Учет кассовых операций

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под  отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или  бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет  проводится при условии полного  погашения подотчетным лицом  задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

 Порядок выдачи юридическим  лицом по расходному кассовому  ордеру  необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом.

 Предназначенная для выплат  заработной платы, стипендий и  других выплат сумма наличных  денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости  (платежной ведомости ). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости  (платежной ведомости ). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Старший кассир выдает необходимую  для выплат заработной платы, стипендий  и других выплат сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости  (платежной ведомости) кассирам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств  или по расходным кассовым ордерам  на срок, установленный в расчетно-платежной ведомости  (платежной ведомости ).

Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и  передает расчетно-платежную ведомость  (платежную ведомость 0) работнику для подписания. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости ).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости  (платежной ведомости ) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости  (платежной ведомости ) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Приходный кассовый ордер  подписывается главным бухгалтером  или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

Расходный кассовый ордер  подписывается  руководителем, а также главным  бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром.

 

1.4. Порядок ведения кассовой книги 0310004

 

 Для учета поступающих  в кассу наличных денег, за  исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги , ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

 Записи в кассовой  книге осуществляются кассиром  по каждому приходному кассовому  ордеру  (расходному кассовому  ордеру ), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

 Кассир сверяет  данные, содержащиеся в кассовой  книге , с данными кассовых  документов, выводит в кассовой  книге  сумму остатка наличных  денег на конец рабочего дня  и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге  сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

 Если в течение  рабочего дня кассовые операции  не проводились и записи в  кассовую книгу  не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

Обособленные подразделения, входящие в состав юридического лица, при ведении кассовых операций также руководствуются Положением №373П с учетом следующих особенностей.

1. Листы кассовой книги  обособленного подразделения подбираются  и брошюруются юридическим лицом  по каждому обособленному подразделению  (п. 2.5 Положения №373П). Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств – распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ (п. 5.6 Положения №373П);

2. Остаток наличных  денег, хранящихся в обособленных  подразделениях юридического лица, учитывается при определении лимита остатка наличных денег данного юридического лица. Исключением являются случаи, когда обособленному подразделению для совершения кассовых операций юридическим лицом открыт банковский счет в кредитной организации или ЦБ РФ. В таких случаях обособленное подразделение устанавливает отдельный лимит остатка наличных денег в порядке, предусмотренном Положением №373П для юридического лица (п. 1.2,1.3 Положения №373П).

 

1.5 Инвентаризация кассы

Порядок и сроки проведения инвентаризации денег в кассе определяет руководитель организации. Но в некоторых случаях инвентаризация необходима по закону. Напомним случаи обязательной инвентаризации денег в кассе:

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене главного  бухгалтера или кассира;

- если были выявлены  факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги  были частично или полностью  уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

- перед составлением  ликвидационного баланса.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), который оформляется в двух экземплярах: один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

При смене материально-ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально-ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально-ответственному лицу, принявшему ценности, а третий – в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей  и других документов (марок, чеков, чековых  книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

• удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
• списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют  на оборотной стороне акта. Акт  хранят в архиве организации 5 лет.

 

1.6 Синтетический и аналитический учет кассовых операций

В бухгалтерском учете  движение наличных денежных средств  и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы и документы, поступившие в кассу, а по кредиту – выданные суммы и документы, т.е. счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации¹.

При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме  кассовые операции, записываемые по кредиту  счета 50, отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих журналах-ордерах и в ведомости №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят от количества кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по корреспондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3-15 операций, то по этому счету открывается оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость донной строкой.

К счету 50 «Касса» могут  открываться при необходимости  следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»;

50-4 «Касса в иностранной  валюте»;

50-5 «Касса филиала».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации.

На субсчете 50-2 «Операционная  касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением, т.е. используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и т.д.

На субсчете 50-3 «Денежные  документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпошлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте» предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 «Касса филиала» предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

Счет 50 по дебету корреспондирует  с кредитом счетов: 90 «Продажи» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию, работы и услуги; 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 99 «Прибыли и убытки» - на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм; 76 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов и рядом других счетов².

По кредиту счет 50 «Касса» корреспондирует с дебетом счетов: 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на выплаты из фонда социальной защиты; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на выданную наличными зарплату, премии; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм и т. д.

 

1.7 Ведение валютных кассовых операций

 

Организации могут получать наличные деньги с валютных счетов в банках. Для учета операций с  наличной иностранной валютой создается  специальная касса. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в общем порядке, установленном ЦБ РФ. Организации получают валютные средства для оплаты служебных командировочных расходов. Выплата и расходование валюты на другие цели запрещается.

Когда кассир получает в  банке наличную валюту, он должен оформить приходный кассовый ордер по  аналогично операциям с рублями; отразить операцию в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов  и в кассовой книге .

Если расчеты производятся и наличными рублями, и валютой, то вести нужно все равно только одну кассовую книгу. В кассовой книге  нужно указывать сумму не только в валюте, но и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, необходимо взять курс ЦБ РФ на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).