации Приходный кассовый ордер 50 79 15.Оплачены  долгосрочные ценные бумаги, внесены  вклады, даны займы Расходный кассовый ордер 58 50 16.Оплачены  счета по услугам, сторонних  организаций Расходный кассовый ордер 76, 60 50 17.Оплачены  из кассы расходы, осуществленные  за счет средств целевого назначения Расходный кассовый ордер  Счета поставщиков 86 50 18.Оплачены  предприятием приобретенные товары Расходный кассовый ордер  Счета поставщиков 41 50 19.Сданы  денежные средства на счета  в банке Расходный кассовый ордер  Счета поставщиков 51, 52 50 20.Выданы  единовременные пособия Расходный кассовый ордер 69 50 21.Выдана  заработная плата Расчетно-платежные  ведомости 70 50 22.Выдано  под отчет Расходный кассовый ордер 71 50 23.Выдано  наличными разным кредиторам Расходный кассовый ордер 76 50 24.Выявлена  недостача денег в кассе; недостача  удержана из заработной платы  кассира Акт инвентаризации 94  50 70  94 25.Списана  отрицательная курсовая разница Расчет 91 50 25.Оприходованы  поступившие в кассу денежные  документы (почтовые марки, вексельные  марки, оплаченные авиабилеты  и т.д.) Приходный кассовый ордер 50 50, 51, 52,   71, 76

Номера  счетов в таблице приведены в  соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденном Приказом Минфина  РФ от 31.10.2000 № 94н.

Следует обратить внимание на то, что согласно нового плана счетов учет денежных документов ведется на счете 50 “Касса” субсчет 50-3 “Денежные документы”. Счет 56 исключен.

Рассмотрим  отражение на счетах операции по начислению и поступлению арендной платы. Допустим, поступил очередной платеж за аренду склада Вашего предприятия от индивидуального  предпринимателя в размере 12.000 рублей. Для отражения этой операции данная сумма по начислению записывается в  дебет счета 76 "Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами" и кредит корреспондирующего счета 90 "Продажи" либо 91 "Прочие доходы и расходы ", а поступившие денежные средства отражаются по дебету счета 50 "Касса" и кредиту счета 76.

Счет 90 или 91 Дебет Кредит   12.000

Счет 76 Дебет Кредит 12.000 12.000

Счет 50
Дебет		Кредит
12.000

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Инвентаризация  денежных средств в кассе

Ревизия наличия денежных средств, ценных бумаг  в кассе и кассовых операций начинается с инвентаризации денежной наличности в кассе.

В операционных кассах магазинов и столовых инвентаризацию денежной наличности осуществляют одновременно с инвентаризацией в них товарно-материальных ценностей.

Перед инвентаризацией денежных средств  и ценных бумаг в кассе следует  установить количество касс в организации. При наличии двух касс и более  их необходимо опечатать. Кроме того, перед инвентаризацией необходимо установить реальность нахождения части  денежных средств в пути, числящихся на счете 57 «Переводы в пути». С этой целью проверяют суммы, числящиеся на счете 57 «Переводы в пути», с копией сопроводительной ведомости на сдачу выручки инкассатором банка.

Инвентаризацию  денежной наличности в кассе организации  проводит ревизор в присутствии  главного (старшего) бухгалтера и кассира.

Для предупреждения возможности покрытия из других источников недостачи денег в кассе необходимо получить от кассира расписку о том, что в кассе хранятся деньги, принадлежащие  только организации. Перед инвентаризацией  необходимо уточнить книжный остаток  денег, отраженный в кассовой книге.

Если  имеются приходные или расходные  документы в кассе, кассир должен составить последний отчет перед  инвентаризацией и дать расписку о том, что все кассовые документы  приложены к отчету и неоприходованные денежные средства отсутствуют. Проверенные отчеты подписывает главный бухгалтер. Ревизор делает на отчетах пометку о том, что они составлены в присутствии комиссии.

При подсчете фактического наличия денежных средств  и документов в кассе никакие  расписки или неправильно оформленные  первичные документы в остаток  наличности кассы не включаются, а  заявление кассира о наличии  денежных средств и документов, не принадлежащих проверяемой организации, во внимание не принимаются. Они переписываются, пересчитываются и по ним составляется отдельный акт, а излишне выявленные денежные средства засчитываются в  остаток как принадлежащие проверяемой  организации.

При проверке фактического наличия денежных документов устанавливаются сумма, подлинность  каждого документа и правильность его оформления. Проверка проводится по отдельным видам документов с  указанием в акте названия, номера, серии об общей суммы. Реквизиты каждого документа сопоставляются с данными описей, хранящихся в бухгалтерии.

Деньги  подбирают по купюрам, вначале их подсчитывает кассир, затем члены  инвентаризационной комиссии, деньги, упакованные в пачки за бандеролями  банка, вскрывают и пересчитывают.

В операционных кассах торговых организаций отражают сумму выручки по последнему кассовому  отчету и показателям счетчика ККМ. Выплаты по расчетно-платежным ведомостям помечают надписью «До начала инвентаризации денег по ведомости выплачено». Результаты инвентаризации денег оформляют  актом по форме № 15-инв.

В акте инвентаризации кассы указывают  остаток ценностей в натуре (количество купюр определенного номинала, количество документов определенного вида) и  в суммовом выражении по данным проверки и по данным учета, последние (до инвентаризации) номера приходного и расходного кассовых ордеров.

Акт составляется в двух экземплярах для материально-ответственного лица и для бухгалтерии, а при  смене кассира – в трех экземплярах.

При недостаче  денежных средств, выявленных в результате инвентаризации, ревизор должен принять  соответствующие меры. Прежде всего он обязан выяснить причины недостачи, т.е. получить объяснительную от кассира, рекомендовать руководству предприятия отстранить кассира от исполнения обязанностей, а при крупных недостачах – оформить документы в следственные органы. Выявленные излишки должны быть оприходованы с увеличением финансового результата (Дебет счета 50 «Касса» - Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»).

При инвентаризации кассы ревизор проверяет, созданы  ли условия контроля, и наличие  необходимости средств для обеспечения сохранности денежных средств и документов по организации учета кассовых операций и подготовки бухгалтерской отчетности.

Для этого  выясняют и проверяют:

Имеется ли обязательство кассира (или лица, его заменяющего) о полной материальной ответственности;

Не передает ли кассир выполнение своих функций  другим лицам;

Выполнение  единых требований по технической оснащенности и оборудованию сигнализаций помещений  касс с передачей на пульт внутренних дел, изолирована ли касса от других служебных помещений и др.;

Не назначаются  ли на должность кассира, раннее привлекаемы к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке, страдающие хроническими психическими заболеваниями; систематически нарушающие общественный порядок; злоупотребляющие спиртными напитками; употребляющие наркотические вещества.

Руководитель  организации должен представить  кассиру охрану при транспортировке  денежных средств и ценностей  из учреждений банков или сдаче в  них и в случае необходимости  транспортное средство.

Кроме того, ревизор проверяет наличие  и соблюдение:

Должностных инструкций работников бухгалтерии, в  том числе и кассира, при этом ревизор обращает внимание на обязанность  работника докладывать руководству  о нарушениях установленных требований и правил, а также на ответственность  за невыполнение или ненадлежащее выполнение предписанных обязанностей;

Планов  внезапных инвентаризаций кассы, соблюдаются  ли установленные сроки проведения инвентаризаций и правильно ли оформляются  акты и отражаются результаты инвентаризации в бухгалтерском учете;

Графиков  документооборота по учету движения денежных средств в кассе; при этом ревизор обращает внимание на своевременную в конце рабочего дня сдачу под подпись старшего кассира контрольных лент ККМ, на оформление приходных и расходных кассовых ордеров сразу после выдачи или получения денежных средств, на погашение штампом «Оплачено» кассовых ордеров после их заполнения с указанием даты и внесение их реквизитов в книгу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, на заполнение в конце рабочего дня кассовой книги и передачу в бухгалтерию отчета кассира согласно установленным срокам;

Инструкции  по составлению корреспонденции  счетов по типовым операциям в  кассе; в процессе ревизии ревизор  обращает особое внимание на нетипичные операции по кассе, которые не предусмотрены  в схемах корреспонденции счетов, наиболее характерных для ревизуемой организации.