Організація обліку і аудиту грошових коштів (ПВТФ “Колоінвест”)

Безготівкові розрахунки - це перерахування грошових коштів з рахунку підприємства-платника на рахунок підприємства-отримувача. Фінансовим посередником у цих розрахунках  виступає банк, який надає послуги  своїм клієнтам-підприємствам на договірній основі.  

За економічним  змістом безготівкові розрахунки бувають  товарного та нетоварного характеру. До товарних відносяться розрахунки між підприємствами за реалізовані  товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, до нетоварних - розрахунки з бюджетом з платежів і податків, погашення банківських  позик, відсотків, розрахунки з дебіторами, крім розрахунків за товарними операціями.  

Порядок безготівкових  розрахунків суворо регламентований  законодавством. Здійснення розрахункових  операцій через банк знижує потребу  в готівці, сприяє концентрації в  банку вільних грошових коштів для кредитування, забезпечує їх збереження і ефективніше використання, оптимізує й прискорює грошовий обіг держави.  

Готівковий і безготівковий  грошовий обороти органічно пов'язані  між собою, що реалізується через  перехід однієї форми в іншу. Наприклад, виручка надходить до каси підприємства, а потім здається до установи банку  для зарахування на поточний або  інший рахунки. З цих рахунків у банку проводяться розрахунки між господарюючими суб'єктами та надходить  готівка в касу підприємства для  видачі заробітної плати, авансу підзвітним особам тощо.  

1.2. Організація бухгалтерського  обліку касових операцій і  безготівкових розрахунків.  

Для забезпечення достовірної  і точної інформації про рух коштів необхідно забезпечити їх чіткий, своєчасний та повний облік, тому основними  завданнями бухгалтерського обліку грошових коштів є:  

ü правильна організація, своєчасне й законне проведення безготівкових і готівкових розрахункових  операцій;  

ü своєчасне та правильне  документування операцій з руху грошових коштів і розрахунків;  

ü забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів  у касі підприємства;  

ü контроль за витрачанням  грошових коштів;  

ü своєчасне та точне  ведення розрахунків з дебіторами та стягнення заборгованості;  

ü періодичне проведення інвентаризацій грошових коштів і дебіторської заборгованості;  

ü забезпечення схоронності  коштів у місцях їх зберігання і  контроль за їх цільовим використанням;  

ü своєчасне і  повне відображення у документах і реєстрах бухгалтерського обліку руху коштів у касі підприємства і  на рахунках у банку;  

ü суворе дотримання встановлених правил ведення касових  операції і здійснення розрахунків  між суб’єктами господарської діяльності;  

ü забезпечення своєчасності взаєморозрахунків з метою запобігання  штрафних санкцій.  

Підприємства, які  відкрили поточні рахунки в установах  банків, зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і  здійснюють розрахунки за своїми зобов'язаннями в безготівковій та готівковій формі  в порядку, установленому нормативно правовими актами Національного  банку України.  

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з  підприємцями і фізичними особами  проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так  і за рахунок готівкової виручки  і здійснюються через касу підприємств  з веденням касової книги встановленої форми.  

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб здійснюються також через установи банків згідно з вимогами Інструкції з організації емісійно-касової  роботи в установах банків України. Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим  підприємством (підприємцем) не повинна  перевищувати три тисячі гривень  протягом одного дня за одним або  кількома платіжними документами. Платежі  понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. [8]  

Для здійснення розрахунків  готівкою кожне підприємство повинно  мати касу. Каса підприємства - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.  

У касі підприємства може зберігатися готівка, цінні  папери, придбані у інших підприємств (акції, облігації тощо), грошові  документи, які є бланками суворого обліку (трудові книжки та вкладні  листки до них, квитанції подорожніх листів автотранспорту, бланки довіреностей тощо). [39]  

Грошовими документами  вважаються документи, які знаходяться  в касі підприємства: оплачені путівки  в санаторії, пансіонати та будинки  відпочинку; поштові марки; проїзні  квитки тощо. Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити обладнання каси і належне  зберігання цінностей у касі та при  їх транспортуванні.  

Посадова матеріально  відповідальна особа, яка завідує  касою, видачею та прийманням грошей і цінних паперів на підприємстві, називається касиром. На цю посаду працівник  призначається наказом керівника  підприємства, який зобов'язаний під  розписку ознайомити новопризначеного касира з Порядком ведення касових  операцій і укласти з ним договір  про повну матеріальну відповідальність за збереженість всіх прийнятих ним  цінностей.  

Існує певний порядок  прийняття касира на роботу. Спершу керівник приймає наказ про прийняття  касира на роботу. Касир ознайомлюється зі своєю посадовою інструкцією  та Порядком ведення кавих операцій. Після цього укладається договір  про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих касиром  цінностей.[24]  

На підприємствах, де штатним розкладом не передбачена  посада касира, обов'язки останнього може виконувати бухгалтер або інший  працівник за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови  укладання з ним угоди про  повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов'язково повідомляється установа банку, яка  здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.  

Касир несе відповідальність за збереженість грошових коштів, цінних паперів та інших цінностей, які  знаходяться на зберіганні в касі. Йому забороняється передовіряти доручені йому обов'язки іншим особам. У випадку  раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, які знаходяться у нього під  звітом, негайно перераховуються  іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного  бухгалтера підприємства або в присутності  комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний  акт.  

