Учет наличных денежных средств

При обнаружении  слабых сторон системы внутреннего  контроля за кассовыми операциями в акте ревизии необходимо отметить их и рекомендовать способы восполнения недостающих элементов системы внутреннего контроля, а при проверке бухгалтерского учета кассовых операций обращается особое внимание на те участки, где вероятность нарушений и злоупотреблений наиболее велика. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ревизия кассовых операций

Недостатки  в системе внутреннего контроля могут не отразиться на правильности отражения оборотов и сальдо по счетам 50 «Касса», субсчет «Касса организации» и субсчет «Денежные документы», а нарушения методологии бухгалтерского учета приводят к искажениям отчетных показателей по данным счетам. Для  выявления таких нарушений следует выполнить следующие процедуры:

Проверить заполнение существенных реквизитов по каждому приходному, расходному кассовому  ордеру, ведомости на оплату труда. Существенными являются такие реквизиты, без которых документы не являются законными и не могут быть приняты  к учету. К ним относятся наличие  распорядительных подписей и подписи  лиц, подтверждающих совершение кассовых операций. При наличии подчисток, несанкционированных исправлений  в документах и сомнений в подлинности  реквизитов рекомендуется делать сличение с копиями документов и другими  документами, содержащими эту же информацию, выполнить встречную  проверку по данной операции.

Проверить законность первичных документов можно  путем сличения печатей с названием  организации, подписей с перечнем лиц, которым предоставлено право  подписи, и т.п.

Проверить своевременность и полноту оприходования наличных средств, полученных в банке, можно путем сопоставления дат и сумм в выписках банка, приходных кассовых ордерах и кассовой книге. 

Таблица 1

Проверка  своевременности  и полноты оприходования денег, полученных в банке за период с 1 августа 2008 г. По 1 августа 2009 г. По организации «АВС»

Составление данной таблицы позволяет выяснить полноту и своевременность оприходования денег в кассу. Данные таблицы 1 свидетельствуют о недостаточном контроле главного бухгалтера за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка.

Проверить своевременность и полноту оприходования выручки возможно путем сличения дат, объемов и стоимости отпущенных товаров на продажу и учтенной выручки по дебету счета 50 «Касса» с кредита счета 90 «Продажи». Например, в потребительских обществах практикуется закупка скота у населения. Расчеты с владельцем скота производят, как правило, через кассы. По аналогии производятся расчеты по заготовке сельхозпродукции и сырья. Зачастую выдают деньги на руки заготовителям в крупных размерах на длительный срок. Покупка скота оформляется односторонними актами, по которым невозможно установить ни бывшего владельца животного или сельхозпродукции, ни реальную сумму, которая была уплачена.

В данном случае ревизор применяет прием  встречной сверки кассовых документов с актами на приобретение животных, ведомостями их взвешивания, отчетами на движение скота и птицы на фермах.

Тщательной  проверке подлежит полнота оприходования денег от реализации товаров через розничную торговую сеть, общественное питание. Необходимо не только сопоставить данные документов кассы с отчетами должностных лиц о реализации товаров, но и проверить порядок их отпуска и учета при поступлении на склад и далее в столовую – буфет, магазин, палатку, в детские учреждения.

Полнота поступления выручки от реализации услуг жилищно-коммунального и  обслуживающих население хозяйств проверяется путем сверки записей в кассовых документах на приход денежных средств с отчетами по оказанию этих услуг:

Проверить правильность корреспонденции по счетам 50 «Касса» и 56 «Денежные документы», а также правомерность и полноту  выделения НДС, налога с продаж и  других налогов, для которых облагаемой базой является выручка (объем реализации).

Проверить соблюдение ежедневного лимита остатка  наличности в кассе согласно договору с обслуживающим банком и своевременность  сдачи кассовой выручки в банк.

Проверить соблюдение лимита расчетов наличными  денежными средствами с каждым юридическим  лицом по одному договору.

Проверить целевое поступление и использование  наличных денежных средств, полученных в банке для выдачи заработной платы, для выдачи авансов на командировочные  расходы, на хозяйственные нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции  т.д. Для этого сличаются цели и суммы, указанные на корешках чеков, на расходных кассовых ордерах и  на авансовых отчетах подотчетных  лиц.

