Організація обліку і аудиту грошових коштів (ПВТФ “Колоінвест”)

Щодо документообороту в обліку готівки, то первинними документами, які засвідчують факти здійснення господарських операцій є: прибуткові касові ордери; видаткові касові ордери; заявки на видачу грошей; платіжні відомості. Але є певна умова, у двох останніх документах є обов’язковим накладення на них штампа з реквізитами видаткового касового ордера.  

Документування готівкових операцій на фірмі можна показати схематично так, як це вказано на рис. 3.1.  
 
 
 

Рис.3.1. Загальна схема  документування готівкових операцій на ПВТФ “Колоінвест”  

Усі прибуткові касові ордери і видаткові касові ордери до передачі в бухгалтерію, повинні  бути зареєстровані в журналі  реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і  витраченої підприємством. Журнал відкривають  окремо на видаткові і прибуткові касові ордери. Надходження і видача готівки відображається у Касовій  книзі (КО-5) і відповідно у звіті  касира, звідки залишки і обороти  готівки переносять у журнал-ордер  №1, а з нього в Головну книгу.  

Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером  у касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені  за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі коштів за цими відомостями.  

Всі факти надходження  і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром  підприємства. ПВТ фірма “Колоінвест” веде тільки одну Касову книгу в  національній валюті. Касова книга  пронумерована, прошнурована та опечатана  сургучною печаткою. Кількість аркушів  у Касовій книзі підтверджений  підписами керівника та головного  бухгалтера фірми.  

Записи в касовій  книзі здійснюються у 2-х примірниках  через копіювальний папір кульковою  ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються  в Касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними та є звітами  касира. Перші й другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення у Касовій  книзі забороняються. Зроблені виправлення  завіряються підписами касира та головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює. Записи в Касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання  або видачі грошей за кожним ордером  або замінюючим його документом. У  кінці кожного робочого дня касир  підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число та передає до бухгалтерії звіт касира. Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і є відривним листком Касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів. (дод.3)  

Звіти касира перевіряється  бухгалтером у наступному порядку:  

- звіряється залишок  на початок дня із залишком  на кінець дня попереднього  звіту;  

- перевіряється достовірність  записів (ідентичність записів  у звіті і додатках);  

- перевіряється правильність  підрахованих підсумків з надходження  і витрачання, залишку на кінець  дня. Після перевірки звіту  у графі "шифр кореспондуючого  рахунку" записуються кореспондуючі  рахунки, суми групуються за  одним рахунком і проводяться  записи в Журналі 1 і Відомості  1.1.  

У кінці місяця бухгалтер  збирає всі касові звіти з підшитими  до них первинними документами за датами в зростаючому порядку  та зшиває в окрему папку. Контроль за правильним веденням Касової книги  здійснює головний бухгалтер “Колоінвест”. Видаткові касові ордери оформлюються на підставі наступних документів (табл. 3.1. ).  

 Таблиця 3.1.  

Документи, які є  підставою для оформлення видаткових касових ордерів 

№  

Господарська операція  

Підстава  

Дт  

1.  

Здавання готівкової виручки до банку  

Об'ява на внесення готівки  

311   

2  

Видача під звіт на господарські потреби  

Наказ керівника  підприємства  

372  

3  

Видача під звіт на відрядження  

Наказ керівника  підприємства, посвідчення на відрядження   

372  

4  

Виплата заробітної плати, допомоги, матеріальної допомоги  

Платіжна (розрахунково-платіжна) відомість  

661  
 

Оплата праці, виплата  допомоги з тимчасової непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться  касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового  касового ордера на кожного отримувача.  

Всі прибуткові та видаткові  касові документи повинні бути заповнені  відповідальними за це особами чітко  та зрозуміло чорнилами, кульковою  ручкою або за допомогою друкарської  машинки чи принтера. Жодних підчисток, помарок або виправлень, хоча і  оговорених, у цих документах не допускається. При цьому приймання  та видача коштів за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за платіжними та розрахунково-платіжними відомостями. Забороняється видавати прибуткові та видаткові документи  особам, які вносять або одержують  гроші.  

Оперограму оформлення видаткового касового ордеру я навела далі (табл.3.2.)  

Таблиця 3.2.  

Оперограма оформлення видатковим касовим ордером видачі готівки з каси ПВТ фірми «Колоінвест»

№ п/п  

Операція  

Виконавець  

Директор  

Головний бухгалтер   

Заступник головного  бхгалтера  

Касир  

1  

1.   

Розгляд заяви на видачу грошей і передача її бухгалтеру розрахункового відділу для одержання  довідки про стан розрахунків  із заявником або про обгрунтованість  суми, вказаної у заяві.     

        

2.  

Оформлення візи на заяві. Засвідчення візи підписом. Передача з візою головному бухгалтерові.              

3.  

Розгляд довідки, візування  суми видачі та передача заяви бухгалтерові розрахункового відділу для складання  видаткового касового ордера              

  

4.  

Складання видаткового  касового ордера і номера кореспондуючого  рахунка.              

5.  

Запис видаткового  касового ордера в журналі реєстрації видаткових касових ордерів і  передача ордера з додатками головному  бухгалтерові.              

6.  

Оформлення ордера підписом головного бухгалтера та передача його через працівника бухгалтерії  директорові на підпис.              

7.  

Оформлення ордера підписом директора та передача його через того самого працівника головному  бухгалтерові.              

8.  

Передача ордера через працівників бухгалтерії  касирові.              

9.  

Перевірка дійсності  підписів на ордері, правильності оформлення його та додатків.              

10.  

Перевірка посвідчення  особи одержувача та доручення на право одержання. Прикріплення доручення  до ордера              

11.  

Оформлення ордера розпискою одержувача із зазначенням  дати і суми словами.              

12.  

Оформлення ордера підписом.              

13.  

Видача грошей одержувачу.              

14.  

Запис ордера в касову книгу.              
 

 Ця оперограма  чітко вказує суть всіх потрібних  для оформлення ордеру операцій, виконавців та їх обов»язки.  

 Отож, в цьому  підрозділі мною були описані  первинні документи, які використовуються  фірмою «Колоінвест» для оформлення  і підтвердження здійснених операції  з грошовими коштами.  

3.2. Аналітичний та  синтетичний облік грошових коштів.  

Про рахунки 30 «Каса» і 31 «Рахунки в банку» я розповіла  в першому розділі роботи, тому зараз можу сказати те, що ПВТ  фірма використовує лише такі субрахунки 301 «Каса в національній валюті»  і 311 «Поточний рахунок в національній валюті».  

За дебетом субрахунку 301 "Каса в національній валюті" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки. Розрахунки з покупцями відбуваються в готівковій формі. І саме надходження грошових коштів від них є для фірми  основним каналом надходження. Основні  господарські операції, які здійснюються в касі фірми описані в табл 3.3.  

Рахунок 31 “Рахунки в банках” призначено для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, які можуть бути використані для  поточних операцій. Порядок здійснення та оформлення операції на ньому регулюється  Правилами Національного Банку  України. Оскільки фірмою в банку  відкрито лише поточний рахунок в  національній валюті, то, як уже згадувалося, використовується лише субрахунок 311.  

При журнально-ордерній формі обліку операції на кредиті  рахунка 311 відображаються у журналі-ордері № 2 - записи в ньому проводяться  на підставі виписок банку з розрахункового рахунка і доданих до них первинних  документів, після чого дані заносяться в Головну книгу, а на дебеті –  у відомості №2. Так, як фірма використовує комп”ютерну техніку та відповідні програми - всі первинні документи  разом з виписками банку заносяться до певних журналів, і на основі обробки  їх даних отримують дані аналітичного та синтетичного обліку і в результаті – оборотну відомість із залишками  та оборотами на рахункку № 31, підсумки якої потім у згрупованому вигляді  автоматично переносяться за синтетичними рахунками до Головної книги.  

Операції по рахунку 31 “Рахунки в банках” відображають на підставі перевірених виписок  банку і грошових документів, доданих  до них. Якщо у виписках банку виявляються  операції, помилково проведені на рахунку № 31, то про помилки письмово сповіщають установу банку і вимагають  їх виправлення. Помилки, допущені в  операціях рахунка 31, треба своєчасно  виявляти і слідкувати за їх обов”язковим і точним виправленням установою  банку. Не виявлені або не виправлені помилки тягнуть за собою збитки грошових коштів і мають бути врешті списані на збитки підприємства. На рахунку № 31 залишок на кожнимй  даний момент часу має відповідати  залишку грошей, зафіксованому у  виписці банку по даному рахунку, тобто 31 “Рахунки в банках”.  

Аналітичний облік  на рахунку 31 здійснюється за виписками  банку, які є основою для запису операцій. Періодично банк видає власникам  рахунків виписки з відповідного рахунка з копіями розрахункових  операцій.  

Виписка обов”язково  подається на перше число кожного  місяця. Вона перевіряється головним бухгалтером з точки зору відповідності  її доданим документам; при цьому  встановлюються чи всі записи належать до підпрємства власника рахунка.  

Записи банку і  підприємства мають бути ідентичними, але потрібно враховувати, що рахунок 31 є активним, а для банку ці рахунки є пасивними рахунками.  

Тому на дебеті у  Виписці банку показана сума, списана  з рахунка підприємства, а на кредиті  – зарахована на нього сума, відповідно сальдо у Виписці - на кредиті рахунка. За недопущенням помилок контроль здійснює головний бухгалтер.  

Таблиця 3.3.  

Облік грошових коштів у касі

№   

Зміст господарської  операції  

Кореспондуючі рахунки  

Дт  

Кт  

1  

2  

3  

4  

1   

Одержано готівку  в погашення:  

- довгострокової  заборгованості  

301  

16  

- заборгованості  від покупців в оплату раніше  відвантаженої продукції, товарів,  послуг  

301  

36  

- винної особи,  підзвітних осіб, працівників в  погашення раніше виданих безвід-соткових  позик