Состояния и пути совершенствования учета денежных средств

     Денежные средства предприятия образуются при продаже готовой продукции, товаров, от оказания сервисных и иных услуг, а также в виде поступлений от операций с ценными бумагами и т. д.  
     Предприятия  расходуют денежные средства на развитие основной деятельности, приобретение материальных ценностей, оплату труда работников; осуществляют вложения во внеоборотные активы (строительство производственных и культурно-бытовых объектов, приобретение автомобилей, тракторов и других объектов основных средств, затраты по закладке и выращиванию многолетних насаждений и др.).  
     Все производственные предприятия обязаны хранить свои денежные средства на расчетных счетах в учреждениях банка. В то же время им разрешено незначительные суммы денежной наличности, необходимые для текущих расходов, оставлять в своих кассах.

     На производственных предприятиях учет денежных средств в кассе осуществляется в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России (письмо от 22 сентября 1993г. №40).[10]

     Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Ведение наличных расчетных операций разрешено в пределах установленного лимита.

     Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с ним. В то же время запрещено накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Хранить в кассе наличные сверх установленных лимитов можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для района Крайнего Севера – пять дней), включая день получения денег в банке.

     Кассовые операции выполняет кассир, который назначается на эту должность приказом руководителя предприятия. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

     Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

     Касса должна быть специально оборудована. Это должно быть изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. Двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. На руководителе лежит ответственность за обеспечение сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня опечатываются печатью кассира и закрываются ключом.

     Кассовые операции оформляются специальными документами – ордерами. Прием наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером формы №КО-1, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. О приеме денег лицу, сдавшему их, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, сам же приходный ордер остается в кассе.

     Выдача наличных денег из кассы предприятий производится по расходным кассовым ордерам формы №КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером или лица, на это уполномоченным. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные – «Получено», расходные – «Оплачено» с указанием даты.

     Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы №КО-3.

     Наряду с выпиской перечисленных оправдательных документов все поступления и выдачи наличных денег учитывают в кассовой книге формы №КО-4. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице с указанием количества листов и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

     Все предприятия не реже одного раза в квартал обязаны проводить внезапную ревизию кассы с полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально-ответственного лица (кассира).

     Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается поступление наличных денежных средств и денежных документов.

     Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета:

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная  касса» используется предприятиями, в  составе которых имеются территориально обособленные подразделения.

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов – авиабилетов, санаторных путевок.

     В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникают хозяйственные связи и расчетные отношения с поставщиками и подрядчиками, с покупателями продукции и заказчиками услуг, с финансовыми органами и другими организациями.

     Указанные расчеты осуществляются безналичным оборотом, то есть перечислением денежных средств через учреждения банка и под его контролем с расчетных и иных счетов плательщика на счет получателя.

     Для открытия расчетного счета организация представляет в банк следующие документы: заявление об открытии счета установленной формы; документ, удостоверяющий факт создания, регистрации организации; копию утвержденного устава; карточку с образцами подписей лиц, которым предоставлено право подписывать платежные документы, и оттиском печати; справку о регистрации в налоговых органах, пенсионном и других внебюджетных фондах. Расчетный счет предприятия представляет собой копию лицевого счета, открываемого банком для конкретного юридического лица. Информация об открытии счета в пятидневный срок передается банком в налоговую инспекцию, в которой состоит на учете данная организация. Основным документом, определяющим отношения между банком и клиентом при осуществлении операций по безналичным расчетам, является договор банковского счета, в котором определяются обязанности банка и клиента, порядок расчетов банка с клиентом, ответственность сторон за обеспечение тайны по операциям расчетного и других счетов, а также указываются реквизиты сторон.

     Процедуры открытия расчетного счета, его переоформление и закрытие регламентируется Законом о банковской деятельности. Закрываются счета по решению собственности имущества организации или по решению суда. Так, расчетные счета могут быть закрыты при признании организации банкротом, при принятии решения о запрете деятельности данного юридического лица и в других случаях, предусмотренных законодательством.

     Операции по расчетным счетам оформляются в соответствии с Положением ЦБ РФ «О безналичных расчетах в РФ» от 3 октября 2002г. № 2-П. Для документального оформления этих операций предусматриваются следующие расчетные документы: платежные поручения, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

     В расчетных документах должны содержаться следующие реквизиты: наименование расчетного документа, его номер, число, месяц и год его выписки; вид платежа; наименование плательщика, номер его счета, идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН); наименование и место нахождения банка плательщика (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; наименование получателя средств, номер его счета, ИНН; БИК; номер корреспондентского счета или субсчета; назначение платежа с выделением отдельной строкой налога, подлежащего уплате, либо с указанием того, что налог не уплачивается; сумма платежа, обозначенная прописью и цифрами.

     Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются. Подписи, печати и штампы должны проставляться в предназначенных для них полях бланков расчетных документов. Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.

     Для учета денежных средств на расчетных счетах предприятия предназначен активный счет 51 «Расчетные счета». По дебету счета 51 отражается поступление денежных средств на расчетные счета, а по кредиту – списание денежных средств. Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.

     Денежные средства предприятия в иностранной валюте могут быть наличными и безналичными. Предприятия имеющие открывать валютные счета на территории РФ в любом банке, уполномоченном Центральным банком на проведение операций с иностранными валютами.

     Для обобщения информации о наличии и движении средств в иностранной валюте используют счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражают поступление денежных средств, а по кредиту – списание денежных средств с валютного счета. Операции по валютным счетам отражаются на основании выписок банка и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

     Аналитический учет по счету 52 ведут по каждому счету, открытому в учреждениях банка для хранения денежных средств в иностранных валютах.

     К счету 52 «Валютные счета» открывают следующие субсчета:

Субсчет 1 «Транзитные валютные счета» открывается для зачисления в полном объеме поступлений в  иностранной валюте.

Субсчет 2 «Текущие валютные счета» открываются для учета  средств, оставшихся в распоряжении предприятия после обязательной продажи экспортной выручки.

Субсчет 3 «Валютные счета  за рубежом» открываются предприятиям, получившим разрешение Центрального банка  РФ на открытие счетов в иностранной  валюте.

     Денежные средства предприятия, обособленно используемые по целевому назначению, учитываются на специальных счетах в банках. К вложениям денежных средств на определенные цели относятся аккредитивы, чековые книжки, депозитные, текущие счета.

     Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ и иностранных валютах, находящихся на территории РФ и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах. К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета:

Субсчет 1 «Аккредитивы»  представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств  по предъявлении последним документом, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. Банком могут открываться следующие виды аккредитивов:

- покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);

- отзывные и безотзывные  (могут быть подтвержденными).

Субсчет 2 «Чековые книжки», учитывается движение средств, находящихся  на чековых книжках. Чек – это  ценная бумага, которая представляет собой ничем не обусловленное  распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

Субсчет 3 «Депозитные счета» отражаются вложения свободных денежных средств предприятия в банковские вклады.

     Переводы в пути – денежные средства, сданные в кассы кредитных организаций или почтовых отделений с целью их зачисления на расчетные счета предприятий, но еще не поступившие по назначению. Наличие переводов в пути объясняется возникновением временного разрыва между моментом документального подтверждения списания или сдачей денежных средств и моментом их зачисления на расчетные и другие счета в кредитных организациях.

     Переводы в пути включают: денежные средства, сданные предприятием в кассу почтового отделения или сберегательную кассу для зачисления на расчетные счета, если перевод денег осуществляется более одного дня; денежные средства, которые перечисляются предприятием с одного ее расчетного счета на другой, отмеченная операция совершается более одного дня; денежные средства, сданные в вечернюю кассу банка или инкассаторам для зачисления на расчетный счет, а фактическое поступление денежных средств происходит только на следующий день; денежные средства, используемые предприятием на приобретение банковских карт, если расчетный счет предприятия находится в одном банке, а «Карточный счет» - в другом и перевод средств занимает более одного дня.