Облік грошових коштів в національній валюті

Слід зауважити, що підприємства, які виробляють та переробляють сільськогосподарську продукцію, різних організаційно-правових форм можуть установлювати (переглядати) ліміт каси на період заготівлі та переробки сільськогосподарської продукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів (надходження або видачі готівки) за будь-які три місяці сезону виробництва (переробки) сільськогосподарської продукції попереднього року.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень. Слід зазначити, що сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати 10000 гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Десятитисячне обмеження введено постановою Правління Національного банку України „Про встановлення граничної суми готівкового розрахунку” від 09.02.2005 р. № 32.

Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Зазначені обмеження не стосуються: розрахунків підприємств з фізичними особами, бюджетами та державними цільовими фондами; добровільних пожертвувань та благодійної допомоги; розрахунків підприємств за спожиту ними електроенергію; використання коштів, виданих на відрядження; розрахунків підприємств між собою під час закупівлі сільськогосподарської продукції.

Готівкова виручка підприємства (підприємців) може використовуватися ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов’язковими платежами). Підприємства, що мають податковий борг, здійснюють виплати, що пов’язані з оплатою праці (крім виплат через екстрені (невідкладні) обставини), виключно за рахунок коштів, одержаних з установ банків.

 

 

3.1 Первинний  облік грошових коштів у касі та інших грошових коштів

Касові операції оформляються документами, типові форми і порядок заповнення яких затверджено наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 р. № 51 „Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” і мають застосовуватися на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Надходження готівки в касу оформляється „Прибутковим касовим ордером” (форма № КО-1), підписаним головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Квитанція до прибуткового касового ордеру за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата, видається особі, що здала гроші в касу підприємства.

Основними реквізитами документу є:

- найменування підприємства;

- дата здійснення операції;

- кореспондуючі рахунки;

- сума цифрою та прописом;

- прізвище, ім'я, по-батькові особи, що вносить кошти;

- підстава для здійснення операції (№ наказу, документ);

- підпис осіб і печатка.

Прибутковий касовий  ордер, по якому отримана готівка, залишається  в касі.

Гроші з каси підприємства видаються за „Видатковим касовим ордером” (форма № КО-2), підписаним керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. Крім вище перерахованих реквізитів у видатковому касовому ордері обов’язково вказується документ, який підтверджує особу, що отримала кошти.

  До видаткових ордерів можуть додаватись заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках тощо) є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах необов’язковий.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами можуть проводитися тільки в день їх складання. Ніяких виправлень в прибуткових і видаткових ордерах не допускається. Вони заповнюються чорнилом (кульковою ручкою), за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних записів чи іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.

Видача грошей з каси може проводитись і за іншими документами: платіжній відомості – при видачі заробітної плати; за дорученням – якщо особа доручає одержати свої гроші іншій особі. При цьому видатковий касовий ордер складають на загальну суму виданої заробітної плати по платіжній відомості, а якщо гроші видаються за дорученням, то в ордері вказують, на чиє прізвище, ім’я, по батькові виписане доручення.

По закінченні терміну  видачі заробітної плати готівкою у платіжній (розрахунково-платіжній) відомості навпроти прізвища осіб, яким не виплачено заробітну плату, касир проставляє штамп або робить відмітку від руки „Депоновано” і складає реєстр депонованих сум. У платіжній відомості робиться помітка про фактично виплачену суму готівки і суму, яку необхідно депонувати і завіряється підписом касира.

Прибуткові та видаткові  ордери виписуються в одному екземплярі бухгалтером, нумеруються окремо в послідовності від початку до закінчення року і реєструються бухгалтерією в „Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів” (форми № КО-3, КО-3а). Журнал форми КО-3 за побудовою є одностороннім документом і відкривається окремо на прибуткові і окремо на видаткові касові документи. Журнал форми КО-3а є двостороннім, в якому прибуткові касові ордери реєструються в лівій частині, а прибуткові – у правій частині документа. Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів має такий вигляд (табл. 3.1).

