Учет численности и состава работников, оплата их труда на промышленном предприятии

Информация по труду для  целей отчетности формируется на предприятии в разрезе основного  и неосновного вида деятельности (обслуживающее и прочее хозяйство).

Для оперативного учета и  контроля за движением персонала, начисления ему заработной платы важное значение имеет его классификация.

В соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г., состав персонала предприятия  включает следующие категории¹⁵:

• рабочих;
• руководителей;
• специалистов;
• других служащих.

К категории рабочих принято  относить тех лиц, которые принимают  непосредственное участие в процессе создания материальных благ или заняты перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и  пр. Различают основных и вспомогательных  рабочих. Основные рабочие принимают  непосредственное участие в производстве продукции. Вспомогательные рабочие  обслуживают производственных рабочих  или являются рабочими вспомогательных  цехов. К этой категории отнесены также лица, занятые управлением, регулированием и наблюдением за работой автоматических линий, автоматов, автоматических приспособлений, операторы ЭВМ, дворники, уборщицы, сторожа и др.

К руководителям принято  относить лиц, занимающих должности  руководителей организации и  их структурных подразделений. В  частности, на уровне предприятия к  ним отнесены директора (генеральные  директора), главные специалисты (главный  бухгалтер, главный экономист и  др.) и их заместители.

Категория специалистов включает инженерно-технических работников, экономистов, бухгалтеров, товароведов, юрисконсультов и др. Инженерно-технические  работники – лица, осуществляющие по указанию руководства непосредственную организацию и управление производственными  процессами на отдельных участках деятельности предприятия (инженеры, техники, диспетчеры и др.). Остальной состав специалистов осуществляет экономические и другие функции, непосредственно не относящиеся  к служебным обязанностям инженерно-технических  работников.

Не вошедший в указанные  категории персонал формирует группу другие служащие¹⁶. К ним отнесены работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, а также хозяйственное обслуживание предприятия и его структурных подразделений (агенты, архивариусы, делопроизводители, кассиры, коменданты, табельщики, учетчики и др.).

Общее количество работников, занятых на предприятии, определяет его списочную численность. В  нее включаются работающие собственники предприятия, получающие на нем заработную плату, а также наемные работники, привлекаемые ими по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу в  течение одного или более дней.

В подсчет списочной численности  работников за каждый рабочий день подлежат включению для целей  учета как фактически работающие, так и отсутствующие по каким-либо причинам (простой, по болезни и пр.).

Не подлежат включению  в списочную численность работники¹⁷:

• принятые в качестве совместителей из других организаций. Их учет ведется отдельно. Внутренний совместитель, являющийся штатным работником данной организации и получающий в ней несколько ставок, учитывается в списочной численности как один человек;
• выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера;
• привлеченные для работы на предприятии по специальным договорам с государственными органами (военнослужащие и отбывающие наказание в виде лишения свободы);
• направленные на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, или на учебу в образовательные учреждения с отрывом от производства и получающие за счет предприятия стипендию;
• подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие ее, не уведомив администрацию;
• не работающие собственники данной организации.

Наряду со списочной численностью работников различают также среднесписочную  и среднюю численность.

Среднесписочная численность  работников за месяц представляет собой  итог списочной численности (без  учета отдельных категорий) за каждый календарный день, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, деленный на число календарных дней месяца.

Не подлежат включению  в среднесписочную численность  такие категории, как работники, обучающиеся в образовательных  учреждениях и находящиеся в  дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, поступающие в  эти учреждения для сдачи вступительных  экзаменов и также находящиеся  в указанном отпуске на тех  же условиях, и, наконец, женщины в  период нахождения в отпусках по беременности и родам, в связи с усыновлением ребенка непосредственно из родильного дома или в дополнительном отпуске по уходу за ребенком.

Средняя численность работников за определенный период включает среднесписочную  численность, среднюю численность  внешних совместителей, среднюю  численность работников, выполнявших  работу по договорам гражданско-правового  характера.

Место работы с указанием  должности, специальности, профессии, квалификации, характера выполняемой  работы и другие стороны соглашения при найме работника приводится в трудовом договоре (контракте), который  он заключает с работодателем.

Данный документ (ф. №  ТД – 1, Приложение 1) составляется в двух экземплярах: один остается в организации, а второй передается работнику.

Форма трудового договора носит рекомендательный характер. Тем  самым не исключается, что в процессе его исполнения могут быть определенные отклонения, обусловленные изменившимися  характером и условиями труда, и  т.п. Эти изменения должны найти  отражение в письменной форме.

Основным документом¹⁸ для учета вновь принятых на работу по трудовому договору (контракту) является приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф. № Т-1, Приложение 2). На оборотной стороне проекта приказа (распоряжения), завизированного начальником отдела кадров или лицом, ответственным за прием, начальником (мастером) отдела, участка или другого структурного подразделения, указывается, в качестве кого может быть принят работник, по какому разряду или с каким окладом и продолжительность испытательного срока. На той же стороне проставляются результаты медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и другие. После оформления необходимых процедур (установление тарифной ставки, оклада и пр.) приказ (распоряжение) подписывается руководителем и под расписку объявляется лицу, принимаемому на работу.

