Классификация основных средств

Аналитический учет по счету 03 ведут  по видам материальных ценностей, арендаторам  и отдельным объектам материальных ценностей.

3.4. Инвентаризация объектов основных средств

Инвентаризация  основных средств проводится в соответствии с правилами, установленными Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств». Списание результатов инвентаризации имущества, в частности основных средств, регулируется Федеральным законом «О бухгалтерском  учете», ПБУ 9/99 и ПБУ 10/99.

Целью инвентаризации является проверка фактического наличия  объектов основных, средств в натуральном  выражении по местам нахождения Или  эксплуатации. По действующим правилам инвентаризация основных средств должна проводиться не реже одного раза в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. Инвентаризация основных средств проводится:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме объектов основных средств, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
• при ликвидации (переформировании) организации (перед составлением ликвидационного баланса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Организация вправе планировать дату инвентаризации и регламентировать порядок инвентаризации основных средств — это является объектом учетной политики. Для проведения инвентаризации руководитель организации  назначает комиссию, в состав которой  должны входить компетентные специалисты, занятые эксплуатацией основных средств. Наличие в комиссии главного бухгалтера является обязательным.

Инвентаризации  предшествует ряд подготовительных мероприятий:

• бухгалтерией проверяется наличие и состояние инвентарных карточек (инвентарных книг) и других ведущихся в организации регистров аналитического учета;
• отделами главного механика, главного энергетика и другими эксплуатационными службами проверяется наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации, а также документации на основные средства, сданные и принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов принимаются меры к их оформлению и последующей систематизации.

При инвентаризации основных средств комиссия проводит осмотр объектов и заносит в инвентаризационные описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические  или эксплуатационные характеристики. По инвентаризируемым зданиям, сооружениям  и другим объектам недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности организации  на указанные объекты. Это касается также земельных участков, водоемов и других объектов природных ресурсов, находящихся в собственности  организации. Если инвентаризацией  выявлены объекты, которые не были приняты  к бухгалтерскому учету, а также  объекты, по которым имеется документация, не соответствующая действительности, комиссия должна включить в инвентаризационную опись информацию о технико-экономических  показателях указанных объектов. Например, по зданиям указывается  их назначение, материалы, из которых  они построены, объем (по наружному  или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др. показатели, определяющие полезный срок эксплуатации. Неучтенные объекты, выявленные инвентаризацией  в числе излишков, оцениваются  по рыночным ценам, а их амортизация  определяется в соответствии с техническим  состоянием (физической изношенностью).

Основные  средства вносятся в инвентаризационные описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он фиксируется в инвентаризационной описи под другим наименованием, соответствующим его новому назначению. При наличии неучтенных, но фактически имеющихся полезных улучшений действующих основных средств (надстройка этажей, пристройка новых помещений, установление пожарной сигнализации и др.), комиссия по соответствующим документам определяет первоначальную стоимость указанных основных средств, скорректированную (увеличенную, уменьшенную) на стоимость указанных изменений, и в описи указывает уточненные данные.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся  в инвентаризационные описи с  указанием номеров технических  паспортов, выданных организацией-изготовителем, год выпуска, назначения, мощности и  т. д.

Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся вне организации (морские, речные суда, железнодорожный подвижной  состав, автомобили, отправленные в  капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризируются до, момента  временного их выбытия.

При выявлении  объектов основных средств, не пригодных  к эксплуатации и не подлежащих восстановлению, комиссия составляет отдельную опись  с указанием времени принятия объектов к бухгалтерскому учету, причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полная изношенность и т. п.). Недостача основных средств учитывается  по аналогии с разным выбытием основных средств. Остаточная стоимость недостающего объекта относится на счет виновного  должностного лица (если таковое имеется), на чрезвычайные расходы (если инвентаризация проводилась после чрезвычайного  обстоятельства), на операционные расходы, если виновное лицо не найдено либо суд отказал во взыскании с виновного лица. Одновременно с основными средствами, являющимися собственностью организации, проверяются основные средства, принятые на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, ответственного хранения и аренды. В описях, составленных на каждого арендодателя, указывается его наименование и срок аренды. Составляются следующие бухгалтерские проводки по инвентаризации основных средств:

Дебет 01   Кредит 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — принят к бухгалтерскому учету объект, основных средств, выявленный как неучтенный в процессе инвентаризации (принимается в оценке по рыночным ценам, и на принятую к учету стоимость увеличиваются внереализационные доходы организации);

Дебет 01, субсчет  «Выбытие основных средств»

Кредит 01 - списана первоначальная стоимость недостающего объекта основных средств; Дебет 02

Кредит 01, субсчет  «Выбытие основных средств» — списана  сумма накопленной амортизации недостающего объекта основных средств; Дебет 94

Кредит 01, субсчет  «Выбытие основных средств» — списан недостающий объект основных средств, выявленный при инвентаризации, на остаточную стоимость;

Дебет 73 Кредит 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» — сумма разницы между  остаточной и рыночной стоимостью (в  соответствии с решением суда); Дебет 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба» Кредит 94 — сумма недостачи  отнесена на счет виновного лица по остаточной стоимости объекта;

Дебет 98, субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

Кредит 91, субсчет 1 «Прочие доходы» — сумма разницы  между балансовой и рыночной стоимостью отнесена на внереализационные доходы; Дебет 91, субсчет 2 «Прочие расходы»

Кредит 94—если  отсутствует виновное лицо, недостача  списывается в состав внереализационных расходов.

