Облік обсягу автотранспортних послуг і виконаних робіт

   До  прибуття автомобіля ТТН оформлюється вантажовідправником під копіювальний папір на кожну партію вантажу. У  випадку, якщо в розділі товарно-транспортної накладної «Інформація про вантаж», неможливо перерахувати всі назви і характеристики наданих до перевезення товарно-матеріальних цінностей, до товарного розділу товарно-транспортної накладної додається належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку).

   При цьому у товарному розділі товарно-транспортної накладної здійснюється відповідна відмітка, а замість суми записується назва спеціалізованих форм товарних накладних, норми і дати виписки. У цьому разі ТТН без товарної накладної або іншої зазначеної у ній спеціалізованої форми вважається недійсною і не може використовуватися для розрахунків з вантажовідправниками і вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водію.

   Поставивши  дату виписки ТТН, вантажовідправник  зазначає найменування підприємства, яке проводить оплату транспортних робіт та послуг. Замовником може бути як сам вантажовідправник, так і вантажоодержувач, якщо за домовленістю сторін вантажоодержувач вивозить вантаж власним транспортом або укладає договір на перевезення з іншою особою. Також записується власне найменування та ідентифікаційний код; найменування підприємства (організації), яке одержує (оприбутковує) перераховані у ТТН матеріальні цінності, та його код; адреса пункту навантаження та пункту розвантаження відповідно до договору на поставку вантажу; назва, кількість і вартість кожного виду виробничих запасів, які будуть відвантажені вантажоодержувачу.

   Представник вантажовідправника, який відповідає за відвантаження, засвідчує своїм  підписом здійснені записи.

   Якщо  вантаж перевозиться в контейнерах  або цистернах під пломбою, на ТТН проставляється відбиток пломби. Тут також вказуються прописом загальна кількість місць, загальна маса вантажу  з точністю до 0,01 тонни. Цей запис  підтверджується підписом представника перевізника (із зазначенням його прізвища та ініціалів.

   Після прибуття автомобіля вантажовідправник  на підставі наданого водієм подорожнього листа записує його номер у  товарно-транспортній накладній, зазначає найменування перевізника вантажу, прізвище та ініціали водія, марку і державні номери автомобіля та причепів, що прибули під навантаження.

   Після завантаження автомобіля у відповідних  графах зазначаються: номери документів, доданих до ТТН (товарних, залізничних  накладних, сертифікатів, посвідчень тощо); скорочена назва виду упаковки (кількість місць по кожному найменуванню вантажу і кожному виду упаковки), при перевезенні неупакованого вантажу зазначається скорочено “н/з”(кількість місць не зазначається).

   Вантажовідправник зазначає, яким способом визначена маса вантажу при зважуванні, тип терезів або здійснює відповідний запис, якщо маса вантажу визначена за стандартом, замірюванням або розрахунком.

   У розділі «Вантажно-розвантажувальні операції» вантажовідправник зазначає:

   - найменування організації, що виконує вантажні операції (нею може бути сам вантажовідправник, перевізник або інша організація);

   - спосіб навантаження (ручний, механізований,  наливом, з бункера тощо), найменування  механізму, що виконував навантажувальні  роботи, і його характеристику (вантажопідйомність, місткість ковша тощо), час прибуття і вибуття автомобіля, час його простою під навантаженням.

   Достовірність зазначених реквізитів засвідчує своїм  підписом представник вантажовідправника, відповідальний за проведення навантажувальних робіт.

   У тому разі, якщо договором на перевезення  вантажу в обов'язки перевізникові  вантажу ставиться його експедитування і вантажоодержувачем видано доручення  на його отримання, водій-експедитор приймає  вантаж згідно з наданими вантажовідправником  ТТН, про що в рядку “Прийняв водій-експедитор” здійснює відповідний запис, вказує своє прізвище, ініціали і власним підписом на всіх примірниках ТТН засвідчує зразок відбитка пломби, кількість місць, масу вантажу і номери контейнерів, прийнятих до перевезення, а в рядку “Здав водій-експедитор” водій власним підписом засвідчує здачу вантажу вантажоодержувачеві.

   Перевізник  при отриманні вантажу отримує  три примірники ТТН і документи (товарні, залізничні накладні, сертифікати, посвідчення, свідоцтва тощо), які  зазначаються вантажовідправником у відповідній графі.

   До  обов'язків перевізника входить  приймання вантажу у вантажовідправника, транспортування вантажу та передача його вантажоодержувачу, а також  облік виконаних обсягів транспортних робіт та надання рахунків до оплати замовнику. В міру виконання завдань представник перевізника заповнює відповідні рядки ТТН.

   Приймаючи вантаж у вантажовідправника, перевізник засвідчує своїм підписом відбиток пломби, кількість місць, масу вантажу, номера контейнерів.

   При заповненні ТТН перевізник проставляє код замовника, номер маршруту, гаражні номери причепів, вид перевезень, відомості про вантаж, зазначає загальну кількість рейсів згідно з талонами, доданими до однієї ТТН, оформленої для перевезення однорідних вантажів від вантажовідправника за адресою вантажоодержувача на одну і ту ж відстань за умови забезпечення цілісності вантажу, у відповідних рядках зазначає: відстань перевезення вантажу з розподілом за групами доріг на підставі таблиці відстаней; код вантажу, вартість транспортних послуг, яка повинна бути сплачена замовником автотранспорту, і нарахування заробітної плати водію за їх виконання. Розрахунки виконуються на підставі тарифних розцінок, поправних коефіцієнтів до заробітної плати водія та основного тарифу згідно з домовленістю перевізника і замовника автотранспорту. Відповідальна особа виконує розрахунки вартості транспортних робіт (послуг), заробітної плати водія.

   ТТН є підставою для визначення обсягів  вантажних перевезень (у тоннах і  тонно-кілометрах) та включення їх у подорожній лист і талон замовника для розрахунків перевізника із замовником автотранспорту за виконані роботи.

   Перевізник  здає вантаж у пункті призначення  вантажоодержувачу згідно з ТТН. Вантаж здається вантажоодержувачу  у пункті призначення за масою і кількістю місць, у порядку і способом, за якими вантажі були прийняті від вантажовідправника (зважуванням на вагах, обмірюванням, підрахунком місць тощо). Вантажі, які прибули у непошкоджених кузовах автомобілів (причепах, окремих секціях автомобіля, контейнерах і цистернах) та з непошкодженими пломбами вантажовідправника, видаються вантажоодержувачу без перевірки маси, стану вантажів і кількості вантажних місць.

   Після доставки вантажу водій-експедитор здає три примірник ТТН представнику вантажоодержувача, відповідального за приймання вантажу, який під копіювальний папір у розділі "Вантажно-розвантажувальні операції"" зазначає всі необхідні дані.

   Третій  і четвертий примірники ТТН, засвідчені підписами та печатками (штампами) вантажовідправника і вантажоодержувача, разом з подорожнім листом водій здає диспетчеру перевізника.

   Залежно від того, хто здійснює перевезення  вантажу: перевізник-вантажовідправник  чи перевізник-автотранспортне підприємство, відповідальна особа перевізника  робить остаточний розрахунок вартості виконаних транспортних робіт.

   Після отримання двох примірників товарно-транспортної накладної заповнюють розділи “Розрахунки  вартості” і “Таксування”.

   Після повернення до гаражу водій здає ТТН  відповідальній особі перевізника  або вантажовідправника (при перевезенні вантажу власним транспортом), яка перевіряє повноту і правильність заповнення реквізитів.

   За  всі наслідки недостовірності, неточності відомостей, вказаних відповідальними  особами у первинній транспортній документації, у тому числі ТТН, призначеній для оформлення перевезення вантажів автомобільним транспортом і проведення розрахунків за транспортну роботу, відповідають перевізник, вантажовідправник і вантажоодержувач.

   Особи, відповідальні за оформлення первинної  транспортної документації, несуть персональну відповідальність за достовірність вказаних у цих документах даних, а завдані збитки відшкодовуються ними у порядку, встановленому чинним законодавством.

