Контроллинг как метод управленческого учета

· о наличии товаров в аптеках населенного пункта;

· о ценах на товары, их синонимы, аналоги.

От покупателей поступает информация о структуре и динамике спроса, а также о неудовлетворенном спросе.

Бухгалтерия аптеки является максимально информационно насыщенным звеном аптеки.

Сюда стекается учетная информация от всех подразделений, здесь поступившая информация обобщается, регистрируется, систематизируется, анализируется. Представленная в требуемом формате учетная информация служит в дальнейшем для принятия управленческих решений.

С целью дальнейшего использования для решения аналитических задач, бухгалтерская информация может быть систематизирована по следующим блокам:

· расчеты с поставщиками;

· расчеты с покупателями;

· расчеты с персоналом по оплате труда;

· основные фонды аптеки;

· движение товаров и товарные запасы;

· издержки обращения;

· бухгалтерская отчетность.

Все эти блоки имеют самостоятельное аналитическое значение.

Получив представление о том, как проходят информационные потоки в аптеке, следует обозначить на каком этапе какие аналитические исследования следует проводить.

Во избежание излишней на данном этапе изложения детализации, за основу можно принять схему внутреннего информационного потока в аптеке.

Аналитические исследования должны проводиться не только на этапе передачи данных из одного блока в другой, но и внутри каждого блока.

В подразделениях реализуются следующие направления анализа:

· анализ структуры и динамики товарных запасов;

· анализ трудозатрат сотрудников подразделения и эффективности его деятельности;

· элементы анализа спроса и предложения.

В бухгалтерии осуществляются следующие виды анализа:

· анализ расчетов с поставщиками и покупателями;

· анализ эффективности использования активов аптеки, в особенности, оборотных активов;

· анализ структуры и динамики издержек обращения:

· анализ бухгалтерской отчетности аптеки.

В дирекции аптечного предприятия должна анализироваться динамика развития аптеки в целом. Так как неотъемлемой функцией дирекции является перспективное планирование деятельности предприятия, на этом участке осуществляется прогнозный анализ, который далее ложится в основу бизнес – плана.

Вся информация, изложенная выше является информационной базой для проведения функционально – стоимостного анализа. Первым этапом проведения ФСА  является выделение основных бизнес – процессов.

Основными бизнес – процессами в ООО «Оберег» являются:

1. Проведение анализ деятельности  аптеки;

2. Управление персоналом;

3. Планирование деятельности (бизнес – планирование, бюджетирование,  маркетинговые исследования);

4. Снабжение аптеки лекарственными  средствами;

5. Реализация товаров  через торговые подразделения;

6. Выполнение финансовых  операций.

 

 

Теперь рассмотрим бюджет затрат ООО «Оберег» на 9 месяцев 2008 года:

 

Бюджет затрат (руб.) Таблица 2.

Наименование затрат	Предполагаемые затраты за месяц	Планируемые затраты на I кв. 20088 г.	Планируемые затраты на II кв. 20088 г.	Планируемые затраты на III кв. 2008 г.	Планируемые затраты на 9 месяцев 2008 г.
1	2	3	4	5	6
Переменные затраты
Закупка медикаментов	2606,94	7820,82	7820,82	7820,82	23462,42
Транспортные расходы	2050	6150	6150	6150	18450
Затраты на электроэнергию	30	90	90	90	270
Постоянные расходы
Расходы на рекламу и продвижение	600	1800	1800	1800	5400
Командировки	500	1500	1500	1500	4500
Зарплата персонала	4765	14295	14295	14295	42885
Начисления на зарплату персонала	1763,05	5289,15	5289,15	5289,15	15867,45
Коммунальные услуги	1000	3000	3000	3000	9000
Канцелярские товары	100	300	300	300	900
Телефон	800	2400	2400	2400	7200
Аккредитация и разрешительные документы	11660	11660	0	0	11660
1	2	3	4	5	6
Охранная и пожарная сигнализации	200	600	600	600	1800
Оплата банковских услуг	200	600	600	600	1800
Амортизация	1752,92	5258,76	5258,76	5258,76	15776,28

 

В результате функционально-стоимостного моделирования было получено распределение месячных стоимостных затрат, связанных с выполнением основных бизнес-процессов в ООО «Оберег» (Рис. 1, 2).

 

 

 

Рис. 1. Распределение месячных трудозатрат, связанных с выполнением бизнес – процессов в ООО «Оберег».

 

 

Благодаря данному типу оценок можно сделать вывод что наиболее емкими бизнес – процессами в фирме являются реализация товара и снабжение, что вполне закономерно для торговых организаций, затем идет анализ деятельности и планирование – эти бизнес – процессы являются весьма важными для управления деятельностью любой организации. Полученное соотношение является оптимальным для данной организации.

Следующий этап – оценка трудозатрат структурных подразделений (рис. 3.):

• администрация (проведение анализа деятельности, управление персоналом);
• финансовый отдел (выполнение финансовых операций);
• коммерческий отдел (планирование деятельности, снабжение);
• непосредственно аптека (реализация).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Оценка стоимостных затрат ООО «Оберег»  за месяц.

 

 

Из проделанной оценки делаем вывод что наиболее загруженными являются практически все отделы, за исключением финансового. Поэтому наиболее целесообразным будет возложение функций контроллинга именно на этот отдел, а в роли главного контроллера будет выступать главный бухгалтер фирмы.

Следующим этапом является распределение бизнес – процессов на:

• управляющие (проведение анализа деятельности, управление персоналом);
• основные (снабжение, реализация);
• вспомогательные (планирование, выполнение финансовых операций).

А также анализ их соотношения (рис. 4.).

