Організація обліку і аудиту грошових коштів (ПВТФ “Колоінвест”)

Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки в  установах банків, одержують готівку  з цих рахунків в установах  банків у межах наявних коштів і витрачають її ви ключно на цілі, які  визначені в грошовому чеку та не суперечать чинному законодавству  України.  

Кошти з рахунків підприємства списуються за розпорядженням власника рахунків у черговості, яка  визначається керівником підприємства, якщо інше не передбачено чинним законодавством. У разі, якщо у підприємстві накопичились документи за платежами, у зв’язку  із беззаперечним стягненням коштів згідно з чинним законодавством України, оплата їх має здійснюватися банками при надходженні коштів у примусовому порядку, за календарною черговістю надходження цих документів.  

Суб’єкти господарської  діяльності мають здійснювати усі  платежі з рахунків у безготівковій  формі і в цілих грошових одиницях (без копійок).  

Для своєчасного  одержання в установі банку потрібної  суми готівки підприємства (підприємці) у встановлені банком строки мають  попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах та розмінній монеті. [15]  

 Підприємства (підприємці) можуть надавати на вимогу  обслуговуючої установи банку  при виникненні будь-яких сумнівів  щодо проведення ними операцій, що не є економічно виправданими  або суперечать чинному законодавству  та в значних сумах копії  розрахункових звітних документів (касові й товарні чеки, розрахункові  квитанції, квитанції до прибуткових  касових ордерів, проїзні документи), а також актів закупівлі, рахунків-фактур  тощо, які підтверджували б здійснені  цільові витрати одержаної в  установах банків готівки (крім  виплат, пов'язаних з оплатою праці  та отриманням чистого доходу).  

Об'єктом обліку операцій по рахунках в банках є вільні грошові  кошти підприємства в національній та іноземній валюті, які знаходяться  в установах банків. Безготівкові розрахунки можуть здійснюватися у  формах платіжних доручень, платіжних  вимог-доручень, чеків, акредитивів, векселів.  

Отже, проводячи організацію  обліку безготівкових розрахунків  слід звернути увагу на специфіку  діяльності підприємства і організації  взаємних відносин. Для початку визначимо  реквізити які повинні мати документи, що подаються в банк для перерахування  чи отримання коштів. Такі документи  повинні мати реквізити: найменування, номер розрахункового документа; число, місяць, рік його виписки; чітко визначене  повне або скорочене найменування платника, яке відповідає зареєстрованому  в статуті, і одержувача коштів, їх номери рахунків; чітко визначені  найменування, місцезнаходження, номер (код) банку платника і одержувача; суму платежу цифрами та прописом у цілих грошових одиницях (без  копійок); мотив для перерахування  чи отримання коштів (номери та дати договору, товарно-транспортних документів, найменування товарів та послуг і  таке інше, засіб платежу або кодову позначку); підписи платників, яким за статутом надано право на ці підписи (і вони внесені у картку зразків  підписів, представлену банку) для здійснення розрахунково-грошових операцій, на першому  примірнику та відбиток його печатки.  

Розрахункові документи  приймаються банком до виконання  незалежно від їх суми, але не менше 100 гривень. При цьому розрахункові документи в сумах більше 100 тисяч  гривень формуються платником та здаються в банк для виконання  кожен окремо.  

Банк приймає, документи  від підприємства протягом “операційного  дня”, залежно від часу роботи банку  з клієнтами. [14] При цьому документи, прийняті банком від підприємства в  “операційний день”, проводяться ним  за рахунками в цей самий день.  

Розрахункові платіжні документи виписуються, як правило, з використанням технічних засобів  за один раз під копіювальний папір  у кількості примірників, потрібних  банку та усім сторонам, які беруть участь у розрахунках. Виправлення  і підчистки у розрахункових  документах не припускаються. Списання коштів з рахунку платника здійснюється на підставі першого примірника розрахункового документа.  

Розрахунки із застосуванням  платіжного доручення  

Платіжне доручення  – це доручення підприємства обслуговуючому його банку на перерахування визначеної суми із свого рахунку. Доручення  складаються на бланках встановленої форми.  

Банки приймають  до виконання доручення протягом десяти календарних днів з дати його заповнення. Доручення приймається  банком до виконання тільки в сумі, яка може бути сплачена за наявними коштами на рахунку або за рахунок  кредиту. Доручення на перерахування  коштів у доходи бюджетів і на відрахування платежів податкового характеру  державних цільових фондів, включаючи  відрахування на утримання доріг, приймаються  банками незалежно від наявності  коштів на рахунку клієнтів. У разі відсутності коштів доручення враховуються на окремому позабалансовому рахунку.  