   Після доставки вантажу водій-експедитор здає три примірники ТТН представникові вантажоодержувача, відповідальному за прийняття вантажу. Вантажоодержувач під копіювальний папір у рядку “Розвантаження” зазначає всі необхідні відомості, найменування організації, яка виконує розвантажувальні роботи, спосіб розвантаження, час прибуття автомобіля під розвантаження і вибуття його після закінчення операції, виконані при розвантаженні і прийманні вантажу додаткові операції.

   Факт  приймання-передачі вантажу матеріально  відповідальна особа підтверджує  підписом у рядку “Прийняв”, зазначаючи прізвище, ініціали і власну посаду, наносить відбиток пломби, якою здійснено пломбування доставленого вантажу.

   Оформлені належним чином третій та четвертий  примірники вантажоодержувач повертає перевізнику, які разом з подорожнім листом той здає диспетчерові або  іншій особі перевізника, відповідальній за проведення розрахунків вартості транспортних робіт і послуг, нарахування заробітної плати водію. Третій примірник ТТН перевізник надсилає замовникові автотранспорту для оплати за перевезення.

   Перевізник, вантажовідправник і вантажоодержувач несуть відповідальність за повноту заповнення первинної транспортної документації, за всі наслідки через недостовірність, неточність відомостей, зазначених відповідальними особами.

   Талон замовника типової форми № 1-ТЗ є обов'язковим документом для розрахунків перевізника з замовником автоперевезень. Талон замовника оформляється у перевізника у двох примірниках під копіювальний папір. В ньому вказується дата видачі та номер подорожнього листа, до якого цей талон додається, а також найменування перевізника, марка та державний номер автомобіля, марка та державний номер причепу, найменування замовника, прізвище, ініціали та посада особи, відповідальної за використання автомобілю.

   Талон замовника засвідчується підписом відповідальної особи та штампом замовника.

   Перший  примірник талону залишається у  замовника та є підставою для  розрахунків з перевізником. Другий примірник разом з ТТН та подорожнім листом водій передає відповідальній особі перевізника.

   Таким чином, після завершення транспортного процесу у кожного з учасників залишаються примірники ТТН, в необхідних випадках - талон замовника, на підставі яких відбувається списання та оприбуткування цінностей, а також облік виконаних транспортних робіт, списання ПММ та нарахування заробітної плати водіям.

   У разі псування або пошкодження вантажу, а також у разі виявлення розбіжностей у документах перевізника і вантажовідправника (вантажоодержувача) оформлюється акт, у якому перевізник, вантажовідправник  і вантажоодержувач засвідчують  в акті такі обставини:

• невідповідність між найменуванням, масою і кількістю місць вантажу в натурі і за даними, які зазначені у товарно-транспортній накладній;
• порушення або відсутність пломб на кузові автомобіля або контейнері;
• простій автомобіля у пунктах навантаження і розвантаження понад встановлені норми часу;
• інші обставини.

   Записи  в акті засвідчуються підписами  вантажовідправника (вантажоодержувача) і водія. Односторонні записи в акті як вантажовідправника (вантажоодержувача), так і водія вважаються недійсними.

   Навантажувально-розвантажувальні роботи взаємопов'язані з транспортуванням вантажів, тому в їх оформленні застосовується та ж товарно-транспортна документація, що й при перевезенні вантажів. Облік роботи вантажно-розвантажувальних  механізмів здійснюється в змінних рапортах. Виконані навантажувально-розвантажувальні роботи оплачуються за тарифами за одну тонно-операцію, окремо за роботи, що виконані ручним і механізованим способами. При виконанні робіт, за якими неможливий облік маси переробленого вантажу, оплата відбувається за погодинним тарифом за використання навантажувально-розвантажувальних механізмів. Тому в документації з обліку виконаних навантажувально-розвантажувальних робіт разом з обсягом цих робіт відображається використання механізмів (простої з вини клієнтів, транспортування до місця роботи тощо).