Материально-производственные запасы, аспект бухгалтерской (финансовой) отчетности

    Следует отметить, что счет 14 «Резервы под  снижение стоимости материальных ценностей» применяется для обобщения информации о резервах под отклонение стоимости  не только по счету 10 «Материалы», но и  по другим средствам в обороте – незавершенному производству, готовой продукции, товарам.

    Оценка  материалов осуществляется на основании  ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». То есть выбытие их отражают можно одним из следующих способов:

1)по себестоимости каждой единицы;

    2) по средней себестоимости;

    3) по себестоимости первых по  времени приобретения материалов (способ ФИФО);

1.3 ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ  МАТЕРИАЛОВ

    Первичные документы по поступлению, а также  по расходу производственных запасов  играют важную роль в организации учета сырья и материалов, непосредственно по ним осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за поступлением, движением и рациональным использованием.

    Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств собственного производства.

    Для выполнения производственной программы  предприятия определяют потребность  в материальных ресурсах и приобретают  или производят их. На поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Контроль за выполнением плана материально – технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально – технического снабжения.

    Поступающие в организацию материалы оформляют  бухгалтерскими документами в следующем  порядке.

    Вместе  с отгрузкой продукции поставщик  высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование (в двух экземплярах: один непосредственно покупателю, другой – через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

    В отделе снабжения по поступающим  документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качество материалов и другим договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут Журнал учета поступающих грузов (ф. № М-1), в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

    Проверенные платежные требования из отдела снабжения  передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

    Экспедитор  принимает на станции прибывшие  материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостач мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

    Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность (ф.№ М-2а), в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

    Принятые  грузы экспедитор доставляет на склад  предприятия и сдает заведующему  складом, который проверяет соответствие количества и качества материала  данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют  приходными ордерами (ф.М-4). Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

    Материальные  ценности приходуют в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы  поступают в одной единице, а  расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

    При отсутствии расхождений между данными  поставщика и фактическими данными  разрешается осуществлять оприходование  материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе  поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов сокращается.

    В тех случаях, когда количество и  качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (ф.№ М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

    Если  перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.

    Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют  одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

    Подотчетные лица приобретают материалы в  организациях торговли, у других организаций  и кооперативов, на рынке или за наличные деньги у населения. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица.

    Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

    Для обеспечения контроля за расходованием  материалов и правильного документального  его оформления организации осуществляют соответствующие организационные  мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

    Все службы предприятия должны иметь  список должностных лиц, которым  предоставлено право подписывать  документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

    Для учета движения материалов внутри предприятия  применяют однострочные или многострочные  требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

    Отпуск  материалов сторонним организациям или подразделениям своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону (ф.М-15), которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

    При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

    Вместо  первичных документов по расходу  материала можно использовать карточку учета материалов (ф.М-17). С этой целью  представители цехов-получателей  расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

    В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

    В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации  по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

    Первичные документы по поступлению и расходу  различных материальных ценностей  являются основой организации материального  учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

    Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно  содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

    Значительную  часть производственных запасов (молоко, нефтепродукты, запасные части, и т. п.) ООО «НГМЗ» приобретает со стороны. Основным первичным документам на оприходование поступающих от поставщиков товарно-материальных ценностей является счет – фактура (приложение…). Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности. В документе заполняют следующие реквизиты: наименование поставщика и его адрес, номер расчетного счета в банке по его местонахождению, станция отправления и станция назначения груза, дата и способ отгрузки и др. в нем указывают наименование, количество, цену и сумму, а также общую сумму, на которую отпущено товаров. В документе обязательно делают ссылку на договор-заказ, согласно которому отпущены материальные ценности, указывают номера квитанций и накладных по отпускаемым (отгружаемым) материальным ценностям. К счет фактуре могут прилагаться и другие документы поставщиков: товарно-транспортные накладные, спецификации, квитанции и т. п.