Під час здійснення касових операцій двері до приміщення каси повинні бути замкнені зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які  не мають відношення до її роботи, забороняється. Вся готівка на підприємствах  повинна зберігатися у вогнетривких металевих шафах, а в окремих  випадках - у комбінованих і звичайних  металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і  опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф  і печатки зберігаються у касира. Дублікати ключів у опечатаних касиром  пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.[8]  

Підприємства можуть зберігати в касі готівку тільки в межах готівки ліміту залишку  готівки, тобто граничної суми розміру  готівки, яка може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня  і встановлюється установою банку  або самостійно визначається підприємством. [19] Для кожного підприємства ліміт  залишку готівки встановлюється банками з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової  виручки на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування до їх перегляду з ініціативи підприємства або банку. У випадку, якщо для  підприємства ліміт залишку готівки  в касі не встановлено, вся наявна в його касі на кінець дня готівка (крім розміру одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) вважається понадлімітною, і повинна здаватися до банку.  

В міру здійснення операцій розрахунки готівкою обмежуються. Підприємства сфери торгівлі, громадського харчування та послуг при здійсненні касових  операцій із готівкою мають забезпечувати  постійну наявність в своїх касах  розмінної монети різних номіналів  для видачі здачі громадянам. Невидача громадянам здачі через відсутність  або недостатню наявність розмінної  монети на цих підприємствах протягом робочого дня є порушенням касової  дисципліни, за що щодо винних осіб вищезазначених підприємств можуть застосовуватися  штрафні санкції, визначені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні  правопорушення.  

Для якісного відображення в обліку господарських операцій затверджено План рахунків бухгалтерського  обліку. [9]  

Рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у касі підприємства.  

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки: 301 "Каса в  національній валюті";  

302 "Каса в іноземній  валюті".  

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження  грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки.  

Рахунок 30 “Каса” кореспондує  з нижче наведеними рахунками (табл. 1.1.):  

 Таблиця 1.1.  

Типова кореспонденція рахунків з обліку грошових коштів в касі

Дебет 30 – кредит рахунків:  

31 “Рахунки в банках”–  одержано з банку гроші в  касу  

50 “Довгострокові  позики” – надійшла в касу  довгострокова позика  

66 “Розрахунки з  оплати праці” – повернуто  в касу надлишково видану заробітну  плату  

70 “Доходи від  реалізації” – надійшла в  касу виручка від продажу товарів  

74 “Інші доходи”  – одержано доходи від реалізації  необоротних активів  

37 “Розрахунки з  різними дебіторами” – одержані  гроші від дебіторів  

68 “Розрахунки за  іншими операціями” – одержано  гроші в касу від квартиронаймачів  та інші  

Кредит 30 – дебет  рахунків:  

31 “Рахунки в банках”–передані  гроші з каси в банк  

39 “Втрати майбутніх  періодів” – проведено передоплату  за газети і журнали  

50 “Довгострокові  позики” – погашено довгострокову  позику  

66 “Розрахунки з  оплати праці” – видано з  каси заробітну плату  

33 “Інші кошти”  – передано гроші інкасатору  та інші  
 

Безготівкові розрахунки передбачають рух коштів по рахунках в банках юридичних чи фізичних осіб. Тому доцільно розглянути питання щодо видів рахунків та порядку їх відкриття. [29]  

Більшість розрахунків  грошовими коштами здійснюються в безготівковій формі за допомогою  платіжних доручень, чеків, акредитивів, векселів тощо. При цій формі розрахунків  кошти підприємства зберігаються на розрахунковому і поточному рахунках в банку, який здійснює касове обслуговування підприємства і стежить за рухом  коштів і та дотриманням законодавства. Така форма розрахунків проводиться  згідно з Положенням про безготівкові розрахунки в господарському обороті  в України.  

Так підприємство в  установі банку відкриває свій розрахунковий  рахунок. Для відкриття цього  рахунку підприємство подає у  банк заяву на відкриття рахунку, копію свідоцтва про державну реєстрацію, копію рішення про  створення, статут, картку із взірцями підписів та відбитком печатки встановленого  взірця (зразка). При відкриття рахунку  банк повідомляє про це державну податкову  інспекцію за місцем реєстрації в  триденний строк. Банк на договірній основі після відкриття рахунку  проводить касово-розрахункове обслуговування своїх клієнтів і виконує їх розпорядження  щодо перерахування з їх рахунків наявних коштів та здійснює інші банківські операції.[14]  

Фінансовим посередником у безготівкових розрахунках  виступає банк, який надає послуги  своїм клієнтам – підприємствам. Банк, в якому відкрито рахунки  підприємств і який здійснює для  них на договірних засадах будь-яку  з операцій чи послуг, передбачених Законом України “Про банки та банківську діяльність”, називається  обслуговуючим. Клієнти банків самостійно обирають платіжні інструменти і  вказують їх під час укладання  договорів. На відкриття і обслуговування банківського рахунків укладається  договір.  

Відповідно до Інструкції №3 “Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті”, [14] банки відкривають своїм клієнтам рахунки: розрахункові, поточні, позикові, депозитні, бюджетні і субрахунки.  

Поточний рахунок  – це рахунок, який відкривається  в уповноважених установах банків підприємствами усіх видів і форм власності для зберігання грошових коштів і здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного  законодавства України в національній і іноземних валютах. Кількість  поточних рахунків, що можуть відкриватися юридичними або фізичними особами  в банківських установах чинним законодавством не обмежена.[40]