Проверяя  правомерность и законность выдачи денег по доверенности, необходимо проверить, указаны ли в расходных  ордерах, ведомостях номер, дата и место  выдачи документа, удостоверяющая личность получателя. Выборочно следует выяснить у конкретных лиц, получали ли они  деньги в и в каком размере, когда и за что.

При проверке платежных ведомостей на выплату  заработной платы, пособий по временной  нетрудоспособности, премий необходимо выяснить, имеются ли на титульном  листе платежной ведомости разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия с указанием  срока выдачи денег и суммы  прописью; соблюдается ли трехдневный, а в районах Крайнего Севера пятидневный  срок выдачи заработной платы после  получения денег в банке; составляется ли реестр депонированных сумм и делается ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме.

При ревизии  кассы следует проверить правомерность  и целесообразность расходования денег  на хозяйственные цели.

Тщательной  проверке подлежат записи в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные  исправления в ней запрещаются. Исправления должны быть заверены подписями  кассира и главного бухгалтера.

Ревизор должен выяснить порядок записей  в кассовой книге: делает ли кассир записи сразу после получения  или выдачи денег по каждому кассовому  документу; подсчитывает ли ежедневно  в конце рабочего дня итоги  операций за день; выводит ли остатки  денег на следующее число и  передает ли в бухгалтерию отчет  под расписку в кассовой книге.

Кассовые  документы проверяются в отношении  правильности их заполнения. Все приходные  и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложенные  к ним документы погашены штампами или подписями «Получено» (приходные  документы) и «Оплачено» (расходные  документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть установлено в ходе ревизии кассовых операций.

Полученные  отклонения от нормы по каждому виду нарушения отражаются в рабочих  документах, а затем в акте ревизии. Для устранения нарушений целесообразно  указать, каким образом это можно  сделать (дооформление документов, исправительные проводки и т.п.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Денежные  средства находятся в постоянном движении. Ими рассчитываются с поставщиками и подрядчиками, с покупателями, с заказчиками, с бюджетом и внебюджетными  фондами, с банками, с работниками, с различными юридическими и физическими  лицами. Платежеспособными считаются  организации, обладающие достаточным  количеством денежных средств, для  расчетов по имеющимся у них текущим  обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, а в условиях инфляции - и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для всей предпринимательской деятельности организации.

Все это  придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту  управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности  использования денежных средств, поддержания  повседневной платежеспособности организации.

Основными функциями бухгалтера по учету денежных средств являются:

- обеспечение  контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;

- эффективностью  использования собственных и  заемных денежных средств;

- обеспечение  сохранности денежной наличности  и документов в кассе.

Поэтому основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

- контроль  правильности документального оформления, законности и целесообразности  операций с наличными и безналичными  денежными средствами, полное и  своевременное отражение их в  учете;

- обеспечение  сохранности денежных средств  и документов в кассе, регулярное  проведение инвентаризаций, выявление  их результатов и организация  своевременного взыскания с виновников  недостач;

- обеспечение  своевременности, полноты и достоверности  расчетов по всем видам платежей  и поступлений, взыскание дебиторской  и погашение кредиторской задолженностей;

- выявление  возможностей более рационального  использования и вложения свободных  денежных средств. 
 
 
 
 

Библиографические источники: 

1. Положение о правилах организации наличного  денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденным Советом  директоров Банка России, от 05.01.1998 №14-П;
2. Правила обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 03.09.2008г.№89н;
3. Положение об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, утвержденным Банком России № 298-П, Минфином России№173н.от13.12.2006;
4. Инструкция по бюджетному учету.
5. Письмо Минфина России от 06.09.2007 № 10-8-5/3757
6. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N 40) (с изменениями от 26 февраля 1996 г.)
7. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
8. Указание от 07.10.98г. №375-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами"
9. ФЗ РФ от 18.06.93г. №5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением".
10. ФЗ «О бухгалтерском учете» 129-ФЗ от 21.11.96г.
11. План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина от 29.07.98г. 34н
12. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ 14-П от 05.01.98г.
13. Абрамов Н.В. Наличные денежные расчеты. Издательство -  Москва 2005год.
14. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комисарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. Ю.А. Бабаева, проф. И.П. Комисаровой.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005.-527с.
15. Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории РФ от 24.04.2008 №318-П