Глава 4. Первичная документация по объектам основных средств. Отражение информации об объектах основных средств в бухгалтерской и статистической отчетности

Движение  основных средств в организациях оформляется следующими первичными документами:

• на поступление;
• на внутрихозяйственное перемещение;
• на модернизацию и ремонт;
• на выбытие (списание и продажу).

Поступление основных средств оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (унифицированная форма  № ОС-1)[Приложение 1], который составляется комиссией, назначаемой руководителем организации из числа соответствующих специалистов. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работы на капитальном строительстве утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (с изменениями и дополнениями от 25 января 1999 г., 2 июля 1999 г., 11 ноября 1999 г., 29 декабря 2000 г., 6 апреля 2001 г., 28 января 2002 г., 21 января 2003 г.).

Для текущего учета основных средств используется Инвентарная карточка (унифицированная форма № ОС-6)[Приложение 2]. Указанный регистр применяется для пообъектного учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, одинаковые технические характеристики и стоимость. Карточка заполняется в одном экземпляре на основании документа о принятии объекта к бухгалтерскому учету. При групповом учете карточка заполняется способом линейной записи. Краткая характеристика при групповом учете основных средств приводится в целом по всей группе, учитываемой в инвентарной карточке. Информация о модернизации и капитальном ремонте объектов основных средств, приводящих к изменениям в технических характеристиках объекта, записывается в инвентарную карточку. В тех случаях, когда в карточку невозможно занести новые характеристики объекта, необходимо завести новую карточку, а старую сохранить как справочный материал.

В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, аналитический учет рекомендуется  вести в инвентарной книге.

Для учета  наличия основных средств по месту  эксплуатации (нахождения) применяются инвентарные списки основных средств. Инвентарные списки ведутся на основании актов (накладных) унифицированной формы № ОС-1, которыми оформляется зачисление в состав основных средств отдельных объектов.

Акт (накладная) унифицированной формы № ОС-1 при вводе объекта в эксплуатацию заполняется в одном экземпляре, при внутреннем перемещении —  в двух экземплярах: первый отдается в бухгалтерию, второй — структурному подразделению — сдатчику. При  выбытии объекта основных средств  заполняются два экземпляра акта. Акт (накладная) составляется членами  комиссии, назначенной распоряжением  руководителя; к нему прилагается  техническая документация, относящаяся  к объекту; акт подписывается  главным бухгалтером и утверждается руководителем.

При выбытии  основных средств на основании акта унифицированной формы № ОС-1 делается запись в инвентарной карточке учета основных средств или накладной  на внутреннее перемещение.

Для оформления приемки-сдачи основных средств  из ремонта, реконструкции и модернизации применяется акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и Модернизированных объектов основных средств (унифицированная форма № ОС-3)[Приложение 3]. Если, перечисленные выше работы выполняются собственными силами, акт приемки сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств составляется в одном экземпляре; если работы выполняются подрядчиком в двух экземплярах. Указанный акт сдается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В технический паспорт объекта вносятся изменения в характеристике объекта в связи с его модернизацией и реконструкцией. Для списания объектов основных средств с бухгалтерского учета организации, за исключением автомобильного транспорта, применяется акт на списание основных средств (унифицированная форма № ОС-4)[Приложение 4]. Акт заполняется в двух экземплярах: первый остается в бухгалтерии, второй хранится у должностного лица, ответственного за сохранность объекта, и является основанием для сдачи на склад оставшихся запчастей, металлолома, материалов от выбывшего объекта. Акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации.

Для списания автотранспортных средств используют Акт на списание автотранспортных средств (унифицированная форма № ОС-4а)[Приложение 5]. Акт составляется в двух экземплярах: первый предоставляется в ГИБДД для снятия транспортного средства с учета, а затем, возвращается в бухгалтерию, второй остается у должностного лица, ответственного за сохранность транспортного средства, и является основанием для сдачи на склад оставшихся запчастей, металлолома, материалов от выбывшего объекта. Акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации.

При передаче оборудования для монтажа (укрупненной  сборки), а также при его приемке  оформляются следующие акты:

- акт о  приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14)[Приложение 6];

- акт о  приеме-передаче оборудования в  монтаж (форма № ОС-15)[Приложение 7];

-акт о  выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16)[Приложение8].

Акт унифицированной  формы № ОС-14 применяется для  оформления операций поступления оборудования для установки, составляется в двух экземплярах и подписывается  комиссией. Для организации, обычной  деятельностью которой является выполнение монтажных работ, акт  о приемке оборудования является основанием для принятия на забалансовый учет оборудования, сданного заказчиком в монтаж.

Акт приемки-передачи оборудования в монтаж используется заказчиком для оформления передачи оборудования монтажным организациям;

Акт о выявленных дефектах оборудования — для регистрации  информации о дефектах, выявленных в процессе ревизии, монтажа и  испытания оборудования.

Бухгалтерский учет принадлежащих организации  объектов основных средств организуется по отдельным инвентарным объектам, объединенным в группы (подгруппы) объектов основных средств.

Для организации  учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому  инвентарному объекту независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии их к  бухгалтерскому учету соответствующий  инвентарный номер. Присвоенный  инвентарному объекту номер может  быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской  или иным способом.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера списанных с  бухгалтерского учета объектов основных средств не присваиваются вновь  принятым к бухгалтерскому учету  объектам в течение пяти лет по окончании года списания.

В аналитическом  учете основные средства показываются исходя из характера использования: