Организация управленческого контроля

В целом процесс контроля представлен на рис. 2.⁶

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этап 1 – это установка стандартов, то есть конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На этапе 2 показатели функционирования сравниваются с заданными  стандартами и определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Этап 3 является обычно самым  хлопотным и дорогостоящим. После  сравнения измеренных результатов с заданными стандартами менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Системы организации контроля исполнения решений и документов, принципы рациональной организации системы контроля

 

Теорией и практикой  разработаны основные принципы организации исполнения решений, которые должны соблюдаться на любом предприятии.

Прежде всего, руководитель расчленяет общую программу действий на отдельные участки (групповые задания) конкретным исполнителям.⁷

Затем процесс организации  выполнения решения включает три  взаимосвязанных этапа:

- доведение задач до сознания исполнителей;

- подготовку  исполнителей к выполнению задания;

- побуждение  исполнителей к его добросовестному  выполнению.

При доведении задач  стремятся к тому, чтобы исполнители  четко представляли: 1) что, 2) когда, 3) каким образом, 4) в каких условиях, 5) какими силами и средствами, 6) к какому сроку, 7) с какими количественными и качественными показателями нужно делать.

Для доведения задач  до исполнителя применяются разные формы и методы:

- совещания  и собрания;

- беседы;

- инструктирование;

- показ образцов исполнения;

- изучение  документов и др.

Процесс контроля за исполнением решений и документов включает в себя четыре основных стадии:⁸

- установление норм  деятельности (функционирования);

- сбор данных о фактических  результатах;

- сравнение и оценку фактического и ожидаемого итогов выполнения;

- разработку и реализацию  корректирующих действий.

Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления  плана.

На этапе организации  контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования. Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формальным и даже бесполезным.

Сбор данных о фактическом  исполнении решений - обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма - использование современных технических средств снабжения оперативной информацией. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать опережающие решения, до наступления нежелательных событий.

Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации (точной, достаточной). Материалы  анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировался.

Чрезвычайно важны социально-психологические аспекты контроля и оценки исполнения решений, так как в ходе проведения контроля нередко обнаруживаются трудности, например:

- сложность добраться  до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;

- влияние обычных человеческих «слабостей», простительных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь «обидеть» слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника;

- недостаток компетентности;

- ограниченность времени для глубокого анализа;

- отсутствие гражданского мужества  сказать правду.

Отдав распоряжение о выполнении принятого  решения, руководитель далее ориентируется  на обратную связь - поступающую информацию о ходе реализации решения. Но это  не решает всей проблемы.

Во-первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с  элементами субъективизма. Мы оцениваем  себя чаще не по фактическим результатам  труда, а по напряжению усилий, которые  потребовались. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел.

Во-вторых, руководителя интересует не столько объективная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в разных коллективах (подразделениях).

В-третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действий, мотивам, результатам и условиям принципиально отличаются и требуют различной профессиональной подготовки и опыта.

В-четвертых, руководителю в разное время требуется различная информация, для этого подчиненные должны обеспечить непрерывное представление разной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению решений.

В-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителями, кроме информации, какой бы объективной она не была.

Рациональная организация  выполнения управленческих решений  и систематический контроль за соблюдением  норм и условий качественного  осуществления - реальная предпосылка обеспечения их эффективности.

 

Организация контроля исполнения документов. Документооборот

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой организации, так и для внешнего.⁹

Это предполагает наличие  технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии.

Технологии документационного  обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

- технологии обработки  поступающих и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;

- технологии введения  документов в информационную  базу данных организации, исходя  из ее внутренней структуры;

- технологии обработки  документной информации и накопления  документов;

- технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных  технологий, включая и специфические  моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом.¹⁰

Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом.

Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и исполнения.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные  к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:¹¹

распорядительные документы  органов власти и вышестоящих организаций;

акты и справки проведения вневедомственных проверок;

статистическая отчетность;

письма-запросы о деятельности организации;

письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.п.

Каждый вид документа  имеет свой путь движения, который  можно проследить, описать и закрепить  за ним.

 

Сроки исполнения документов

Необходимость постановки документа на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа.¹²

Сроки исполнения могут  указываться в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя. Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день.

В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа  или резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении

Срок исполнения документа  может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение.

Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения поручения требуется более длительный срок, чем установленный первоначально, исполнитель документа не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.

В случае, когда исполнение документа связано с необходимостью выезда на место или получения дополнительного материала, срок исполнения может быть продлен до 1 месяца с обязательным уведомлением об этом автора обращения.

Информация о продлении  руководством срока исполнения документа вносится в соответствующие учетные формы. Корректировка срока осуществляется службой документационного обеспечения управления (ДОУ) данного учреждения.

Документ без установленного срока, как правило, должен быть рассмотрен в течение месяца со дня поступления.

 

Функции и  полномочия сотрудников, осуществляющих контроль

Сотрудники службы ДОУ, ответственные за контроль, осуществляют следующие операции:¹³

- ведение картотеки  контролируемых документов в  электронной базе данных или  в других учетных формах;

- направление карточки  контролируемого документа (пункта  задания) в структурное подразделение-исполнитель (как правило, не позднее чем за 2 дня до наступления срока исполнения);

- анализ и обобщение  информации об исполнении документов;

- информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины в учреждении;

- информирование (при  необходимости) органов власти  субъектов Российской Федерации,  а также представителей других учреждений и организаций об исполнении контролируемых документов;

- снятие документа  с контроля после исполнения.

Сотрудники структурных  подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны регулярно информировать руководителя о состоянии и результатах исполнения.