Підприємства можуть здійснювати перекази коштів через  підприємства зв’язку без обмеження  суми за допомогою платіжних доручень, акцептованих банком: на ім’я окремих  громадян: пенсії, аліменти, заробітну  плату, витрати на відрядження, авторський гонорар та інші платежі; підприємствам  на виплату заробітної плати, за організований  набір робітників, для заготівлі  сільськогосподарської продукції  у населених пунктах, де немає  банків; для зарахування на рахунки  у банках торгової виручки, податків та інших коштів.  
 

Розрахунки за допомогою  платіжних доручень, акцептованих банком, можуть здійснюватися між філіями  одного банку або при встановленні між юридичне незалежними банками  кореспондентських відносин, в яких передбачена ця форма розрахунків. [40]  

При рівномірних  і постійних поставках між  постачальниками і покупцями  розрахунки між ними можуть здійснюватись  у порядку планових платежів на підставі договорів, угод з використанням  у розрахунках платіжних доручень.  

Платіжні доручення  застосовуються для здійснення попередньої  оплати за отримані товари, надані послуги, а також для завершення розрахунків  за актами звірки взаємної заборгованості суб’єктів господарської діяльності.  

 Розрахунки із  застосуванням платіжних вимог-доручень.  

Платіжна вимога-доручення  є комбінованим документом, який складається  з двох частин. Верхня – вимога постачальника (одержувача коштів) безпосередньо  до покупця (платника) сплатити вартість поставленої йому за договором продукції, виконаних робіт, наданих послуг; нижня – доручення платника своєму банку про перерахування з  його рахунку суми, яка проставлена  у графі “сума до оплати” цифрами  та прописом. Платіжна-вимога доручення  заповнюється постачальником і надсилається безпосередньо покупцеві.  

З метою гарантованої прискореної доставки вимог-доручень платникам рекомендується передавати їх у комплекті розрахункових  та відвантажувальних документів за поставлену, передбачену договором (угодою), продукцію, виконані роботи та надані послуги. В окремих випадках, якщо постачальник має спеціальний  договір з банком і обслуговується одним банком чи філією, ці послуги  може здійснювати банк, який обслуговує постачальника. У разі згоди оплатити платіжну вимогу-доручення платник  заповнює нижню частину цього  документа і здає його в обслуговуючий  банк. У разі відмови оплатити вимогу-доручення  мотиви відмови платник повідомляє безпосередньо постачальнику в  порядку та строки, які зазначені  у договорі. У договорі може передбачатись  відповідальність платника за несвоєчасне  подання платіжної вимоги-доручення  в банк для оплати.  

Платіжна вимога-доручення  приймається банком до оплати в сумі, яка може бути оплачена за наявними коштами на рахунку платника або  за рахунок кредиту. Порядок та строки подання платником у банк платіжної  вимоги-доручення визначаються сторонами  у договорі і банком не контролюються.  

Вимоги-доручення  можуть застосовуватися для здійснення попередньої оплати.  

Розрахунки чеками  

Чек є письмовим  розпорядженням чекодавця банку, який веде його рахунок, оплатити чекодержателю  вказану в чеку суму коштів. Чеки використовуються юридичними та фізичними  особами при розрахунках. Не допускаються розрахунки чеками між фізичними  особами. Допускається прийом чеків  від юридичних осіб на перерахування  коштів на вклади громадян на їх особові  рахунки в банках на умовах, які  визначені банком-емітентом або  банком-кореспондентом. Бланки чеків  та чекові книжки виготовляються за зразком, який затверджений Національним банком України, видаються банками-емітентами юридичним та фізичним особам, яким відкриті рахунки у банках.[20] Порядок  їх використання передбачається угодами  між банками з виконанням вимог  розділу передбачених при розрахунках  чеками. Строк дії чекової книжки встановлюється установою банку  за погодженням з підприємством.  

3 метою забезпечення  платежів за чеками разом із  заявою на видачу чекової книжки  надається платіжне доручення  для депонування коштів на  окремому рахунку чекодавця.  

Чек має бути пред’явлений чекодержателем в установу банку  протягом 10 днів з моменту його заповнення, не враховуючи день його запевнення. Якщо після закінчення строку день пред’явлення чека в банк припадає на неробочий  день, тоді останнім строком визнається наступний робочий день. Після  закінчення зазначеного строку чек  банком не приймається.  

Чек завіряється  підписом чекодавця або його представника в момент здійснення оплати (вручення чека одержувачу). Право чекодавця  на доручення підпису своєму представнику повинно бути передбачено його статутом. У разі, якщо чек завіряється представником, на чеку робиться напис “За дорученням”.  

