Учет материально-производственных запасов

    Аналитический учет по счету 16 ведут по группам  материально - производственных запасов с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений. 

     Существует  несколько способов аналитического учета материалов в бухгалтерской  службе: сортовой способ, способ учета  по номенклатурным номерам, оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ.

     Сортовой  способ. Бухгалтерия открывает на каждый вид и сорт материалов карточки количественно-суммового учета, в которых на основании первичных документов фиксируются операции поступления и расхода материалов в натуральном (по количеству) и денежном выражении. Таким образом, аналитический учет в бухгалтерии дублирует складской учет на карточках учета материалов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляются оборотные ведомости аналитического учета, открываемые по материально-ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учета должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

     Способ аналитического учета по номенклатурным номерам подразумевает отказ от ведения карточек аналитического учета и осуществление группировки первичных приходных и расходных документов по номенклатурным номерам. В конце месяца определяются итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов и на их основании составляются оборотные ведомости аналитического учета, Оборотные ведомости составляются в натуральном и стоимостном выражении отдельно по каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.

     Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ аналитического учета. При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) способе аналитического учета материалов в бухгалтерии ведется только в суммовом выражении. На складах материально-ответственные лица ведут количественно-сортовой учет с использованием карточек учета материалов, которые заполняются согласно данным первичных документов по движению материалов. Первичные документы поступают в бухгалтерию, и не реже одного раза в неделю работник бухгалтерии сверяет данные карточек учета материалов с данными первичных документов. Факт проверки карточек подтверждается подписью бухгалтера.

     На  первое число месяца и на день инвентаризации материально- ответственное лицо по данным карточек учета материалов подсчитывает количество поступивших и выбывших материалов и определяет остаток материалов Данные об остатках материалов в разрезе номенклатурных номеров переносятся в сальдовые ведомости, которые составляются по складам и по материально-ответственным лицам и показывают остатки материалов на складе без оборотов прихода и расхода. В сальдовой ведомости количественные данные об остатках материалов таксируются (количество материалов умножается на учетную цену) и выводятся суммовые итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

     Первичные документы по движению материалов, поступившие в бухгалтерию, после их проверки и таксировки используют для составления суммовых оборотных ведомостей по каждому складу в отдельности. Данные оборотных ведомостей сверяют со стоимостными показателями сальдовой ведомости и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

     Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ является наименее трудоемким, так как в нем не дублируются количественные данные складского учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях.⁵

     Основным  регистром аналитического учета  движения материалов является Ведомость № 10 «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)».

     Данная  ведомость состоит из трех разделов:

• «Движение на общезаводских складах (по учетным ценам)»;
• «Поступило на общезаводские склады и остаток по предприятию на начало месяца — по синтетическим счетам и требующимся учетным группам»;
• «Расход и остаток на конец месяца — по синтетическим счетам и требующимся учетным группам».

     Ведомость № 10 является основным учетным регистром, который позволяет осуществлять:

•    контроль сохранности материалов по местам их хранения;
• учет поступления и остатков материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов (по учетным ценам или фактической себестоимости приобретения);
• учет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, 
• Ведомость № 10 заполняется на основе производственных отчетов

     цехов, требований-накладных и ведомостей по движению материальных  ценностей. 
 

      1.5 Инвентаризация, переоценка и отражение в отчетности материально-производственных запасов 

      Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

      Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и  т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

      С целью организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений  между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации в организациях проводятся проверки.

      Порядок проведения проверок, в том числе  определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

      При организации работы по проведению инвентаризации проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

      Отнесение складов к самостоятельным ученым единицам определяется руководителем  организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера).

      В подразделениях организации, склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства (незавершенного строительства) в данном подразделении.

      Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставлению фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета, документальному оформлению фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли - продажи и других аналогичных документах), определению причин списания запасов и возможности использования отходов и ряда других аналогичных работ в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

      Учитывая  большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации  могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

      Бухгалтерская служба организации обязана:

1. осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;
2. требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу;
3. следить за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов;
4. отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

      По  результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

    Как правило, деятельность организации  на время проведения инвентаризации не приостанавливается, и МПЗ продолжают поступать в организацию и  во время проведения инвентаризации. Поступающие ценности принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету уже после инвентаризации.

    Поступившие во время проведения инвентаризации МПЗ заносятся в отдельную  опись, при этом указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование поступивших ценностей, их количество, цена и сумма. На приходном документе делается запись "после инвентаризации" и указывается дата описи, в которую записаны поступившие ценности.

    Если  процесс инвентаризации занимает продолжительное  время, то в исключительных случаях  и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации МПЗ могут отпускаться  со склада также в присутствии членов комиссии. При этом также составляется отдельная опись по аналогии с документами, поступившими во время инвентаризации.

    Отдельно  составляются описи на МПЗ, находящиеся  в пути, отгруженные, но не оплаченные покупателями, находящиеся на складах  других организаций. Инвентаризация перечисленных ценностей заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

    Ценности, принадлежащие организации, но хранящиеся на складах других организаций, заносятся  в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. При этом указывается наименование ценностей, их количество, сорт, стоимость, дата принятия на хранение, место хранения, номера и даты документов (п. 3.23 Методических указаний N 49).

    Инвентаризация  ценностей, находящихся в эксплуатации (к таким ценностям, в частности, относится выданная работникам организации  спецодежда), проводится по местам нахождения и материально ответственным  лицам, на хранении у которых эти  ценности находятся. При инвентаризации предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых описей с указанием в них ответственных за предметы лиц, на которые открыты личные карточки. Ответственные лица расписываются в описи.

    Предметы  спецодежды, отправленные в стирку и ремонт, записываются в опись  на основании ведомостей-накладных  или квитанций организаций, оказывающих  услуги по стирке и ремонту (п. 3.25 Методических указаний N 49).

    Предметы, пришедшие в негодность и не списанные на момент проведения инвентаризации, в описи не включаются. В этом случае следует составить акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

      Порядок учета инвентаризационных разниц:

      Выявленные  при инвентаризации расхождения  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета  отражаются в следующем порядке:

      излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость  относится:

      а) в коммерческих организациях - на финансовые результаты;

      б) в некоммерческих организациях - на увеличение доходов;

    Излишки материально - производственных запасов, выявленные в результате проведенной  инвентаризации, отражаются в бухгалтерском  учете как внереализационные  доходы (дебетуют счет 10 "Материалы", кредитуют счет 91 "Прочие доходы и расходы").

    При выявлении фактов недостач, хищений, порчи материалов их фактическая  себестоимость или ее часть (при  порче материалов) списывается с  кредита счета 10 "Материалы" в  дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

    Со  счета 94 стоимость недостающих и  испорченных материалов списывают  на счета издержек производства и  обращения (если потери в пределах норм), в дебет счета 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" (при установлении конкретных виновников), в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" (при отсутствии конкретных виновников или если во взыскании недостающих или испорченных ценностей отказано судом).

      При порче запасов, которые могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), последние одновременно приходуются по рыночным ценам с учетом их физического состояния с уменьшением на эту сумму потерь от порчи.

      Недостача запасов и их порча списывается со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей":