Організація обліку і аудиту грошових коштів (ПВТФ “Колоінвест”)

Суть комп’ютерної форми у тому, що на підставі введених даних автоматично робиться групування дебетових та кредитових оборотів за синтетичними і аналітичними рахунками, визначається сальдо, формуються відомості і звітність, роздруковуються різні первинні документи. Вихідна інформація подається у вигляді друкованих реєстрів за окремими рахунками бухгалтерського обліку. Особливістю даної форми є те, що вона не існує без конкретної комп”ютерної програми. [40] Інтеграція облікових даних та адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів на ПВТ фірмі “Колоінвест” досягається шляхом використання таких комп”ютерних програми, як “1 С Бухгалтерія” та “1С Підприємство”.  

Комп”ютерна система  обліку оперативно відображає основні  процеси, пов”язані з отриманням різних зведених показників, які характеризують фінансово-господарську діяльність фірми. Тут інформація проходить єдиним каналом і використовується для  будь-яких потреб управління. Комп’ютерна  система бухгалтерського обліку забезпечує вирішення багатьох завдань  через реєстрацію господарських  фактів та обробки даних. Завдяки  цій формі фірма має можливість накопичувати, аналізувати, інтерпретувати та надавати інформацію користувачам. Обробка даних при комп”ютерній формі веденя бухгалтерського обліку здійснюється в три етапи. Суть цих  етапів можна викласти в таблиці (табл.2.1.), по якій можна зрозуміти  технологію процесу обробки даних.  

 Таблиця 2.1.  

Етапи обробки даних  при застосуванні комп»ютерної форми  ведення обліку на «Колоінвест»

№  

Зміст етапу  

Вид робіт  

1  

Збір, реєстрація і  обробка на комп”ютері облікових  даних  

Початкові дані із документів заносяться до пам”яті комп”ютера і за допомогою комп”ютерних програм  здійснюється групування та узагальнення  

2  

Формування на електронних  носіях даних бухгалтерського обліку  

Відбувається формування бухпроводок в журналі реєстрації господарських операцій, структурі  синтетичних та аналітичних рахунків. Здійснюється контроль процесу та обробка  даних занесених у масиви облікових  даних.  

3  

Виведення на запит  користувача результатів за звітний  період  

Отримуються результати у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок  за даними рахунків бухоблку або відображенням  на екрані потрібної інформації.  
 

Отже можна побачити, що сучасна комп”ютерна форма  ведення бухобліку полегшує роботу бухгалтерії фірми, тому що за рахунок  одноразового ввведення даних забезпечується єдність інформаційної бази. На ПВТ  фірмі “Колоінвест” програмне забезпечення дуже чітко розкриває інформацію, сформовану за даними бухгалтерського  обліку. Використовуються електронні таблиці, які виконують рознесення проводок в регістри обліку та інше.При  застосуванні автоматизованої системи  вирішується проблема оперативності  аналітичного обліку. Є можливість в межах одного синтетичного рахунку  одержати кілька різних розрізів аналітики, які з різних сторін відображають первинну інформацію. В аналітичних  рахунках інформація групується та узагальнюється в інтересах управління за певними  ознаками. Тут значно підвищується інформаційна ємність системи рахунків та можливості більш детального та глибокого аналізу інформації.  

Існує таке припущення, що впровадження цієї системи на підприємстві призводить до поступової відмови від  аналітичного обліку та його заміни обліком  більш елементарних первинних об’єктів. Але я з цим не погоджуюся, адже будь-яка ознака групування в рамках одного синтетичного рахунку стає основою  системи аналітичних рахунків, і  даних систем може бути безліч в  залежності від потреб управління.  

Можна зробити такий  висновок, що комп’ютеризація обліку надає чимало переваг особливо для  управлінського обліку, серед яких:  

 оперативне введення  інформації, її обробка і формування  вихідної інформації  

 безпосереднє  забезпечення контролю інформації;  

 скорочення ручної  праці, пов’язаної з розрахунками  аналітичних показників і заповнення  форм внутрішньої бух звітності;  

 значне вдосконалення  самого процесу організації обліку  та формування показників бухгалтерської  звітності;  

 зменшення витрат  часу на підготовку інформації.  