Установи банку  не несуть відповідальності перед чекодавцями  за оплату з їх рахунків чеків, які  підписані особами, не уповноваженими на це чекодавцями.  

Не можна підписувати  чек до здійснення платежу.  

Виписаний для оплати чек при поданні його банку  одержувача повинен бути завірений  підписом службових осіб чекодержателя  та його печаткою, що підтверджує факт одержання товару або надання  послуг.  

Після перевірки  правильності складання реквізитів чеків та реєстру банк зараховує  кошти на рахунок чекодержателя  на підставі реєстру чеків і залишає  у себе перший примірник цього  реєстру. Чек, погашений штампом  банку чекодержателя, разом з  дебетовим авізо і одним примірником реєстру чеків надсилається в банк чекодавця. Банки зобов’язані приймати від клієнтів чеки і інкасувати їх у ті банки, які обслуговують чекодавця. В цьому випадку кошти на рахунок пред’явника чека можуть бути зараховані тільки за умови отримання їх із банку-емітента чека. Тобто чек пересилається банку платника.  

Розрахунки акредитивами  

Акредитив є грошовим зобов’язанням банку, яке видається  ним за дорученням клієнта на користь  його контрагента за договором, за яким банк, що відкрив акредитив (банк-емітент), може здійснити постачальнику платіж або надати повноваження іншому банку  здійснювати такі платежі на умовах пред’явлення їм документів, які передбачені  в акредитиві.  

В банку покупця  або постачальника можуть відкриватися такі акредитиви: покриті (депоновані в банку постачальника або  в банку платника); непокриті (гарантовані). Акредитиви бувають відзивні та безвідзивні.  

Постачальник може достроково відмовитися від використання акредитива, якщо це передбачено умовами  акредитива. Акредитив може відкриватися для розрахунків тільки в одним  постачальником. Строк дії та порядок  розрахунків за акредитивом встановлюється у договорі між платником і  постачальником.  

Для одержання коштів за акредитивом, депонованим у банку  постачальника, постачальник, який відвантажив  товари, подає реєстр рахунків та передбачені  умовами акредитива документи в  обслуговуючий банк до закінчення строку дії акредитива. Виконуючий банк повинен  ретельно перевірити подані постачальником документи на предмет відповідності  всіх умов акредитива і в разі порушення  хоча б однієї з умов виплати за акредитивом не проводити про  що він інформує сторони.  

Списання коштів з позабалансового рахунку “Акредитиви  до оплати” в банку-платника здійснюється на підставі отриманих від банку-постачальника  реєстру рахунків та доданих до них  товарно-транспортних документів.  

У разі використання акредитива, депонованого у банку-платника, виплати постачальнику за акредитивом  здійснюватимуться у банку постачальника  на підставі отриманих від постачальники  реєстру рахунків з відповідними документами.  

Не приймаються  до оплати за акредитивом документи  без зазначення в них дати відвантаження, номерів товарно-транспортних документів, номерів поштових квитанцій при  відправленні товарів через підприємства зв’язку, номерів або дат приймально-здавальних документів та виду транспорту, яким відправлений вантаж після прийому товару представником  покупця на місці у постачальника, якщо це передбачалось умовами акредитива.  

Розрахунки векселями.  

Вексель – це цінний папір, складений з дотриманням  суворо встановлених правил і містить  нічим не зумовлену обіцянку сплатити визначену суму (звичайний вексель) або нічим не зумовлену пропозицію сплатити визначену суму (переказний вексель). Вексель виписують на спеціальних  бланках, які мають необхідний ступінь  захисту.  

Звичайний (простий) вексель виписує і підписує сам  боржник.  

Переказний вексель (тратту) виписує і підписує кредитор (трасант) і він є наказом боржникові (трасату) про оплату у визначений строк певної суми грошей третій особі. Передавальний напис (індосамент), який роблять на зворотній стороні  векселя або на прикладеному до нього  аркуші, засвідчує право передачі власності на вексель до іншої  особи (ремітента). Індосамент може не зазначати особи, на користь якої він зроблений або він може складатися з одного підпису індосанта (бланковий індосамент). Гарантувати  платіж (повністю або частково) за переказним векселем можна за допомогою аваля. Аваль – це вексельна запорука юридичної особи (аваліста), як правило, банку, за якою вона приймає на себе відповідальність за виконання зобов’язань  по векселю будь-якої із зобов’язаних сторін, векселедавця, індосанта, акцептанта. Аваль оформляють у вигляді гарантійного запису на векселі.[27]