Учет наличных денежных средств

      Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

      Кассиру запрещается передоверять выполнение полученной ему работы другим лицам.

      На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной  его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого  работника по письменному приказу  руководителя. С этим работником также  заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др..) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

        На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяется все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров.

      На  малых предприятиях, не имеющих в  штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером  или другим работником по письменному  распоряжению руководителя предприятия  при условии заключения с ним  договора о полной материальной ответственности.

      Критерии отнесения организации к малым предприятиям (субъектам малого предпринимательства) устанавливаются Законом РФ от 14.06.95 № 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ».

      Согласно  названному Закону под субъектами малого предпринимательства понимаются коммерческие организации, в уставном капитале которых  доля участия РФ, субъектов РФ, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов не превышает 25%, доля, принадлежащая  одному или нескольким юридическим  лицам, не являющимся субъектами малого предпринимательства, не превышает 25% и в которых средняя численность  работников за отчетный период не превышает  установленных Законом предельных уровней.

      Бухгалтерский учет кассовых операций с наличными  
денежными средствами в организации

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Инструкцией ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 "Об утверждении "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Для осуществления  расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные  расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу.

Помещение кассы должно быть специально оборудовано  для обеспечения сохранности  денежных средств в соответствии с "Едиными требованиями по технической  укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий".

Кассовые  операции выполняет отдельный работник предприятия - кассир.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается  договор о полной материальной ответственности.

Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

При небольшом  объеме движения денежных средств в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников в порядке совмещения.

Предприятие может иметь наличные деньги в  кассе в пределах, устанавливаемых  банком, обслуживающим это предприятие  по согласованию с его руководителем  в соответствии с банковскими  правилами.

Наличные  деньги в размерах, превышающих, установленные  банком пределы могут храниться  только во время выплаты заработной платы, но не свыше трех дней.

Кассовые  операции проводятся в следующем  порядке:

1. оформление первичных документов по приходу и расходу;
2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;
3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Кассовая  книга (в рублях)

На каждом предприятии в сроки, установленные  руководителем предприятия, а также  при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с  полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности в кассе сверяется  с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы  приказом руководителя предприятия  назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи  или излишка ценностей в кассе  в акте указывается их сумма и  обстоятельства возникновения.

За несоблюдение условий работы с денежной наличностью  и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23.05.94г. №1006 "Об осуществлении  комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей" с  организаций взимается штраф:

• в 2-кратном размере произведенного платежа - за превышение предельного лимита расчетов наличными денежными средствами с другими организациями;
• в 3-кратном размере неоприходованной суммы - за неоприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности;
• в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

На руководителей  организаций, допустивших указанные  нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

В настоящее  время Центральный банк Указанием  от 07.10.98г. №375-У "Об установлении предельного  размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между  юридическими лицами" установил  в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу:

• между юридическими лицами - в сумме 10 тысяч рублей;
• для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме 15 тысяч рублей;
• для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел Российской Федерации (ГУИН МВД России) при закупке товаров у юридических лиц - в сумме 15 тысяч рублей.

Расчеты с участием граждан, не связанные  с осуществлением ими предпринимательской  деятельности, могут производиться  наличными деньгами (статья 140) Гражданского кодекса РФ без ограничения суммы  или в безналичном порядке.

Для учета  расчетов с населением, организации  в соответствии с Законом РФ от 18.06.93г. №5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" обязаны  использовать контрольно-кассовые машины.

Если  организации в силу специфики  своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности  применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой  отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков  документов, утвержденные Минфином России.

За нарушение  требований Закона РФ "О применении контрольно-кассовых машин" применяются  штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350-кратной величины установленного размера минимальной  месячной оплаты труда в зависимости  от характера нарушения (в случае ведения расчетов с населением без  контрольно-кассовых машин - 350-кратная  величина; при использовании неисправных  машин - 200-кратная величина; если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги - 100-кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке - 10-кратная величина, но не менее 20 % от стоимости покупки).

Учет  кассовых операций ведется на счете "Касса", который в соответствии с Рабочим планом счетов малого предприятия  имеет номер 50.

Счет 50 "Касса" является активным, то есть увеличивается по дебету. Его структура выглядит следующим образом:

Счет 50

Например, операции, записанные во фрагменте  кассовой книги, приведенном выше, отражаются на счете "Касса" следующим образом:

Счет 50