Учет безналичных расчетов

       Бухгалтером организации проверяются  целевое расходование средств,  наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы,  правильность их оформления и  подсчета сумм, а также на оборотной  стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

       В случае выдачи подотчетному  лицу денежных средств в иностранной  валюте в авансовом отчете  заполняются реквизиты, относящиеся  к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).

       Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом  и принимается к учету. На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией  производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. [19, 205]

     Выдача  денежный средств  под отчет

       Наличные денежные средства выдаются  под отчет, как правило, на:

       • хозяйственные нужды (покупка  канцелярских товаров, хозяйственных  товаров, горюче-смазочных материалов);

       • командировочные расходы (покупка  билетов, оплата проживания); представительские  расходы. 

       Согласно п. 10 Порядка ведения  кассовых операций выдача наличных  денег под отчет производится  из касс предприятий, при временном  отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

       Выдача денежных средств подотчетному  лицу из кассы организации  оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

       Стоит отметить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

       В пункте 11 прядка проведения  кассовых операций указано, что  выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти цели.

       При направлении сотрудника в  командировку на него необходимо  оформить следующие документы,  утвержденные Постановлением Госкомстата  РФ от 05.01.04 № 1:

      - приказ (распоряжение) о направлении  работника(ов) в командировку (унифицированная форма №Т-9(9а)).Он применяется для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом;

      - командировочное удостоверение  (унифицированная форма №Т-10). Она  является документом, удостоверяющим  время пребывания в служебной  командировке (время прибытия в  пункт назначения и время убытия  из него)и выписывается в одном  экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку;

      - служебное задание для направления  в командировку и отчет о  его выполнении (унифицированная  форма №Т- 10а), он применяется  для оформления и учета служебного  задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

       Все вышеуказанные документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при проведении выездной налоговой проверки факт нахождения сотрудника в командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов. [24, 15]

       Согласно ст. 168 Трудового кодекса  Российской Федерации (далее —  ТК РФ) в случае направления  работника в служебную командировку  работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

     Следует учесть, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. На сумму выданных под отчет денежных средств счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. . [19, 209]

     Возврат денежных средств, выданных под отчет

       Лица, получившие наличные деньги  под отчет, обязаны не позднее  3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или со дня возвращения их  из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним, на это указывает п. 11 порядка ведения кассовых операций.

       Для возврата подотчетным лицом  остатка денежных средств в  кассу организации оформляется  приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1, утвержденый Постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88).

       В случае если подотчетное  лицо потратило собственные денежные  средства сверх выданных ему  под отчет, то перерасход выдается  сотруднику по расходному кассовому ордеру.

       Отметим, что в соответствии  со ст. 137 ТК РФ организация  может удержать из заработной  платы работника сумму ранее  выданного аванса в случае, если  подотчетное лицо не израсходовало  и своевременно не возвратило  денежные средства в кассу организации. В бухгалтерском учете возврат денежных средств подотчетным лицом отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». [27, 219] 

     6. Учет расчетов  по возмещению  материального ущерба

     Согласно  ст. 238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

     Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.

     Согласно  ст. 242 ТК РФ, при полной материальной ответственности работник обязан возместить ущерб в полном размере. В ст. 246 ТК РФ сказано, что размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

     Постараемся разобраться, как определить размер нанесенного ущерба. Недостающий  товар можно оценить двумя  способами: по себестоимости приобретения и по продажным ценам. Но продажная  цена это есть не что иное, как  себестоимость приобретения плюс торговая наценка. Торговая наценки это неполученный доход (упущенная выгода), который взысканию с работников не подлежит. Поэтому недостачи товаров должны взыскиваться с виновных лиц по покупной себестоимости (рыночная цена плюс издержки по доставке) либо по балансовой стоимости имущества (если она равна или ниже стоимости приобретения на день причинения ущерба).

     Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба учитываются на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

     В дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и 98 "Доходы будущих периодов" (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 "Брак в производстве" (за потери от брака продукции) и др.

     По  кредиту счета 73 "Расчеты с  персоналом по прочим операциям" записи производятся в корреспонденции  со счетами: учета денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из сумм по оплате труда; 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска. [27, 314] 

     7. Учет расчетов  по авансам полученным  и выданным

     В процессе своей хозяйственной деятельности предприятие получает или выдает авансы. С точки зрения экономической целесообразности можно привести доводы в пользу и против данных операций. Так, например, выдавая авансы поставщику, предприятие изымает из оборота денежные средства до момента поступления ТМЦ, выполнения работ, оказания услуг, также возрастает вероятность не поступления данных ценностей на предприятие вопреки договору поставки. С другой стороны, получая аванс, предприятие каким-то образом застраховано от неплатежей, что особенно актуально в настоящей экономической ситуации.

     Согласно  положениям Плана счетов (Инструкции по применению Плана счетов) бухгалтерский  учет сумм полученных и (или) выданных авансов организуется на балансовых счетах, связанных с расчетами  за отгруженную продукцию (выполненные  работы, оказанные услуги).

     Для учета сумм авансовых платежей (предварительной  оплаты), к балансовым счетам открываются  обособленные субсчета учета.

     В частности, суммы выданных поставщикам  и подрядчикам авансов учитываются  обособленно на балансовом счете 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками», суммы полученных авансов и предварительной оплаты от покупателей и заказчиков — на отдельном субсчете к балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

     Если  расчеты с контрагентами отражаются в бухгалтерском учете организации с использованием балансового счета 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», к данному счету также могут открываться отдельные субсчета по учету сумм выданных и (или) полученных авансов.

     Субсчетам учета могут быть присвоены следующие названия «Расчеты по авансам выданным », « Расчеты по авансам полученным » и т.п. . [27, 391]

     При отражении хозяйственных операций по получению и (или) перечислению авансовых  платежей организация учитывает  нормы ПБУ 9/99 и  ПБУ 10/99, согласно которым данные суммы не относятся соответственно к суммам доходов от реализации продукции (работ, услуг) и расходам организации, связанными с изготовлением и продажей продукции (товаров), выполнением работ, оказанием услуг. По условиям заключенных договоров (соглашений) бухгалтерия организации перечисляет сумму аванса в счет предстоящих поставок продукции (выполнения работ, оказания услуг), где они отражаются в составе расходов организации только по факту поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг).

     При полученных авансовых платежах, согласно пункту 3 ПБУ 9/99 бухгалтерия организации, только по факту отражения в учете реализации продукции (товаров, работ, услуг), суммы полученных авансов отражает в составе доходов. [28, 438] 

     8. Совершенствование учета расчетных операций

     В настоящее время существует достаточно большое количество программ по учету  хозяйственной деятельности организаций, которые помогают с использованием компьютера организовать и более усовершенствовать на предприятии бухгалтерский учет.

     В современное время основными требованиями к программам являются быстродействие, надежность, функциональная полнота, простота в использовании и доступная цена. Главное при выборе программы - точно определить свои цели. Не какую программу купить, а чего добиться автоматизацией.

     Например, программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

     Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

     Программа предоставляет возможность ручного  и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.