Організація обліку реалізації продукції і фінансових результатів ПП"Дубенський консервний завод"

 

        3.2. Організація документообігу та документування операцій з обліку реалізації продукції та фінансових результатів на ПП «Дубенський консервний завод»

 

Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції  і швидкість цього руху. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв'язок в управлінні.[20,с.110]

Основні етапи документообігу:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа  бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по  відділах і робочих місцях  бухгалтерії, його обробка і  використання для облікових записів; 

4) передача документа  на обчислювальні машини і  повернення назад; 

 

5) передача документа  в архів.[20,с.28]

Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією.

Документи на ПП «Дубенський консервний завод» з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

Документооборотом називаються  порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів. Головне завдання документообороту - прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Організує документооборот  на підприємстві головний бухгалтер  чи бухгалтер, який розробляє правила  і технологію обробки облікової  інформації. Ця технологія визначає основні  етапи проходження документів: складання  первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Він наведений в додатках. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Документи, як правило, складаються  оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставлені у відповідних  графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у  первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими  кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них  містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому  практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні  й постійні архіви. Поточний архів  організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

Відповідно опрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті й марковані  ярликами (рубриками) документи з  поточного архіву передають у  постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього  управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи  бухгалтерського обліку та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів - 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають  особливо важливе значення, передають  на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом  з відповідною відміткою в архівній книзі.

Документальне оформлення операцій з реалізації продукції на ПП «Дубенський консервний завод» здійснюється за товарно-транспортними накладними або накладними – залежно від того, яким покупцям вона реалізовується: підприємствам чи фізичним особам. Реалізація робіт (послуг) оформляється актами на виконані роботи. Реалізованою продукцією вважається продукція, відвантажена (відпущена) зі складу підприємства-постачальника. Підприємство-виробник, що має намір реалізувати свою продукцію, повинне встановити на неї ціну, яка б відповідала низці вимог:

– відшкодувати витрати підприємства на виготовлення продукції;

– відшкодувати витрати на збут продукції;

– вартість повинна бути меншою, ніж вартість подібної конкурентної продукції;

– забезпечити прибуток.

При реалізації своєї  продукції підприємство перш за все  повинно укласти про це угоду  з покупцем. Якщо підприємство реалізує свою продукцію покупцям, така реалізація відбувається відповідно до Наказу №99 на підставі довіреності. Довіреність на одержання цінностей видається тільки особам, які працюють на даному підприємстві, іншим – з дозволу керівника підприємства.

Довіреність, незалежно  від строку її дії, залишається у  постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з позначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. У цих випадках один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається одержувачу цінностей, а другий – додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для розрахунків з одержувачем.

Якщо підприємство реалізує продукцію в інше місто, то в угоді про поставку продукції має бути зазначений перевізник, вид транспорту та спосіб відправки готової продукції. Склад у цьому випадку відбирає та упаковує продукцію відповідно до умов договору та виписує товаротранспортну накладну, у якій ставить підпис перевізник продукції. Товаротранспортні накладні товаровідправник виписує в чотирьох примірниках: перший є підставою для списання відвантаженої продукції зі складу вантажовідправника, другий – для оприбуткування одержаної продукції направляється покупцю, третій – транспортній організації як підстава замовника-вантажовідправника для здійснення розрахунків з нею, четвертий додається до шляхового листа для обліку транспортної роботи. (Типова форма ТТН затверджена Наказом №488.) В табл. 3.2 наведемо графік документообігу товаро-транспортної накладної на ПП «Дубенський консервий завод».

Таблиця 3.2

Графік документообігу товаро-транспортної накладної на ПП «Дубенський консервий завод»

 

	дправку зерна
№  п/п	Зміст окремої операції документообігу	Місце виконання	Виконавець	Строк виконання
1	Виписка ТТН (назва підприємства, замовник, пункт навантаження і ін.) 4                  " примірники	бухгалтерія	бухгалтер	09год. 15хв.
2	Відмітка про прийняття  вантажу	гараж	водій	09год.20хв.
3	Передача документа водієві (3 примірники)	Гараж	Бухгалтер	09год.25хв
4	Відмітка  на складі у ТТН про виконане завдання	Склад	Завскладом	12год.00хв
5	Відвантаження продукції, передача ТТН завскладу (1 примірник)	Склад	Завскладом	12год.05хв.
6	Відмітка  про прибуття водія на підприємство постачальника	Диспетчерська	Зав гаражем	І2год.20хв.
7	Здача ТТН  у бухгалтерію підприємства постачальника	Бухгалтерія	Зав гаражем	12год.25хв.
8	Перевірка документів на  наявність усіх записів  (реквізитів). Опрацювання  інформації ____^	Бухгалтерія	Бухгалтер	До кінця робочого дня

 

Постачальник-вантажовідправник  на підставі товаротранспортних накладних, залізничних квитанцій про прийняття  вантажу та інших документів виписує  розрахункові документи для передачі їх до банку на інкасо або рахунок-фактуру на попередню оплату. У рахунку для одержувача бухгалтерія відправника має зазначити факт відвантаження продукції та суму, яка повинна бути сплачена за відвантажену продукцію (з урахуванням суми ПДВ). Крім цього, в рахунку-фактурі можуть бути зазначені й інші додаткові умови. Наприклад, термін оплати – «оплатити протягом 10 банківських днів»; місце отримання товару.

Длятого, щоб наочно побачити, як відбувається заповнення товаро-транспортних накладних і хто його здійснює, наведемо оперограму товаро-транспортних накладних на нашому підприємстві(табл. 3.3).

 

Таблиця 3.3

Оперограма  товаро-транспортної накладної на ПП «Дубенський консервий завод»

 

№ п/п	Операція	Виконавці
		Бухгалтер	Брига-дир	Тракто-рист	Заправ-ник
1	Виписка 11Н (назва підприємства, замовник, пункт навантаження і ін.) 4 примірники	•
2	Відмітка  про прийняття вантажу		•
3	Передача  документа водієві (3 примірники)	•
4	Відмітка  на складі у ТТН про виконане завдання			•
5	Відвантаження продукції, передача ТТН завскладу (1 примірник)		•
6	Відмітка  про прибуття шофера на підприємство постачальника	•			•
7	Здача ТТН  у бухгалтерію підприємства постачальника				•
8	Перевірка документів на  наявність усіх записів  (реквізитів). Опрацювання  інформації	•

          У рахунку-фактурі постачальник також може зазначити суму транспортних витрат, вартість тари (якщо її вартість не включена до вартості продукції) та інші дані.

Якщо товар надається  покупцеві на умовах наступної оплати, то рахунок-фактуру додають до платіжної вимоги-доручення, що передається до обслуговуючого банку. У цьому випадку вона міститиме дані про номенклатуру відвантаженої продукції, її вартість і за що вимагається оплата.