Автор: Пользователь скрыл имя, 16 Декабря 2012 в 12:11, курсовая работа
На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают свои права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.
. Контроль как функция менеджмента………………………..
2. Основные виды контроля
3. Системы организации контроля исполнения решений и документов, принципы рациональной организации системы контроля
4. Анализ системы контроля исполнения с использованием компьютеров на предприятии Лазаревский почтамт
филиала ФГУП «Почта России»
Список литературы
Сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль исполнения, обязаны ежедневно просматривать информационную базу или другие учетные формы, рассылать "напоминания" в установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.
Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан за 2 дня до наступления срока исполнения документа напоминать руководителю структурного подразделения и исполнителю о наступлении срока. При выявлении неисполненного в уставленные сроки документа секретарь обязан незамедлительно доложить руководителю подразделения о факте нарушения исполнительской дисциплины и проинформировать службу ДОУ о мерах, принимаемых для исполнения документа.
Порядок взаимодействия структурных подразделений при организации исполнения поручений
Если исполнение документа возложено руководством на несколько структурных подразделений, то ответственным за организацию исполнения является структурное подразделение, руководитель которого указан в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва и координации работы соисполнителей.14
При этом все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в срок, не превышающий половины от срока, установленного для окончательного исполнения поручения, или в иной срок, установленный ответственным исполнителем.
Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации.
4. Анализ системы
контроля исполнения с
филиала ФГУП «Почта России»
Характеристика предприятия
Для анализа существующей
системы контроля исполнения с использованием
компьютеров, я выбрала предприятие Лазаревс
Деятельность данного предприятия регламентируется (в том числе) Положением о Лазаревском почтамте филиала ФГУП «Почта России».
Ниже я приведу выдержки из данного Положения (см. Приложение 1).
1. Общие положения
1.1. Лазаревский почтамт - обособленное структурное подразделение (далее «Подразделение») Управления федеральной почтовой связи (далее УФПС) Краснодарского края - филиала Федерального государственного унитарного предприятия (далее ФГУП) «Почта России». Создано на основании приказа директора УФПС Краснодарского края - филиала ФГУП «Почта России» от 3 ноября 2003г. № 25, действует в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом ФГУП «Почта России», Положением об УФПС и настоящим Положением, приказами и распоряжениями ФГУП «Почта России» и УФПС Краснодарского края - филиала ФГУП «Почта России».
1.2. Фирменное наименование Подразделения на русском языке:
- полное - Лазаревский почтамт УФПС Краснодарского края Филиала ФГУП «Почта России»;
- сокращённо – Лазаревский почтамт.
1.3. Место нахождения Подразделения: Краснодарский край г.Сочи почтовый адрес: ул. Победы. 83, г. Сочи Краснодарского края 354200
1.4. Лазаревский почтамт имеет подчиненные отделения почтовой связи, перечень которых утверждается УФПС.
2. Лазаревский почтамт является структурным подразделением Филиала ФГУП «Почта России» и осуществляет часть его функций на территории Лазаревского района г. Сочи.
2.1. Лазаревский почтамт является структурным подразделением Филиала ФГУП «Почта России» и осуществляет часть его функций на территории Лазаревского района г. Сочи.
2.2. Подразделение не является юридическим лицом и действует на основании настоящего Положения.
2.3. Руководство и контроль за деятельностью Подразделения осуществляет директор УФПС Краснодарского края - Филиала ФГУП «Почта России».
3. ЗАДАЧИ И ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Список задач данного предприятия достаточно обширен и состоит из 24 пунктов (см. Приложение 1).
В данной работе я приведу лишь самые основные и входящие в сферу деятельности рассматриваемого мною структурного подразделения – отделения почтовой связи «354216 ФГУП Почта России»:
- Оказание услуг почтовой связи и осуществление других видов деятельности, предусмотренных настоящим Положением, с целью получения прибыли. Для достижения возложенных задач Подразделение осуществляет в установленном законом порядке следующие виды деятельности;
- Оказание всех видов услуг почтовой связи - действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, а также по осуществлению почтовых переводов денежных средств;
- Оказание универсальных услуг почтовой связи по удовлетворению нужд пользователей услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории Российской Федерации;
- Осуществление деятельности по приему, обработке, перевозке и доставке (вручению) экспресс-почты;
- Оказание услуг международной почтовой связи, обмен международными почтовыми отправлениями с иностранными почтовыми операторами (по поручению Филиала).
