Организация учета материальных запасов

Материальная ответственность представляет собой правовые отношения между предприятием и его работниками, которое обязывает их возмещать ущерб, возникающий вследствие недостачи, порчи, хищения ценностей в результате неправильных действий или бездействия работников, повлекших за собой возникновение ущерба. В связи с тем, что работники складского хозяйства являются материально ответственными лицами, они обязаны обеспечивать сохранность и предупреждать хищения, вверенных им товаров.

Договор о материальной ответственности представляет собой двустороннее соглашение, по которому стороны берут на себя определенные обязательства и имеют возможность требовать друг от друга выполнения принятых пунктов договора. Договор заключается в письменной форме в двух экземплярах и подписывается, с одной стороны - администрацией, с другой - материально ответственным лицом. Первый экземпляр хранится у администрации, второй - у материально ответственного лица. Все изменения должны быть внесены в оба экземпляра договора. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует весь период работы материально ответственного лица.

В договоре о материальной ответственности следует оговорить условия труда, порядок ведения учета и представления отчетности в бухгалтерию, мероприятия по обеспечению сохранности ценностей и порядок возмещения причиненного ущерба. Договор о материальной ответственности может быть расторгнут по инициативе сторон в случае несоблюдения любой из них своих обязательств. Перемещение материально ответственных работников (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная болезнь и т.п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей.

В случае не обеспечения сохранности ценностей материально ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд. Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине хозяйствующему субъекту, в случаях, когда:

• между работником и субъектом заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей;
• имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;
• ущерб причинен действиями работников, содержащими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке;
• ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, товаров, полуфабрикатов, изделий (продукции).

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), в результате которого причинен ущерб хозяйствующему субъекту.

У материально ответственных лиц, осуществляющих хранение материальных ценностей, должны быть:

• инструкции по приемке, хранению, отпуску и учету материальных ценностей, утвержденные руководителем субъекта;
• номенклатура-ценник материалов (товаров), находящихся в обращении на данном складе;
• нормы запаса материалов, отклонения от которых должны сообщаться службе маркетинга;
• список должностных лиц, которым предоставлено право затребовать и разрешить отпуск материалов, с образцами их подписей;
• список должностных лиц, которые обязаны входить в состав комиссий по приемке материальных ценностей;
• список материалов (товаров), которые должны приниматься при обязательном участии комиссии;
• график работы склада;
• сроки поверки весов и измерительных приборов.[11]

Под движением запасов понимается их поступление, перемещение внутри предприятия и выбытие. Источниками поступления и причины выбытия товарно-материальных запасов бывают самые различные. Это можно увидеть на рисунке 1.[9]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. - Движение запасов.

 

Первичные документы по движению товарно-материальных запасов играют важную роль в организации материального учета. Документальное оформление всех происходящих в предприятии хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных запасов, позволяет организовать систематический контроль за сохранностью на складах и у материально-ответственных лиц. Рационально разработанная первичная документация и схема документооборота по учету запасов дают возможность получать необходимую информацию для оперативного руководства компанией и осуществлять как предварительный, так и последующий контроль за их использованием.

Товарно-материальные запасы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих запасы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств, от собственного производства. Для выполнения работ, оказания услуг или производства продукции предприятия определяют потребность в товарно-материальных ресурсах и приобретают их или производят. На поставку необходимых запасов предприятие заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам.

Контроль над выполнением заключенных договоров поставки, за своевременностью поступления и оприходования товарно-материальных запасов осуществляется в крупных предприятиях отделом снабжения (маркетинга), в предприятиях среднего и малого бизнеса - менеджером по снабжению (маркетингу). Уполномоченные лица ведут оперативный учет выполнения договоров поставки: выполнение условий договора по ассортименту запасов, их количеству, цене, срокам отгрузки и прочее. Бухгалтер предприятия осуществляет контроль над организацией данного оперативного учета.

С товарно-материальными запасами поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, квитанции к железнодорожной накладной, сертификаты, спецификации, качественные удостоверения и другое, которые поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления. Затем транспортные документы передают ответственному исполнителю по снабжению для получения и доставки запасов.

Со станции железной дороги, пристани или аэропорта, а также от местных поставщиков ценности получает экспедитор предприятия. Для этого экспедитор получает в бухгалтерии предприятия доверенность заполненную учетным работником.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик). Его принимают на работу по согласованию с бухгалтером предприятия. По установленной форме с кладовщиком заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При отсутствии должности, заведующего склада его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности.

