Учет и контроль кассовых операций на предприятии

Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств  являются:

• проверка правильности оформления, законности документов;
• своевременное и полное отражение операций в учете;
• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей;
• своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете;
• обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения;
• создание условий для повседневного контроля наличия и движения денежных средств.

Организации, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для обеспечения учета наличия  и движения денежных средств и  хозяйственных операций, связанных  с денежными средствами, применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”. Этот раздел включает счета:

• 50 “Касса”;
• 51 “Расчетные счета”;
• 52 “Валютные счета”;
• 55 “Специальные счета в банках”;
• 57 “Переводы в пути”;
• 58 “Финансовые вложения”;
• 59 “Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги”.

 

3. Первичный и сводный учет денежных средств в кассе

 

В соответствии с правилами, все предприятия должны хранить  свои денежные средства в учреждениях  банка. Наличные деньги расходуются  только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая  может находиться в кассе предприятия, устанавливается руководителем организации (или индивидуальным предпринимателем), исходя из формулы:

где L– лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P − расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (не может быть более 92 дней);

N_c - период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (не может быть более 7 рабочих дней, за исключением случаев расположения юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, -14 рабочих дней).

Рассмотрим пример расчета  лимита остатка наличных денег в  кассе в ООО «Ромашка» на 2012 год:

Расчетный период  - сентябрь, октябрь, ноябрь 2011 года;

Наличная выручка за 3 месяца – 754 000 рублей;

Количество рабочих дней за указанные месяцы – 64 дня;

Сдача инкассации производится 1 раз в 3 дня, не считая суббот и воскресений;

L = (754 000:64)*3 = 35 343 рубля.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель издают об установленном  лимите остатка наличных денег распорядительный документ, который хранится в порядке, определенном руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом.

Приказ об установлении лимита остатка денежных средств в кассе  ООО «Ромашка» см. в приложении 1.

Основанием для отражения  в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы. Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88 утверждены согласованные с Минфином России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

• № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации (Приложение 2);
• № КО –2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации (Приложение 3);
• № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (Приложение 4);
• № КО-4 « Кассовая книга»- применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе (Приложение 5).

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где  работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

• проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
• оформляют расходные и приходные кассовые ордера;
• получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
• регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
• передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы оформляются в  одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер  и квитанция к приходному кассовому  ордеру, заполняются одновременно и  подписываются главным бухгалтером  или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция выдается только после получения денег.

Расходные ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Расходный кассовый ордер  подписывается руководителем организации  и главным бухгалтером или  лицом на это уполномоченным.

Прием и выдача денег по кассовым документам может производиться  только в день их составления.

Кассир при получении  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

• проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия;
• проверяет правильность оформления документов;
• проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае не соблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для  надлежащего оформления, в случае соблюдения всех перечисленных требований и соответствия документов кассир принимает  или выдает наличные деньги.

При приеме наличных денег  кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с признаками платежеспособности банкнот и монеты банка России, утвержденными указанием Центробанка России от 26 декабря 2006г. N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты банка России». Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью. Квитанция, подписанная  главным бухгалтером и кассиром, выдается на руки сдавшему деньги.

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Чек контрольно-кассовой машины должен содержать следующие реквизиты, установленные Постановлением Правительства  РФ от 07.08.98 №904 «О внесении изменений  и дополнений в Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении  денежных расчетов с населением»:

• наименование организации;
• ИНН;
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дату и время покупки (оказания услуги);
• стоимость покупки;
• признак фискального режима.

На кассовую машину администрация  заводит журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, который должен быть прошнурован и пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера предприятия и печатью.

В соответствии с пунктом 14 «Порядка ведения кассовых операций в РФ» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным  кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия. В случае соблюдения всех выше перечисленных требований кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по РКО  или заменяющему его документу  отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени, отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к РКО. Далее необходимо записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан и забрать расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек – цифрами. Выдать деньги и при завершении операции подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью «оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового  ордера на каждого получателя.

На титульном листе  расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда (при  уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выплаты на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «по доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий, стипендий (не свыше 5 рабочих дней) кассир должен:

• в расчетно-платежной ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;
• расчетно-платежная ведомость закрывается двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «деньги по ведомости выдавал (подпись)»;
• если есть депонированные суммы, составить реестр депонированных сумм;
• передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр депонированных сумм для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер №___».