 Отже, застосування  комп”ютерної системи обліку  – це вдале рішення керівника,  так як це поєднання професійних  якостей і функцій користувача  з інтелектуальними можливостями  комп”ютерів, що дозволяє отримати  неоюхідну для управління і  оперативного контролю інформацію.  

Для забезпечення точної та повної картини здійснюваних господарських  операцій та їх результатів, головному  бухгалтеру дозволено своїм розпорядженням затверджувати додаткову систему  субрахунків і регістрів аналітичного обліку.  

Фахівці різних відділів (збуту, транспорту, маркетингу) неухильно  виконують вимоги працівників бухгалтерії  щодо дотримання порядку оформлення первинних документів. За недостовірність  відображення в них даних фахівці  притягаються до відповідальності. У  випадках, якщо документ, підписаний фахівцем, складений з порушенням законодавчих і нормативних вимог або відсутність  такого документу потягла за собою  застосування фінансових санкцій до підприємства то питання про відповідальність фахівця розглядається на засіданні  колективу на чолі з керівником підприємства.  

Інвентаризація на ПВТФ призначається наказом керівника, в якому зазначається дата проведення та склад інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія перевіряє  наявність коштів готівки в касі шляхом повного перерахунку всіх готівкових коштів, наявних у касі. Під час проведення інвентаризації залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за Касовою книгою. Готівка, що зберігається в касі, але  не підтверджена прибутковими касовими ордерами, вважається лишком готівки  в касі. [10] Так як підприємством  у розрахунках застосовуються реєстратори  розрахункових операцій, то наявна на місці проведення розрахунку готівка  звіряється касиром із сумою, зазначеною у денному звіті реєстратора. Інвентаризацію готівки слід проводити  раптово.  

З метою класифікації активів і зобов’язань тривалість операційного циклу дорівнює одному календарному місяцю.  

Визначення доходу від реалізації товарно-матеріальних цінностей проводиться на підставі виписаних розхідних накладних, де вказані роздрібні ціни. Визначення доходу від надання послуг проводиться  на підставі акту виконаних робіт  або рахунка. Величину сумнівних  боргів визначити виходячи з платоспроможності  окремих дебіторів після закінчення строку позовної давності підлягає списанню.  

Податковий облік  ведеться згідно із законодавством України. Податковий облік – це підсистема бухгалтерського обліку, яка за певними  правилами, затвердженими державою, виконує функції нарахування  і сплати податків, зборів і обов”язкових платежів. [37]  

Управлінський облік  пов'язує процес управління з обліковими процесами тому бухгалтер повинен  правильно зрозуміти потреби  керівників і сприяти їх задоволенню  так само, як і покращувати техніку  облікових розрахунків.  

З метою реалізації функції управління облік організований  таким чином, щоб у будь-який момент часу можна було визначити платоспроможність  підприємства, відслідкувати залишки  готівки, а також рух і напрями  її використання. Облікова інформація необхідна управлінцям для:  

♦ аналізу руху та напряму грошових коштів підприємства в попередніх періодах;  

♦ визначення мінімальної необхідної потреби в грошових коштах для здійснення поточної господарської діяльності;  

♦ коригування потоку платежів для зменшення максимальної і середньої потреби в грошових коштах;  

♦ забезпечення ефективного використання тимчасово вільних грошових коштів;  

♦ забезпечення прискорення оборотності грошових коштів;  

♦ побудова ефективних систем контролю за рухом грошових коштів підприємства;  

♦ мінімізація втрат грошових коштів від інфляції.  

Загальними принципами організації управлінського обліку на ПВТФ «Колоінвест» є наступні:  

· задоволення потреб персоналу різних рівнів управління в необхідній для прийняття рішень інформації;  

· обґрунтованість  по відношенню до кожного виробничого  підрозділу, де виникають відносини  типу "витрати - обсяг діяльності -прибуток";  

· узагальнення інформації за центрами виникнення витрат, відповідальності та рентабельності;  

· контроль за обсягами виробництва, власними витратами та прибутком кожного підрозділу базується  на. використанні планів та кошторисів.  