Далее, для изучения системы контроля исполнения, необходимо проанализировать процесс управления обособленными структурными подразделениями. Таковым и является отделение почтовой связи «354216 ФГУП Почта России» (см. Приложение 1).
….6. Управление обособленным структурным Подразделением
6.1. Исполнительным органом,
непосредственно управляющим
6.6. Начальник несет ответственность за:
6.6.1. Соблюдение законодательства Российской Федерации, Устава ФГУП «Почта России», Положения о УФПС и Положением о Лазаревском почтамте…..
…6.6.4. Обеспечение и проведение повседневного контроля за соблюдением установленных норм и правил по работе с документами…
…6.6.6. Соблюдение плановой, финансовой, штатной и документальной дисциплины.
Далее, я изучила «Должностную Инструкцию начальника отделения почтовой связи 3 класса» (см. Приложение 2).
Лазаревский почтамт в своей структуре имеет 17 отделений почтовой связи, к числу которых относится и «354216 ФГУП Почта России». Все отделения территориально расположены в Лазаревском районе г.Сочи.
Должностная Инструкция начальника отделения – основной руководящий документ для менеджеров среднего звена данного предприятия. В Инструкции отражены:
- Общие положения;
- Требования к квалификации;
- Должностные обязанности;
- прочие пункты.
В разделе должностных обязанностей (см. Приложение 2) отражены требования к начальнику почтового отделения и его обязанности по контролю исполнения решений и документов, например:
- учет, группировка и систематизация документов в архиве ОПС;
- осуществлению производственного контроля, проведению анализа и приему корректирующих и предупреждающих действий;
- выполнение функций оператора 1 класса по оказанию услуг;
- контроль доставки всех видов и категорий внутренних и международных почтовых отправлений;
- контроль за соблюдением
правил оказания услуг
- осуществление
- размещение и контроль наличия книги заявлений и предложений на видном, доступном месте, предоставление книги клиенту по первому требованию;
- организация работы
и осуществление контроля за
приемом, обработкой и
- контроль за составлением «Отчета о движении средств и сумм реализации услуг, материальных ценностей, товаров» - форма 130;
- контроль за составлением
«Ежедневного отчета о
- контроль за составлением «X-отчета», ежедневно.
Список литературы
1 Кабушкин Н. И. Основы менеджмента. Мн., Новое знание, 2002.
2 Мескон М.Х. Основы менеджмента. М.Х. Мескон, М.Альберт, Ф. Хедоуре. 3-е издание. М., Вильямс, 2008.
3 Поршнева А.Г. Управление организацией. А.Г. Поршнева, З.П.Румянцева, Н.А. Саломатин. 4-е изд., перераб. и доп. М., ИНФРА-М, 2010.
4 Поршнева А.Г. Управление организацией. А.Г. Поршнева, З.П.Румянцева, Н.А. Саломатин. 4-е изд., перераб. и доп. М., ИНФРА-М, 2010.
5 Кабушкин Н. И. Основы менеджмента. Мн., Новое знание, 2002.
6 Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика. З.П.Румянцева . М., ИНФРА-М, 2011.
7 Кублашвили О.В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М., МГУП, 2010.
8 Мандрица В.М., Семенов М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности. Ростов н/Д: Феникс, 2009.
9 Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., Изд-во РДЛ, 2007.
10 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. 2-е изд. испр. и доп. М., «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2008.
11 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. 2-е изд. испр. и доп. М., «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2008.
12 Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учебное пособие. М., «Юридический колледж МГУ», 2009.
13 Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учебное пособие. М., «Юридический колледж МГУ», 2009.
14 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. 2-е изд. испр. и доп. М., «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2008.