 

Таблиця 3.1 - Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів

 

Прибуткові касові ордери		Сума	Примітки	Видаткові касові ордери		Сума	Примітки
Дата	№			Дата	№

 

Усі надходження та видача готівки підприємства обліковуються  в Касовій книзі (форма № КО-4), яка застосовується для обліку руху грошей в касі.

Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу, яку слід пронумерувати, прошити й опечатати сургучем або мастиковою печаткою. Кількість сторінок у касовій книзі засвідчується підписом керівника і головного бухгалтера підприємства.

Касова книга – це обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства. В книзі, в хронологічній послідовності відображається витрачання і надходження готівки. Записи в касовій книзі касир робить одразу після отримання чи видачі грошей за кожним ордером.

Записи в книзі ведуться у двох примірниках через копіювальний папір ручкою темного кольору. Перший примірник залишається у касовій книзі, а другий – відривається і разом з прибутковими і видатковими касовими ордерами та іншими документами передається в бухгалтерію. Другі примірники аркушів касової книги є звітом касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами.

Підчистки та неоговорені  виправлення в касовій книзі  забороняються. Зроблені виправлення  засвідчуються підписами касира і головного бухгалтера.

Щоденно наприкінці робочого дня касир підводить підсумки за день, виводить залишок грошей у  касі на наступне число і передає  в бухгалтерію як звіт касира другий примірник з прибутковими та видатковими  документами під розписку в касовій книзі.

Звіт касира – це документ, який має вигляд відривного аркушу Касової книги, з додатком видаткових та прибуткових касових документів, що передається до бухгалтерії.

Одержані касові звіти  й документи обробляються. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинним документом, відтак у кожному документі та у звіті проставляється шифр синтетичного рахунка і субрахунків, що кореспондують з рахунком 30 „Каса”. Залишок грошей на початок дня за звітом касира бухгалтер звіряє із залишком грошей на кінець дня, виведеним у попередньому звіті, й перевіряє правильність виведених оборотів і залишків.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей (форма № КО – 5) застосовується для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі, яка виплачує заробітну плату, та повернення готівкових грошей і сплачених документів. Книгу веде касир, видача та повернення грошей, сплачених документів підтверджується підписами.

До первинних касових  документів, які оформляються по операціях  в національній валюті, також відносяться  оголошенння про внесення готівки, грошовий чек, повідомлення, заява про  переказ готівки і повідомлення про отримання переказу.

Бланки касових документів виготовляються друкарським способом або з використанням комп’ютерної техніки з відображенням обов’язкових реквізитів, окрім грошових чеків, які виготовляються тільки друкарським способом.

Готівка з поточного  рахунку в касу підприємства для виплати заробітної плати, пенсій, допомоги по лікарняним листкам, премії, на господарські витрати і витрати на відрядження видається банком на підставі грошового чеку.

Грошовий чек є розпорядженням підприємства банку видати вказану в ньому суму готівки з його поточного рахунка. Грошовий чек складається з корінця і безпосередньо самого чека, реквізити яких повинні бути ідентичними. В чеку обов’язково зазначається на які цілі отримуються кошти. Чеки зброшуровані в чекову книжку, яку підприємство одержує у відділенні банку і зберігає у касі разом із готівкою.

Після надходження коштів з банку на підприємство виписується  Прибутковий касовий ордер на загальну суму.

Готівку до банку приймають  за наявності таких документів: оголошення про внесення готівки, повідомлень, заяв про переказ готівки.

Готівку, яку отримано в банку і не витрачено на зазначені  цілі, або виручку отриману в касу і яка перевищує встановлений ліміт необхідно вносити на поточний рахунок у банку.

При цьому оформлюють Заяву на переказ готівки, яка є письмовим наказом банку на зарахування готівки на поточний рахунок. Заява оформлюється в одному примірнику і в ній обов’язково вказується джерело утворення готівки. Заява складається з двох частин : перша, з підписом працівника підприємства, залишається в установі банку, друга ( квитанція) з підписами відповідальних осіб банку і відбитком печатки (штампу)  передається особі яка вносила кошти.

