Облік наявності та руху основних засобів

       при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

       при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

       за  приписом судово-слідчих органів;

       у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

       при передачі підприємств та їх структурних  підрозділів (на дату передачі). Інвентаризація може не проводитися у разі передачі підприємств та їх структурних підрозділів  в межах одного органу, до сфери  управління якого входять ці підприємства;

       у разі ліквідації підприємства [25].

       При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення інвентаризації обов’язково у разі зміни керівника  колективу (бригадира), вибуття з  колективу (бригади) більше половини його членів, а також за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади).

       У випадках, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, інвентаризації підлягають також майно, що не належать підприємству, та облік яких ведеться на позабалансових рахунках.

       Інвентаризацію  основних засобів ВАТ «Костянтинівського хлібокомбінату» проводить комісія, призначена наказом керівника підприємства довільної форми, з компетентних осіб у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником. Очолює комісію керівник або його заступник.

       На  підприємствах, де через великий  обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються  робочі інвентаризаційні комісії у  складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд [25].

       До  початку інвентаризації основних засобів  на вимогу робочої інвентаризаційної  комісії матеріально відповідальна  особа складає звіт на дату проведення інвентаризації та дає розписку, яка  включається до заголовної частини  інвентаризаційного опису, із зазначенням, що всі цінності, які перебувають  на її відповідальному зберіганні, оприбутковані повністю або належним чином списані у видаток. Голова комісії перевіряє звіт, підписує кожен документ із зазначенням дати та передає до бухгалтерії. Фактична наявність основних засобів фіксується в інвентаризаційному описі (формі  № інв-1, що залишилася ще з радянських часів, аналога їй поки що немає.), який складається у двох примірниках, виправлення та підчищення у них  не допускаються (дод. Ж 1). Якщо ви правлення все-таки зроблені, то зверху робиться правильний запис та завіряється підписами членів комісії. У ньому зазначається найменування, кількість, сорт, вид, інвентарний номер основних засобів, первісна вартість, суми зносу та суми лишків, строк корисного використання тощо. На орендовані основні засоби заводять окремий опис.

       Комісія у затвердженому наказом складі починає інвентаризацію основних засобів з перевірки наявності як власних основних засобів, які безпосередньо є на підприємстві, так і основних засобів, зданих (отриманих) в оренду (прокат) або на відповідальне зберігання.

       Також комісія перевіряє  документи  про передачу об'єктів у ремонт, у разі якщо є основні засоби, що перебувають у ремонті, та основних засобів, що ремонтуються на інших підприємствах; облікові регістри для виявлення  об'єктів, не взятих на облік, а також  тих, щодо яких немає або вказано  неправильні дані (інвентаризаційна комісія включає їх до інвентаризаційного опису разом із технічними показниками  цих об'єктів) [30].

       Результати  інвентаризації (лишки і недостачі, тобто розбіжності між даними бухгалтерського обліку та фактичною  наявністю) комісія ВАТ «Костянтинівського хлібокомбінату» відображає в Акті, який складається у двох примірниках та затверджується керівником підприємства. Інвентаризаційна комісія повинна одержати письмові пояснення від відповідальних осіб, за якими встановлюють причини і характер розбіжностей.

       На  підставі акта інвентаризації та інвентаризаційного опису при виявленні розбіжностей складають порівняльну відомість (форма № інв-18), яка застосовується для відображення результатів інвентаризації основних засобів, що обліковуються  на підприємстві.

       Виявлені  результати інвентаризації повинні  бути врегульовані протягом 10 днів після  закінчення інвентаризації, а потім  відображають у бухгалтерського  обліку підприємства утому місяці, в якому закінчено інвентаризацію.

       Протокол  інвентаризаційної комісії (дод. Ж 2) повинен бути у 5-денний термін розглянутий і затверджений керівником підприємства; затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року.

       Якщо  матеріально відповідальні особи  виявляють після інвентаризації помилки в інвентаризаційних  описах, вони повинні негайно (до відкриття  складу, комори, відділу, секції тощо) заявити  про це інвентаризаційній комісії, яка після перевірки вказаних фактів та їх підтвердження проводить  виправлення помилок [25].

       Причини виникнення лишків:

       не  відображення купленого чи створеного об'єкта в інвентаризаційній відомості [8];

       відсутність інвентарного чи номенклатурного номера;

       відсутність документів на купівлю та виготовлення об'єкта, що підтверджують факт власності  на нього підприємства;

       введення  об'єкта в експлуатацію без відображення в обліку, тобто об'єкт обліковується  на складі капітальних вкладень;

       експлуатація  об'єкта без відображення господарською  операцією у бухгалтерському  обліку;

       експлуатація  об'єкта за нульовою залишковою вартістю після його списання зі 100-відсотковим  нарахуванням зносу.