Отже, облікова політика – це не просто сукупність засобів  ведення обліку обраних відповідно до умов господарювання, але й вибір  методики обліку, якам надає можливість використовувати різні варіанти відображення фактів господарського життя  в обліку, залежно від поставлених  цілей. Тому облікову політику можна  визначити як управління обліком, а  у вузькому – як сукупність способів ведення обліку – вибір фірмою конкретної методики ведення обліку.  

2.3. Організаційно-технологічні  особливості ПВТФ “Колоінвест”  та їх вплив на організацію  бухгалтерського обліку грошових  коштів.  

Одним із елементів  господарських засобів є засоби у сфері обігу, складовою частиною яких є грошові кошти. За допомогою  грошових коштів підприємство в процесі  своєї діяльності може закупляти  сировину, основні засоби, тим самим  нарощувати обсяги виробництва продукції (виконання робіт і надання  послуг), що в наш час ринкової економіки дуже важливо, розраховуватись  з працівниками по оплаті праці і  т.д. Але для того, щоб підприємство мало можливість ефективно використовувати  наявні у нього грошові кошти, потрібно правильно організувати їх облік і здійснювати контроль за витрачанням. Тому для того, щоб  зрозуміти організацію бухгалтерського  обліку на фірмі «Колоінвест» необхідно  розглянути її організаційно-технологічні особливості.  

Організацію обліку грошових коштів і розрахунків на ПВТ фірмі “Колоінвест” здійснює бухгалтерія на чолі із головним бухгалтером  даного підприємства.  

Кожен з працівників  бухгалтерії має свої індивідуальні  обов»язки і виконує доручену йому роботу. Бухгалтерія фірмі складається  з 5 бухгалтерів. Структура організації  бухгалтерської служби та основні функції  бухгалтерії «Колоінвест» наведені в табиці 2.2  

Якщо взяти в  загальному, то даний відділ в свою чергу здійснює і оперативний  контроль за здійсненням касової  дисципліни – це систематичне спостереження  за своєчасною здачею в банк касових  надходжень і депонованої заробітної плати, шляхом дотримання ліміту витрачання готівки (наявних грошових коштів) із виручки і лімітів касових  залишків, видачі цільових авансів  підзвітним особам суворо в межах  потреби і використання грошових коштів за призначенням.  

Здійснення контролю за дотриманням розрахункової дисципліни – це систематичне спостереження  за своєчасністю пред’явлення (подання) до оплати рахунків покупцям, оплати цих  рахунків покупцями, дотримання строків  оплати продукції заготівельними організаціями  і рахунків постачальників, за своєчасністю розрахунків з бюджетом, органами соціального страхування, робітниками  і службовцями, підзвітними особами, депонентами, квартиронаймачами та іншими дебіторами і кредиторами.  

Такий контроль базується  на щоденному перегляді виписок  із рахунків в банку, об’яв банку  про рахунки постачальників і  інших документів, що надійшли до оплати, а також записів у реєстри  бухгалтерського обліку. З цією метою  складається план контролю за здійсненням  касової і розрахункової дисципліни на фірмі. (табл.2.3.). В даній таблиці  видно, що контроль за здійсненням касової  і розрахункової дисципліни здійснюється у всіх напрямках з видачі і  надходження коштів у даному підприємстві.  

.  

 Таблиця 2.2.  

Організація бухгалтерської служби на ПВТФ “Колоінвест”  
 
 

Таблиця 2.3.  

План контролю за здійсненням касової і розрахункової  дисципліни  

на ПВТ фірмі  “Колоінвест”

Об’єкт контролю  

Джерело контролю  

Виконавець  

Строк здійснення  

Своєчасність і  повнота здачі в банк касових  надходжень і депонованої заробітної плати