Учет движения и остатков материалов кладовщик ведет на карточках учета товарно-материальных запасов типовой формы. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершении операции. После каждой записи выводят остаток материальных ценностей. В результате склад предприятия располагает оперативными сведениями о состоянии запасов.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Лимитно-заборная карта используется для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов для производственных потребностей предприятия (цеха, на объекты, участки) в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем исходя из объемов производственных зданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на месяц, а при небольших объемах списания - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху-потребителю материальных ценностей, второй - складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах карты дату и количество отпущенных запасов и выводит остаток лимита по каждому их номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в карте склада - представитель подразделения-получателя. Все выданные лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения (маркетинга) в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля за своевременной сдачей карт после использования лимита. При автоматизации учета отпуска запасов лимит рассчитывается одновременно с выпиской лимитно-заборных карт с учетом использования лимитов. Бухгалтерия предприятия в установленные сроки осуществляет проверку правильности записи и вывода остатков в карточках на складах.

Все первичные документы со склада сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании реестра приемки-сдачи документов типовой формы, составленного материально-ответственными лицами в одном экземпляре.

В конце месяца на склад из бухгалтерии передают ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе типовой формы, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета товарно-материальных запасов. После этого ведомость возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам товарно-материальных запасов и в целом по ведомости. Данные ведомостей сверяют с итоговыми записями в регистрах синтетического учета.

Таким образом, функции заведующего складом сводятся к выписке приходных складских документов, ведению карточек учета товарно-материальных запасов, участию в составлении реестров приемки-сдачи документов и записи остатков в ведомость учета остатков.

По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

Бухгалтерия хозяйствующего субъекта осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении. [7]

Со склада в бухгалтерию поступают все приходные и расходные документы. После всесторонней их проверки, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Проверенные документы подвергают раздельной группировке в трех направлениях, отраженных на рисунке 2.

 

 

Документы
Приходные	Расходные
1. По складам и материально ответственным лицам
2. По группам или видам материалов
3. По поставщикам и другим источникам поступления	3. По объектам калькуляции и объектам других затрат

 

Рисунок 2 - Группировка приходных и расходных документов бухгалтерией предприятия

 

Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии совмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере  или в заменяющих его компьютерных распечатках.

Группировка документов по складам и материально-ответственным лицам, а также группам или видам материалов осуществляется составлением накопительных ведомостей, которые ведутся раздельно по приходу и расходу, отдельно для каждого склада. В конце месяца в накопительных ведомостях по приходу и расходу выводят итоги по группам материалов, синтетическим счетам и складу в целом, а в накопительных ведомостях по приходу, кроме того, остаток материалов, переходящий на следующий месяц.

Накопительные ведомости по приходу и расходу материалов содержат необходимые данные для заполнения ведомости «Движение материальных ценностей (в денежном выражении)», содержащей два раздела. Данные первого раздела позволяют получать информацию о поступлении материалов на предприятие по фактической себестоимости и учетным ценам, на основе которой определяется сумма и средний процент транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) или отклонений (+, -), а также сумма транспортно-заготовительных расходов (отклонений) на остаток материалов, подлежащая списанию.

Во втором разделе, на основании данных накопительных ведомостей или отчетов об остатках и движении материальных ценностей, осуществляется свод данных об остатках и движении ценностей за месяц по учетным ценам и фактической себестоимости. Данные этого раздела сверяются с главной книгой по счетам подраздела 1300 «Запасы».

Средний процент транспортно-заготовительных расходов или средний процент отклонений фактической себестоимости материалов от учетной стоимости по каждому синтетическому счету определяется по следующей формуле:

 

Средний процент ТЗР =_(ТЗР на начало месяца + ТЗР за месяц) х 120                                                      Остаток материалов на начало месяца +                                                        + поступление материалов за месяц -                                                                 - по  учетным ценам.

 

Группировку израсходованных материальных ценностей по объектам калькуляции выполняет производственный отдел бухгалтерии на основе первичных документов или путем распределения пропорционально нормативному расходу материалов на фактический выпуск продукции. На основе полученной группировки производится списание материальных ценностей по учетной стоимости и доле транспортно-заготовительных расходов или отклонений (+, -) на соответствующие счета и объекты калькуляции. [11]

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия товаров, тары и других видов ценностей в натуре данным бухгалтерского учета. Она проводится с целью обеспечения достоверности показателей бухгалтерского учета и сохранности имеющихся на складе ценностей. Инвентаризации подлежат как принадлежащие, так и не принадлежащие данному предприятию ценности. Инвентаризации проводятся в установленные сроки, а также при смене материально ответственных лиц, при проведении аудиторских проверок, после стихийных бедствий, по требованию контрольных и следственных органов и т.д.