Облік розрахунків з постачальниками та підрядниками

• при визнанні активу, придбаного в борг;
• при створенні забезпечення за рахунок витрат (резерв на оплату відпусток та інші забезпечення) звітного періоду, що супроводжується збільшенням витрат та збільшенням зобов'язань;
• при зменшенні забезпечення та збільшенні зобов'язання. Частина довгострокових зобов'язань, яка підлягає погашенню в термін до 12-ти місяців з дати балансу, відображається у складі поточної заборгованості.

В Інструкції із застосування Плану рахунків встановлено призначення і порядок ведення рахунків бухгалтерського обліку для узагальнення методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань та факти фінансово-господарської діяльності підприємств, організацій та інших юридичних осіб (крім банків і бюджетних установ).

Інструкція із застосування Плану рахунків спрямована на забезпечення єдності відображення однорідних за змістом господарських операцій на відповідних синтетичних рахунках і субрахунках. В Інструкції наведена коротка характеристика і призначення синтетичних рахунків і субрахунків, типова схема реєстрації та групування інформації про господарські операції (кореспонденція рахунків першого порядку).

 

 

 

РОЗДІЛ 2

ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ, ПІДРЯДНИКАМИ ТА ІНШИМИ КРЕДИТОРАМИ

 

 

2.1.  Документальне оформлення  господарських операцій з обліку  розрахунків з постачальниками, підрядниками та іншими кредиторами

 

Основними джерелами інформації для обліку розрахункових   відносин   по  товарних   операціях   є первинні    документи    з    обліку    розрахунків    з постачальниками і підрядниками.

Розрахунки з вітчизняними постачальниками та підрядниками здійснюються на підставі документів постачальника: накладних, рахунків-фактур, актів прийнятих робіт, послуг, податкових накладних, товарно-транспортних накладних.

Розрахункові документи, які надає підприємство-постачальник покупцю на суму оплати за отриману продукцію, виконані роботи та надані послуги повинні бути акцептовані.

Акцепт розрахункових документів - напис уповноваженої особи (акцептант) на рахунку, який засвідчує, згоду прийняти рахунок до платежу. Після цього покупець надає своєму банку платіжне доручення на оплату придбаного товару і отримує виписку уповноваженого банку про списання грошових коштів з поточного рахунку. Якщо оплата товару проводиться готівкою через підзвітну особу, то заповнюють видатковий касовий ордер на видачу готівки під звіт та авансовий звіт про використання виданої готівки (з квитанцією до прибуткового ордеру, чеком ЕККА, копію чеку з відміткою «сплачено»).

Підставою для оприбуткування та оплати придбаного товару також є документ, що підтверджує його якість.

Підставою для обліку імпортних товарів та їх руху є документи інофірми-постачальника, транспортно-експедиційних компаній по навантажувально-розвантажувальних і транспортних послугах, документи на послуги по зберіганню товару, розрахункові документи про сплату мита, зборів і податків.

Оприбуткування імпортних товарів на складі покупця проводиться на підставі зовнішньо економічного договору купівлі-продажу, вантажної митної декларації, приймального акту, акту експертизи торговельно-промислової палати, комерційних документів; транспортних накладних (СМR, залізничної накладної, авіа накладної, коносаменту, товарно-транспортної накладної, пакувальних листів). При купівлі товару за іноземну валюту обов'язково повинна складатись довідка бухгалтерії про наявність курсових різниць при перерахуванні заборгованості.

При виявленні недостачі або дефекту товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт.

Документи, що оформлюються при перерахуванні коштів, залежать від форми розрахунків: платіжне доручення, акредитив, інкасо, ВКО та інші.

Розрахункові документи - це складені за встановленою формою документи, що подаються до банку юридичними та фізичними особами і містять письмове доручення (чи вимогу) про перерахування певної суми грошей у безготівковій формі за отримані товари, роботи, послуги та різні платежі (до бюджету, фондів та ін.).