 

Рис. 3. Оценка трудозатрат структурных подразделений ООО «Оберег» за месяц.

 

Из проделанной оценки видно что максимальные значения показателей времени и средств приходятся на выполнение основных бизнес-процессов, связанных с реализацией товаров и снабжением.

Для осуществления оперативного управления необходимо выделить центры ответственности. Под центром ответственности здесь понимается, как уже отмечалось ранее, сегмент предприятия, во главе которого стоит ответственное лицо, принимающее решение.

В ООО «Оберег» выделены следующие центры ответственности:

• центры дохода (аптека);
• центры прибыли (коммерческий отдел);
• центры затрат (администрация, финансовый отдел).

На Рис. 5 приведена диаграмма оценки по центрам ответственности, на которой представлены планируемые показатели доходов, затрат и прибыли фирмы на определенный промежуток времени, а именно на 9 месяцев 2008 года.

 

 

Рис. 4. Оценка бизнес-процессов.

Рис. 5. Оценка центров ответственности ООО «Оберег».

Из рисунка 5 видно что в стоимостном выражении размер прибыли невелик, однако если мы проанализируем соотношение прибыль/затраты, то мы увидим что полученная прибыль до уплаты единого налога является наценкой, установленной в размере 37,5%. Законодательно установленный предел наценки для аптечных учреждений составляет 40%, поэтому делаем вывод что полученный результат не так уж плох.

2.3  ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО ВНЕДРЕНИЮ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЛНГА

НА ПРИМЕРЕ ООО «ОБЕРЕГ».

 

Торговые предприятия имеют экономические характеристики, существенно отличающие их от производственных предприятий. Нам предстоит определить, является ли это препятствием для применения контроллинга на торговых предприятиях или нет.

Основной источник дохода торговых предприятий - это наценка. С помощью наценки они покрывают свои издержки обращения и получают прибыль. Наценка превращается в наличные денежные средства при реализации товаров. В отличие от производственных МП, перед торговыми не стоит проблема выбора способа определения выручки по "оплате" или по "отгрузке". Деятельность торговых МП основана на кассовом методе определения выручки, так что альтернативы у нас нет. Однако и расчет издержек обращения мы будем вести по кассовому методу, так как это значительно облегчает бухгалтерии составление нашей новой схемы производственной отчетности.

Как уже отмечалось ранее главной задачей контроллинга на ООО «Оберег» должны стать определение минимально возможного процента наценки к стоимости товара и определение целесообразности функционирования той или иной торговой точки в райцентре и на периферии. Налогообложение предприятия предельно упрощено, так как оно облагается единым налогом.

Издержками обращения для МП являются следующие расходы: заработная плата продавцов и бухгалтера, содержание помещений, арендная плата, амортизация собственных зданий и торгового оборудования, затраты на охрану, транспортные расходы, включающие в себя затраты на ГСМ и обслуживание. Само собой, основные расходы предприятие несет по закупке товаров. Контроллинг для МП, занимающегося розничной торговлей, должен по-видимому, решать следующие задачи:

1. давать руководству возможность анализировать свои доходы и расходы как в разрезе структурных подразделений (торговых точек), так и в целом по предприятию;

2. получать эту информацию как можно более оперативно;

3. планировать свои доходы и расходы;

4. определять минимально возможную наценку на закупленные товары.

При этом новая система отчетности должна быть как можно более простой и наглядной и отнимать у бухгалтера предприятия как можно меньше времени на ее составление.

Для составления новой системы отчетности мы возьмем за основу систему отчетности по книге немецких специалистов Р.Манна и Э.Майера "Контроллинг для начинающих", и отталкиваясь от нее, попробуем составить свою систему отчетности для ООО «Оберег».

Вот схема, рекомендованная немецкими специалистами:

0. Объем производства  в рабочих часах. 
1. Оборот-брутто без НДС. 
2. Факторы уменьшения прибыли. 
3. Оборот-нетто. 
4. Изменение запасов  
5. Общая производительность. 
6. Затраты материалов и услуги со стороны. 
7. Предварительный итог без стр. 04=общая прибыль. 
8. Плата за основную производственную работу. 
9. Затраты на отпуск товаров. 
10. Производственные затраты (стр. 06 + стр. 08 + стр. 09) 
11. Сумма покрытия 1 (стр. 03 - стр. 10) 
12. Оклады, зарплата предпринимателя. 
13. Проценты. 
14. Промежуточная сумма между стр. 12 и 13 (стр. 11 - стр. 12 - стр. 13) 
15. Затраты на содержание производственных помещений без арендной платы. 
16. Арендная плата. 
17. Транспортные расходы. 
18. Амортизационные отчисления. 
19. Текущий ремонт и прочие расходы. 
20. Затраты на организацию группы 1 (сумма строк 12, 13, 15 - 19) 
21. Сумма покрытия 2 (стр. 11 - стр. 20) 
22. Затраты на организацию группы 2. 
23. Сумма покрытия 3 = итог деятельности (предварительная, без стр. 04) 
24. Сверочный итог для стр. 04 и т.д. 
25. Прибыль/убыток с учетом стр. 04.

Для простоты рассмотрения и расчетов отметим что наше торговое МП только начинает свою деятельность и остатков не имеет.

Рассмотрим по порядку элементы вышеприведенной таблицы.

Элемент 00. "Объем производства в рабочих часах" в нашем случае будет равен рабочему времени продавцов, которое не меняется в зависимости от изменения количества товара, находящегося в торговле. Это рабочее время будет изменяться в зависимости от количества продавцов и торговых точек МП. В торговой деятельности это не окажет воздействия на уровень наценки на товар.