       Об'єкти основних засобів, які раніше не були прийняті на облік, оцінюють за відновною  вартістю і зараховують до складу інших доходів від звичайної  діяльності.

       На  базовому підприємстві таких випадків за досліджуваний період не траплялося. В фінансовому обліку були б відображено  так.

       Багатофункціональний  друкувальний пристрій зараховано на баланс за первісною вартістю:

       Дт  106 „Інструменти, прилади та інвентар”

       Кт  746 „Інші доходи від звичайної діяльності”                                          (ж 6)

       Відображено суму зносу:

       Дт  746 „Інші доходи від звичайної діяльності”

       Кт  131 „Знос основних засобів”                                                                   ( ж 4)

       Надлишок  списано на фінансовий результат:

       Дт  746 „Інші доходи від звичайної діяльності”

       Кт  791 „Результат операційної діяльності”                                                (ж 6)

       Причини виникнення нестачі: розкрадання, відсутність  документів на вибуття основних засобів, відсутність відображення в обліку вибулих основних засобів, псування, розтрати [30].

       На  ВАТ «Костянтинівський хлібокомбінат»  у разі проведення інвентаризації за досліджуваний період випадків кражі не було. Однак якби це сталося, то в фінансовому обліку були відображені наступні проводки.

       Виявлено  нестачу основних засобів:

       Дт  072 „Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей”

       Відображено суму зносу факсу:

       Дт  131„Знос основних засобів”

       Кт  109 „Інші основних засобів”                                                                 ( ж 4 )

       Списано на витрати залишкову вартість факсу:

       Дт  976 „Списання необоротних активів”

       Кт  109 „Інші основних засобів”                                                                  ( ж 4 )

       Встановлено винуватця нестачі:

       Кт 072 „Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей”

       Показано  суму заборгованості й одночасно  виявлено винного працівника підприємства:

       Дт  375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”

       Кт  716 „Відшкодування раніше списання активів”                                   (ж 6)

       Відображено заборгованість перед бюджетом:

       Дт  375 „Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”

       Кт  642 „Розрахунки за обов’язковими платежами”                                   ( ж 3)

       Відкориговано податковий кредит з ПДВ (сторно):

       Дт  641 „Розрахунки за податками”

       Кт  644 „Податковий кредит”                                                                         ( ж 3)

       Включено  до складу витрат суму податкового  кредиту:

       Дт  976 „Списання необоротних активів”

       Кт  644 „Податковий кредит”                                                                         ( ж 3)

       Списано витрати на фінансовий результат:

       Дт  793 „Результат іншої звичайної діяльності”

       Кт  976 „Списання необоротних активів”                                                    ( ж 6)

       Списано витрати на фінансовий результат:

       Дт  716 „Відшкодування раніше списання активів”

       Кт  793 „Результат іншої звичайної діяльності”                                         ( ж 5)

       В інвентаризаційних відомостях наводяться дані про дату придбання чи спорудження  не відображених у бухгалтерському  обліку основних засобів. При інвентаризації перевіряється наявність документів на земельні ділянки, водоймища та інші об’єкти природних ресурсів, що підтверджують право власності  підприємства на них. При виявленні  придатних для використання об’єктів основних засобів, залишкова вартість яких дорівнює нулю, постійно діючою (робочою) інвентаризаційною комісією оформлюється пропозиція про визначення їх справедливої та ліквідаційної вартості.

       Сума, що підлягає відшкодуванню, визначається згідно з вимогами Порядку оцінки збитку від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого  постановою Кабінету Міністрів України  від 22.01.1996 № 116. Згідно з цим Порядком розмір збитку від недостачі основних засобів визначається виходячи з  балансової вартості основних засобів (за вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50% їх балансової вартості на день виявлення недостачі з  урахуванням індексів інфляції, - відповідного розміру ПДВ і акцизного збору (по підакцизних засобах) за формулою:

       Рз = [(Бв – А)· Іінф + ПДВ +Аз]· 2                                                               (5.1)

       де  Рз - розмір збитку; Бв - балансова вартість; А - амортизаційні відрахування; Іінф - загальний індекс інфляції (визначений Держкомстатом України); ПДВ –  податок на додану вартість; Аз - акцизний збір; 2 – коефіцієнт, який застосовується до визначеної суми по недостачі вузлів, деталей, що виготовляється підприємствами для внутрішньовиробничих потреб) [8].

       Із  відшкодованої суми покриваються збитки підприємства по недостачі основних засобів, а різниця між сумою  відшкодування нанесених збитків  і балансовою вартістю відсутніх  товарів підлягає обов'язковому перерахуванню  до бюджету.

       Несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації, невжиття заходів для відшкодування  з винних осіб збитків від недостач, розтрат і крадіжок, відповідно до законодавства України, тягнуть  за собою накладення штрафу: