Организация учета материальных запасов

В зависимости от полноты охвата инвентаризации могут быть полными и частичными. При полной инвентаризации проверке подлежат все средства. Проводиться она должна обязательно в конце года перед составлением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов средств в определенных местах хранения.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые. Плановые проводятся в установленные сроки, а внеплановые - по мере необходимости, как правило, внезапно.[15]

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризации возлагается на руководителя и главного бухгалтера предприятия. В приказе на проведение инвентаризации кроме состава комиссии указывается объем и причины инвентаризации, сроки начала и окончания работ.

Перед инвентаризацией необходимо опломбировать все подсобные помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные выходы и входы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение сроков их проверки и клеймения. У материально ответственного лица берется расписка о том, что все документы по приходу и расходу ценностей сданы в бухгалтерию и, что никаких не оприходованных и не списанных в расход ценностей у него нет. Материально ответственное лицо составляет товарный отчет, в котором выводит остаток товаров и тары на момент проведения инвентаризации.

Председатель комиссии должен завизировать все приходные и расходные документы и по остаткам товаров и тары. Это является важным моментом для бухгалтерии при определении учетных остатков товаров и тары на момент инвентаризации.

К моменту окончания инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей и сделаны соответствующие записи в аналитическом учете на день инвентаризации.

После проверки ценностей в помещении его закрывают и пломбируют, Ключ от замка остается у материально ответственного лица, а пломбир - у председателя комиссии. Открытие помещения производится вместе.

Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Затерянные товары не распаковывают, если это может вызвать понижение их качества, а проверяют на выборку (не менее 10%). В остальных случаях всё нераспакованные товары должны быть распакованы и проверены по количеству и качеству.

Фактическое наличие ценностей по каждому их виду записывается в инвентаризационные описи, заполняемые в двух-трех экземплярах. Один экземпляр описи составляет материально ответственное лицо, остальные - представитель инвентаризационной комиссии. При передаче ценностей от одного материально ответственного лица другому по одному экземпляру заполняют принимающий и сдающий. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях независимо от единиц измерения, записанных на странице. Каждую страницу описи подписывают материально ответственное лицо и все члены комиссии.

В конце инвентаризационной описи материально ответственное лицо дает расписку о том, что проверка ценностей произведена в его присутствии правильно, претензий к работе комиссии он не имеет и указанные ценности он принимает на дальнейшее ответственное хранение.

Никаких помарок, подчисток в описях не допускается. Исправляют выявленные ошибки во всех экземплярах описей корректурным способом, то есть зачеркивают неправильные записи и надписывают необходимые. Исправления должны быть оговорены и заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии. В инвентаризационных описях нельзя оставлять незаполненные строки, поэтому в последних листах описи незаполненные строки прочеркивают.

На ценности, пришедшие в негодность, составляют отдельную инвентаризационную опись. В протоколе комиссии указывают причины порчи и виновных лиц. Тара инвентаризируется вместе с товаром. Ее подбирают по видам и заносят в опись.

Инвентаризация ценностей заканчивается выявлением ее результатов. Результатом инвентаризации может быть излишек или недостача материальных ценностей.

При выявлении крупных недостач комиссия должна закрыть и опечатать помещение и немедленно сообщить о результатах инвентаризации руководителю предприятия.

По всем недостачам (сверх норм убыли) и излишкам материально ответственное лицо обязано представить инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На основании инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета бухгалтерия составляет сличительные ведомости, в которых выводятся излишки и недостачи ценностей.

Одновременно материально ответственное лицо составляет дополнительный товарный отчет, в котором указывается сумма недостачи или излишка. В результате этого в товарном отчете фактические остатки ценностей будут соответствовать данным, полученным при инвентаризации.[13]

 

 

1.2 Учет и аудит товарно-материальных запасов

 

Товарно-материальные запасы являются наиболее ликвидной статьей среди статей оборотных активов. Для ускоренного обращения этой статьи в денежные средства предприятию необходимо иметь соответствующие службы, а именно службу маркетинга - комплексную систему организации сбыта продукции ориентированную на удовлетворение потребностей потребителя на основе исследования и прогнозирования рынка. Анализ этой статьи имеет большое значение для эффективного финансового управления. Запасы могут составлять значительный удельный вес не только в составе оборотных активов, но и в целом в активах предприятия. Это может свидетельствовать о том, что предприятия испытывают затруднения со сбытом продукции, нарушением технологии производства и выбором неэффективных методов реализации. Нарушение оптимального уровня товарно-материальных запасов приводит к убыткам в деятельности предприятий, поскольку увеличивает расходы по хранению этих запасов, отвлекает из оборота ликвидные средства, увеличивает опасность обесценения товаров и снижения их потребительских качеств, приводит к потере клиентов.

Цель аудиторской проверки учета производственных запасов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, в установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Республики Казахстан. [21]

В методике проверки основных комплексов работ по учету материально-производственных запасов, прежде всего, необходимо проверить положения учетной политики по учету товарно-материальных запасов, которые отражены в документе «Учетная политика», о чем пойдет речь в следующей главе. При этом особое внимание следует обратить на то:

• как учитываются материальные ценности - по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам;
• какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства;
• какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складе. [26]

Основные элементы учетной политики, относящиеся к организации учета товарно-материальных ценностей, приведены в таблице 10.

Таблица 10 - основные элементы учетной политики, относящиеся к организации учета товарно-материальных ценностей

 

№ п/п	Элементы учетной политики предприятия	Вариант выбора
1	Форма бухгалтерского учета	Упрощенная Журнально-ордерная Компьютеризованная
2	Способ оценки материалов при отпуске в производство и ином выбытии	По себестоимости каждой единицы запасов По средней себестоимости по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО) По себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО)
3	Оценка материалов в текущем учете	По фактической себестоимости
Источник: Подольский В.Н., Савин А.А., Сотникова Н.В. и др, Аудит - Москва 2003.

 

Уточнив выполнение положенной учетной политики, можно приступать к проверке соответствующих комплексов задач по учету материальных ценностей. К таким комплексам относятся:

• учет поступления материальных ценностей;
• аналитический учет движения материальных ценностей на складах предприятия;
• учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений материальных ценностей;
• сводный учет материальных ценностей;
• анализ использования материальных ресурсов.

Аудиторская проверка операций с товарно-материальными ценностями организации имеет большое значение. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия.

Приступая к проверке аудитору необходимо изучить все нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей, в частности, положения по учету материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, о порядке выдачи доверенностей товарно-материальных ценностей и другие (см. рисунок 3) [25]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 - Приемы используемые при аудиторской проверке.

 

Основной целью аудиторской проверки является получение достоверности информации:

• о наличии, движении и оценке имеющихся в наличии материальных ценностей;
• об обеспечении сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления;
• о распределении стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования. [24]

Методика аудита материальных ценностей содержит ряд этапов. Рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Проверку операций с материальными ценностями рекомендуется начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения материалов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

Проверка запасов рассматривается обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение количества или оценки данных по запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости реализованной продукции), так и на балансе в целом.

• Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке товарно-материальных ценностей негативно отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация предприятия не имеет возможности точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов. [24]

В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят:

• присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам;
• наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам;
• способность решить тройную задачу:

1) обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения последних;

2) устранить двойной счет и обеспечить полноту охвата запасов;

3) выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся и поврежденные запасы;