Учет и контроль кассовых операций на предприятии

• отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;
• наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);
• отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
• отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
• отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
• предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

Низкая оценка эффективности  внутреннего контроля потребует  увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.

В соответствии с «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденным Центральным Банком России 12 октября 2011 г. N373-П, все предприятия, объединения, организации и учреждения, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.  

Предприятия производят расчеты  по своим обязательствам с другими  предприятиями, как правило, в безналичном  порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. 

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие  должно иметь кассу и вести  кассовую книгу по установленной  форме.

В целях проведения аудиторской  проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие  документы: кассовую книгу, отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО), авансовые отчеты, список подотчетных лиц, выписки  банка, справку банка об установленном  лимите остатка денег в кассе, чековые книжки, хозяйственные договоры (в том числе с банками), договоры о материальной ответственности, документы  по ККМ, книги кассира – операциониста, журнал (книгу) регистрации ПКО и РКО, журнал (книгу) регистрации выданных доверенностей, журнал (книгу) регистрации депонированных сумм, журнал (книгу) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, приказы руководящего органа, акты ревизии кассы, акты инвентаризации, учетную политику в части документооборота.

Также следует установить, вся ли первичная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.).

Прибыв на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного  периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Такого мнения придерживается большинство  специалистов, особенно имеющих опыт ревизорской деятельности.

Однако другие специалисты несколько иного мнения, в силу того, что аудит — один из видов последующего контроля, выполняется по договору с хозяйствующим субъектом и может проводиться за любой, сколько угодно отдаленный период. Поэтому, если внезапная ревизия кассы проводится на момент выхода аудитора на предприятие, то даже выявленное прямое хищение денежных средств будет характеризовать состояние внутреннего контроля и честность персонала предприятия именно на этот момент и никакого отношения к состоянию внутреннего контроля в тот период, за который проводится проверка, иметь не будет. Вместе с тем, в соответствии с международными стандартами и проектами отечественных аудиторских стандартов, аудитор несет ответственность за проверку правильности отражения в финансовой отчетности событий, происшедших после даты составления баланса.

Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной  форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским  доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией  проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

1) обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

2) имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

3) застрахована ли касса организации;

4) соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);

5) соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам. 

К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка  об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. 

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы по форме, представленной в табл. 1.

 

Результаты проверки отчетов  кассира ООО «Ромашка» на соответствие соблюдения лимита остатка по кассе за январь 2012 года

Таблица 1.

Номер отчета	Дата	Фактический остаток, руб.	Лимит, руб.	Отклонение, руб.
1	16.01.2012	3341,16	35343,00	-32001,84
2	19.01.2012	4025,54	35343,00	-31317,46
3	30.01.2012	41,86	35343,00	-35301,14

 

 

Как видно из таблицы 1, на предприятии в январе 2012 года остаток кассы не превышает установленного лимита.

При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей в кассовых ордерах.

Проверить наличие первичных  оправдательных документов, оформленных  должным образом для каждой кассовой операции.

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

1) не указывается название  организации;

2) не проставляются или  исправляются номера кассовых  ордеров, не соблюдается правило  сквозной нумерации с начала  года;

3) неправильно указывается  или не указывается дата;

4) не проставляется или  неправильно указывается корреспондирующий  счет;

5) после совершения операции, на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;

6) отсутствуют необходимые  подписи и печати;

7) отсутствуют росписи  получателей денежных средств.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются  в кассовой книге. Каждое предприятие  должно вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована и прошнурована. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

1) не проставляется или  неправильно указывается корреспондирующий  счет;

2) не всегда проставляется  сумма остатка денег на начало  дня;

3) ошибки при подсчете  итоговых сумм и остатка;

4) иногда записи ведутся  помесячно, вместо того, чтобы  вести их ежедневно или раз  в три-пять дней;

5) в практике встречаются  случаи, когда ведется не одна кассовая книга, в соответствии с законодательством, а несколько, чаще в каждом структурном подразделении своя.

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями  являются не оприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

Документами, подтверждающими  движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть  чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных  чеков (их должно быть столько, сколько  указано на обложке чековой книжки).  

При проверке соблюдения порядка  применения контрольно-кассовых машин  все организации обязаны применять  контрольно-кассовые машины (ККМ).

Исключение из этого порядка  допускается только для организаций, включенных в Перечень отдельных  категорий предприятий, которые  в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения  могут осуществлять денежные расчеты  с населением без применения ККМ:

- оказывающие услуги населению  при условии выдачи ими документов  строгой отчетности;

- реализующие газеты и  журналы, а также сопутствующие  товары в газетно-журнальных киосках;

- реализующие ценные бумаги;

- реализующие лотерейные  билеты;

- торгующие на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах  и на других территориях, отведенных  для осуществления торговли, за  исключением находящихся на этих  территориях палаток, киосков,  ларьков, павильонов, помещений контейнерного  типа и других аналогично обустроенных и приспособленных торговых мест, автофургонов, а также открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами.

При денежных расчетах с  покупателями должны применяться модели (типы) ККМ, допускаемые к использованию  на территории России и внесенные  в Государственный реестр ККМ. Все  ККМ подлежат регистрации в налоговом  органе по месту нахождения организации.

Организации, использующие ККМ для учета выручки, ведут  книгу кассира - операциониста. В ней обязательно фиксируют показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Если в организации используют несколько ККМ, на каждую из них должна быть заведена книга кассира-операциониста.

Для проверки полноты оприходования выручки через ККМ аудитор сверяет на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира - операциониста, кассовой книги. Одновременно он проверяет, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации.

Контроль соблюдения правил использования ККМ и полноты учета выручки осуществляют налоговые органы. Постановление Правительства РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» предусмотрены следующие санкции за нарушение установленного порядка применения ККМ:

- на граждан в размере  от 15 до 20 МРОТ;

- на должностных лиц  - от 30 до 40 МРОТ;

- на юридических лиц  - от 300 до 400 МРОТ.

По результатам проверки аудитор оформляет отчет, который  содержит данные об объеме проверки, все  выявленные нарушения и рекомендации для их исправления.

Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением  рабочих листов в виде таблиц.

Отчет должен выражать мнение аудитора о достоверности данных по строке 260 баланса «Денежные средства в кассе» бухгалтерского баланса.

В качестве рекомендаций может  быть предложена программа организации  внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств  организации.

Так же внешний контроль движения денежных средств на предприятиях осуществляют учреждения банков, с которыми заключен договор на обслуживание.

В ходе проверки банк контролирует:

- полноту оприходования денег, полученных с расчетного счета;

- полноту сдачи денег  в банк для зачисления на  расчетный счет;

- расходование наличных, поступивших в кассу, на цели, согласованные с банком;

- соблюдение на каждый  день проверяемого периода установленного  банком лимита остатка наличных  денег в кассе;

- ведение кассовой книги  и других кассовых документов;