Затем работник отдела кадров заполняет личную карточку работника (ф. № Т-2, Приложение 3). В ней необходимая информация заполняется на основании трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных действующим законодательством (паспорта и т.п.).

В зонах кодирования проставляются  соответствующие коды, согласно общероссийским классификаторам¹⁹:

• информации о населении (ОКИН);
• профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
• специальностей по образованию (ОКСО) и т.д.

Лицо, ответственное за прием, делает отметку в трудовой книжке о приеме на работу, а бухгалтер  расчетного отдела открывает лицевой  счет (ф. № Т-54 или ф. Т-54а, Приложение 4). В нем накапливается информация по каждому месяцу об отработанном рабочем времени работника, начисленной заработной плате по всем видам начислений, удержаниях (аванс, налог на доходы физических лиц и пр.), различных льготах, сумме к выдаче на руки.

Лицевой счет (ф. № Т-54) заполняется  на основании первичных документов по учету выработки, выполненных  работ, отработанного времени и  документов на разные виды оплат.

Лицевой счет по форме №  Т-54а ведется в условиях автоматизированного  учета. Информация по расчету заработной платы вкладывается ежемесячно в  лицевой счет в виде машинограммы и используется в дальнейшем для расчета среднего заработка, отпускных и т.д.

Первичная учетная документация по учету отработанного рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда включает²⁰:

• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12, Приложение 5);
• табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13, Приложение 6);
• расчетно-платежную ведомость (ф. № Т-49, Приложение 7);
• расчетную ведомость (ф. № Т-51, Приложение 8);
• платежную ведомость (ф. № Т-53, Приложение 9).

В обоих учетных регистрах (ф. № Т-12 и ф. № Т-13) информация об использовании рабочего времени  за каждый день приведена по двум строкам: одна – для условных обозначений, а вторая – для отражения количества часов по каждому из них. Условные обозначения приведены в виде буквенного и цифрового кодов. Например, часы отработанного рабочего времени – Я и 01, ночные часы работы – Н и 02, Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) – ЗБ и 34 и т.д. В таком разрезе информация в табеле дана по каждому работнику в пределах бригады, цеха (отдела) и пр. Учет использования рабочего времени ведется в табеле сплошным методом регистрации явок и неявок на работу. В то же время не исключается вариант регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.).

Помимо информации об отработанном времени в табелях (ф. № Т-12 и  ф. № Т-13) содержатся данные о расчете  заработной платы и для составления  статистической отчетности по труду. Табель ф. № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Информация об отработанном времени дается по каждому работнику  в разрезе структурных подразделений  с отметкой о явках и неявках  на работу по числам месяца с промежуточными итогами за первую и вторую половину месяца. Кроме того, приводятся общие  данные за месяц в днях и часах, а также сведения о количестве дней неявок с указанием их причин (ежегодные отпуска, отпуска по учебе  и пр.). Отдельной графой выделены массовые неявки-забастовки, разрешенные  законом. По каждому работнику приведен также размер тарифной ставки, оклада (в руб. и коп.).

Общее количество рабочих  часов в неделю в соответствии с действующим законодательством  не должно превышать 40 часов в расчете  на одного работника, т. е. не более 8 часов  в день при пятидневной рабочей  неделе. Для подростков (от 16 до 18 лет) продолжительность рабочего дня  – 6 часов, для учеников (от 15 до 16 лет) – 4 часа (при пятидневной рабочей  неделе соответственно 7 и 5 часов).

Для аппарата управления может  устанавливаться ненормированный  рабочий день, что оговаривается  в договоре (контракте) с отдельным  работником при найме его на работу или непосредственно по согласованию с ним в процессе выполнения должностных  обязанностей. Такое время не является сверхурочным, хотя и отрабатывается работником  в отдельные дни  в силу производственной необходимости  за пределами рабочего дня по предложению  администрации или по его собственной  инициативе. Компенсацией за такие  особые условия труда является дополнительный отпуск продолжительностью до 12 рабочих  дней, а также доплата, размер которой  определяется администрацией по согласованию с персоналом в коллективном договоре. Дни еженедельного отдыха и праздничные  дни распространяются на этих лиц  также, как и на другие категории персонала.

Учет отработанного рабочего времени²¹ ведется табельщиком или бригадиром по каждому рабочему дню, централизованно или децентрализовано. В целях организации оперативного учета различают следующие табельные системы: жетонная, карточная с помощью контрольных часов, с использованием пропусков, автоматизированная проходная или автоматизированная система с учетом рабочего времени. Выбор конкретной табельной системы зависит от размера организации, сложившейся традиции и других факторов. В любом случае учет должен обеспечить надлежащий контроль за использованием рабочего времени по каждому работнику.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма  №Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма  №Т-5а) используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку. Пример заполнения формы №Т-5 приведен в приложении (Приложение 10).

Приказ (распоряжение)²² о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6, Приложение 11) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Приложение 12).