Підприємства (організації) при здачі грошей інкасаторам  виписують до кожної сумки під  копірку у трьох екземплярах супровідну відомість до сумки з грошовим виторгом.

Гранична сума готівкового  розрахунку одного підприємства з іншими підприємствами протягом одного дня  за одним або кількома платіжними документами встановлена у розмірі 10 тисяч грн.

 

 

3.2 Синтетичний та аналітичний облік грошових коштів у касі та інших грошових коштів

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства Планом рахунків передбачено рахунок 30 „Каса”. Рахунок активний, балансовий, основний, інвентарний. За дебетом відображається надходження грошових коштів до каси, за кредитом виплата грошових коштів з каси підприємства. До рахунку 30 „Каса” відкривається субрахунок 301 „Каса в національній валюті”.

Облік операцій по кредиту  рахунку  30 „Каса” ведуть у Журналі-ордері № 1, який використовують для записів протягом року. Підставою для заповнення цього регістру є звіти касира (другий примірник касової книги), в яких проти кожної суми проставляють номер кореспондуючого рахунку. Операції з однаковою кореспонденцією рахунків об’єднують і записують у Журнал однією сумою. Наприкінці кожного місяця в Журналі визначають підсумки кредитових оборотів рахунку 30 „Каса” у кореспонденції з іншими рахунками, які, після звірки з іншими регістрами, записують у Головну книгу.

Для обліку операцій за дебетом рахунку 30 „Каса” призначена Відомість1.1. У Відомості 1.1 підраховують підсумки по дебету рахунку 30 „Каса” і визначають сальдо на перше число наступного за звітним місяця.

В окремому розділі Журналу 1 наводяться аналітичні дані до рахунку 30 „Каса”, в якому відображають надходження і витрачання готівкових коштів від операційної, інвестиційної та фінансової діяльності.

В кінці місяця кредитові  обороти рахунку 30 „Каса” Журналу 1 переносять у Головну книгу. Обороти за дебетом каси в Головну книгу будуть занесені при рознесенні сум інших журналів (журналів-ордерів) з кредиту відповідних рахунків.

Залишок грошових коштів на кінець місяця, що вказаний у відомості до Журналу 1, повинен відповідати залишку останнього в даному місяці касовому Звіту касира і даним Головної книги.

Основні бухгалтерські  проводки за рахунком 30 „Каса” наведені у табл. 3.2

Таблиця 3.2  Основні  бухгалтерські проводки за рахунком 30 „Каса”

Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
	дебет	кредит
Готівка в національній валюті, що, надійшла в касу за реалізовану продукцію і матеріальні цінності	301 ”Каса в національній валюті”	701 „Дохід від реалізації готової  продукції”, 702 „Дохід від реалізації товарів”, 703 „Дохід від реалізації робіт  і послуг”
Одержано з поточного рахунку  готівкові кошти в національній валюті	301 ”Каса в національній валюті”	311 ”Рахунки в банках в національній валюті”
Надійшли в касу суми невикористаного  авансу в національній валюті	301 ”Каса в національній валюті”	372 „Розрахунки з підзвітними особами”
Внесено готівку в рахунок внеску до статутного капіталу в національній валюті	301 ”Каса в національній валюті”	46 „Неоплачений капітал”
Виявлені лишки коштів у касі в результаті інвентаризації	301 ”Каса в національній валюті”	719 „Інші доходи від операційної  діяльності”
Продовження таблиці 3.2
Внесено на поточний рахунок готівкові  кошти в національній валюті	31 „Рахунки в банках в національній валюті”	301 ”Каса в національній валюті”
Видано кошти під звіт в національній валюті	372 „Розрахунки з підзвітними особами”	301 ”Каса в національній валюті”
Видана заробітна плата з  каси	66 „Розрахунки з персоналом”	301 ”Каса в національній валюті”
Виявлена недостача коштів у  касі	947 ”Нестачі та втрати від псування цінностей”	301 ”Каса в національній валюті”