Розрахункові документи повинні вміщувати такі реквізити:  назву документа; номер документа, число, місяць, рік його виписки;  назви  платника й  одержувача коштів,  їх ідентифікаційні  коди, номери рахунків в установах банків; назви банків платника та одержувача, їх місцезнаходження та умовні номери за МФО (код банку); суму платежу цифрами та літерами; призначення платежу;   на   першому   примірнику    відбиток  печатки   та   підписи   осіб платника або (та) одержувача коштів;  підрозділи бюджетної класифікації та строк настання платежу (у разі перерахування коштів до бюджету);   суму  податку  на  додану  вартість  або  напис   «без   податку   на додану вартість».

Якщо хоча б один із вищезазначених реквізитів не заповнений або заповнений неправильно, банк такий документ до виконання не приймає.

Банк платника приймає документи від клієнта протягом операційного дня, час якого регламентується режимом роботи банку. Розрахунки за документами, що надійшли до банку протягом операційного дня, здійснюються банком того ж дня. Розрахунки за документами, які надійшли після завершення операційного дня, банк здійснює наступного дня.

Юридичною підставою для входження клієнта в систему електронних платежів «клієнт-банк» й обробки його електронних документів є окремий договір між ним і банком.

Основні платіжні документи при розрахунках з постачальниками є:

• об'ява на внесення готівки;
• грошові та розрахункові чеки;
• платіжні доручення;
• платіжні вимоги-доручення;
• акредитиви;
• інші документи (авізо, ордери тощо).

Доручення застосовуються в розрахунках за платежами товарного і нетоварного характеру.

Розрахунки дорученнями можуть здійснюватись:

• за фактично відвантажену продукцію (виконані роботи, надані послуги);
• в порядку попередньої оплати;
• для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості підприємств;
• для перерахування підприємствами сум, які належать фізичним особам (заробітна плата, пенсії, грошові доходи тощо), на їх рахунки, відкриті в установах банків;
• в інших випадках за згодою сторін.

Звіти по синтетичному обліку з рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»:

• оборотно-сальдова відомість;
• відомість по рахунку;
• аналіз рахунку за період та по датам;
• карточка рахунку;
• зведені проводки.

Ведення обліку завжди передбачає, що дані будь-якої господарської операції, відображені у відповідних документах, після їх належної перевірки мають бути записані в облікові регістри. Облікові регістри призначено для відображення, накопичення та зберігання облікових даних, вони представлені у вигляді спеціальних таблиць, які призначені для відображення документально оформлених господарських операцій в системі рахунків, накопичення та зберігання облікової інформації.

Облікові регістри можуть бути у вигляді відомостей, журналів, книг та журналів-ордерів. Вони призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахунка. За допомогою цих регістрів забезпечується контроль за наявністю і змінами кожного виду господарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебітором і кредитором та ін. Записи в регістри аналітичного обліку роблять більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники по відображуваній операції.

Для обліку розрахунків з постачальниками використовують комбіновані облікові регістри, які призначені для одночасного здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Органічне поєднання в одному регістрі аналітичного обліку із синтетичним є характерною особливістю сучасної техніки ведення обліку. Комбіновані регістри забезпечують можливість відображати відповідні об'єкти в аналітичному обліку й одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники. Крім того, відпадає необхідність в порівнянні записів на аналітичних і синтетичних рахунках: у такому регістрі підсумки записів на аналітичних рахунках служать підставою для бухгалтерських записів на синтетичних рахунках або замінюють їх. Прикладом такого комбінованого регістру є журнал-ордер до кредиту рахунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", в якому протягом місяця реєструють розрахунково-платіжні документи кожного постачальника за одержані матеріальні цінності і надані послуги і роблять відмітки про оплату їх . Записи роблять в розрізі кореспондуючих рахунків. Місячні підсумки цього журналу-ордера дають узагальнені (синтетичні) показники по кредиту рахунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками". Для відображення синтетичного обліку з постачальника ведуть Головну книгу.

 

 

2.2. Аналітичний і синтетичний облік розрахунків з постачальниками, підрядниками та іншими кредиторами

 

 

У процесі здійснення підприємницької діяльності суб’єкт господарювання взаємодіє з іншими підприємствами, організаціями, які поставляють матеріальні цінності, включаючи виробничі запаси, обладнання, інші активи, надають послуги, виконують роботи, необхідні для забезпечення звичайної діяльності підприємства. У результаті виникає поточна кредиторська заборгованість перед вітчизняними та іноземними постачальниками та підрядниками.

Розрахунки з постачальниками та підрядниками проводяться в готівковій, безготівковій формі або зарахуванням взаємних вимог на підставі первинних документів (накладних (додаток Д) ), товарно-транспортних накладних(додаток Е), актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) (додаток  Л), податкових накладних (додаток Ж), виписок банку).

Для обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками використовують рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками». Його призначено для ведення обліку розрахунків із постачальниками та підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності (у тому числі отримані від учасників промислово-фінансових груп (ПФГ)), виконані роботи, надані послуги.

За кредитом рахунка відображається заборгованість за одержані від постачальників та підрядників товарно-матеріальні цінності, прийняті роботи, послуги, за дебетом – її погашення, списання тощо.

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» має такі субрахунки:

• 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»;
• 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками»;
• 633 «Розрахунки з учасниками ПФГ».

На субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» ведеться облік розрахунків за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, надані послуги з вітчизняними постачальниками і підрядниками.

На субрахунку 632 «Розрахунки з іноземними постачальниками» ведеться облік розрахунків з іноземними постачальниками і підрядниками за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги.

На субрахунку 633 «Розрахунки з учасниками ПФГ» ведеться облік розрахунків за одержані ТМЦ, виконані роботи та надані послуги з учасниками промислово – фінансової групи.

Рахунок 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» призначений для узагальнення інформації про розрахунки з постачальниками й підрядниками за:

• отримані матеріальні цінності, прийняті виконані роботи й спожиті послуги, включаючи надання енергії, газу, пари, води, а також по доставці або переробці матеріальних цінностей, розрахунки, документи на які акцептовані й підлягають оплаті через банк;
• матеріальні цінності, роботи й послуги, розрахунки по яких виробляються в порядку планових платежів;
• матеріальні цінності, роботи й послуги, на які розрахункові документи від постачальників або підрядників не надійшли (так звані невідфактуровані поставки);
• надлишки матеріальних цінностей, виявлені при їхньому прийманні;
• отримані послуги по перевезеннях, у тому числі розрахунки по недоборах і переборам тарифу (фрахту), а також за всі види послуги зв'язку.

Синтетичний облік є кінцевим етапом бухгалтерського обліку, на якому узагальнюються дані первісного та аналітичного обліку. Узагальнені дані синтетичного обліку використовуються для складання фінансової звітності.

В таблиці 2.1 наведено основні бухгалтерські проведення з обліку розрахунків з постачальниками.

Таблиця 2. 1

Облік розрахунків з вітчизняними постачальниками

№	Зміст господарської операції	Дебет	Кредит	Сума, грн	Джерело інформації
1	Отримано ТМЦ  від постачальника	20	631	1000	Накладна
2	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	200	Податкова накладна
3	Нарахована сума транспортних витрат	20	631	100	Товарно-транспортна накладна
4	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	20	Податкова накладна
5	Перераховано кошти постачальнику за товар та транспортні витрати	631	311	1520	Платіжне доручення
6	Одержано від постачальника МШП	22	631	300	Накладна
7	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	60	Податкова накладна
8	Виставлено претензію	374	631	400	Платіжне доручення
9	Одержання від постачальника основних засобів	15	631	2000	Накладна
10	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	400	Податкова накладна
11	Нарахована сума транспортних витрат	15	631	200	Транспортна накладна
12	Нарахована сума податкового кредиту з ПДВ	641	631	40	Податкова накладна
13	Введено в експлуатацію основні засоби	10	15	2200	Акт введення в експлуатацію
14	Перераховано кошти постачальнику	631	311	2640	Платіжне доручення