Учет и контроль кассовых операций на предприятии

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежных  ведомостях, и подсчет выданных и  депонированных по ним сумм, и передает кассиру РКО для регистрации  в кассовой книге.

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма №КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______листов».

Общее количество пронумерованных  и прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления в заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия. Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Кассовые документы, кассовая книга, книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств  могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических  средств, предназначенных для обработки  информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства).

 Кассовые документы,  оформляемые с применением технических  средств, распечатываются на бумажном  носителе.

В случае ведения кассовой книги с применением технических  средств должна обеспечиваться сохранность  содержащихся в указанных документах данных на электронном носителе информации и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

 

4. Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе

 

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предназначен активный синтетический счет 50 «Касса», по дебету отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиту - расходование.

К счету 50 «Касса» могут  открываться при необходимости следующие субсчета:

• 50-1 «Касса организации» - предназначен для учета денежных средств в головной кассе;
• 50-2 «Операционная касса» - используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и так далее;
• 50-3 «Денежные документы» - предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов;
• 50-4 «Валютная касса» - предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки;
• 50-5 «Касса филиала» - предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс.

Счет 50 по дебету корреспондирует  с кредитом счетов:

• 90 «Реализация» - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию и материальные ценности;
• 51 «Расчетный счет» - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели;
• 99 «Прибыли и убытки» - на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов;
• 86 «Целевое финансирование» - на взносы родителей за содержание детей в детских учреждениях.

По кредиту счет 50 «Касса»  корреспондирует с дебетом счетов:

• 51 «Расчетный счет» - на внесенные в банк наличные деньги;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» - на выплаты из фонда социальной защиты;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на выданную наличными зарплату, премии;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на выданные авансы в подотчет;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм;
• 83 «»Добавочный фонд» - Поступление денежных средств, принятых безвозмездно в пределах одного собственника;
• 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» - на выданные единовременные премии и т. д.

При обработке документов на вычислительных машинах на основании  отчетов кассира составляется ежемесячно ведомость учета по счету кассы, которая используется для обобщения  операций движения денежных средств  по данному счету и формированию бухгалтерских записей в разрезе  корреспондирующих счетов и субсчетов. Ведомость является, таким образом, регистром синтетического и одновременно аналитического учета по счету 50 «Касса». В основе машинной обработки ведомости лежит порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 50 (активный денежный счет), по дебету которого группируются суммы приходных, а по кредиту - расходных операций.

Аналитический учет денежных средств в кассе ведется по материальным лицам (кассирам), а денежных документов - по их видам и ответственным лицам, по операциям с валютой ведут раздельно по виду валюты (доллары, евро и т.д.), т.е. расход, приход, остаток определяется по каждому виду отдельно. Основанием для учета денежных средств является отчет кассира с приложенными первичными документами.

Регистром аналитического учета  является кассовая книга, в которой  отражаются данные приходных и расходных  кассовых документов. Записи производятся отдельной строкой, соответствующей  дате отчета кассира. Количество строк  в учетном регистре (записей) по дебету и кредиту счета будет соответствовать  количеству отчетов кассира за месяц.

В заключение отметим, что  процесс бухгалтерского учета кассовых операций, как правило, состоит из следующих этапов:

• составление первичных учетных документов, отражающих осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);
• регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
• систематизация  и обработка первичных учетных документов и составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки могут быть составлены на самих первичных учетных документах);
• отражение  в хронологическом  порядке  в кассовой  книге осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;
• перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

Наконец, учетный процесс  предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем сопоставления  данных бухгалтерского учета с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.

 

5. Ревизия кассы

 

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надежная организация кассового узла, а кассира - полная материальная ответственность за правильное и своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т.е. их сохранность.

В организации должна регулярно  проводиться ревизия (инвентаризация) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности в кассе. Порядок  и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако, есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене кассира;
• если были выявлены факты хищения наличных денег;
• если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

В организации могут также  проводиться внезапные ревизии  кассы. Такая ревизия возможна:

• по инициативе руководителя организации;
• по требованию налоговой инспекции.

Ревизия кассы производится не реже одного раза в месяц. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Для производства ревизии  кассы приказом руководителя предприятия  назначается комиссия, которая составляет акт. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации  предприятия, работников бухгалтерии  и других специалистов (например, старших  кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т.д.).

Расписки на выданные суммы  наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении  они считаются излишками. Результаты ревизии оформляются актом по форме ИНВ-15 (Приложение 6).

На оборотной стороне  акта материально ответственное  лицо пишет объяснение излишков или  недостач, установленных инвентаризацией  кассы, а руководитель организации  по результатам инвентаризации принимает  решение об их списании. Выявленные излишки наличных денежных средств приходуются с последующим перечислением их в доход организации. В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира).

В условиях автоматизированного  ведения кассовой книги должна производиться  проверка правильности работы программных  средств, обработки кассовых документов.

 

6. Санкции, предусмотренные за несоблюдение условий расчета денежной наличностью

 

Согласно Кодексу РФ “Об  административных правонарушениях" от 30.12.2001 №195 ФЗ, ст.15.1 нарушение порядка  работы с денежной наличностью и  порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации предприятиями, учреждениями, организациями и физическими  лицами, осуществляющими предпринимательскую  деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности:

• за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности - штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;
• за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов - штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

На руководителей предприятий  допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в  размере от сорока до пятидесяти МРОТ.

 

7. Внешний контроль предприятия

 

Внешний контроль предприятия  осуществляется аудиторской фирмой на основании договора. Целью аудита кассы и кассовых операций является проверка соблюдения предприятием действующего законодательства в сфере хранения денежной наличности, ведения и учета операций с денежной наличностью. При проведении проверки кассовых операций, аудитор обязан руководствоваться нормативными документами.  

Аудиторская проверка кассовых операций организована в последовательности:

1. инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
2. проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);
3. проверка правильности документального оформления операций;
4. проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
5. аудиторская проверка правильности списания денег;
6. проверка соблюдения кассовой дисциплины;
7. проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
8. оформление результатов проверки.

При составлении программы  проверки оценивается эффективность внутреннего контроля движения и сохранности денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации.

О недостаточной эффективности  внутреннего контроля могут свидетельствовать  такие факты, как: