Ұйымдардың қоймаларында тауарлы-материалдық қорларды есепке алу және материалды-жауапты тұлғаның есептілігі

Есеп берудің келесі бөлімінде есеп беруде тауарлар мен ыдыстардың есеп беру жыл басына қалдығы жазылады, ол қалдықтар тексерілген және қабылданған бекітілген тәртіпке өткен жыл бойынша «Есеп беру мерзімінің аяғына қалдығы» немесе инвентаризациялық тексеруден  алынады. Қалдықтар және тауарлар есеп беруінде мекеме есептік саясатын аналитикалық есеп  есептік бағасымен көрсетіледі. МЖА көтерме кәсіпорында тауарлық есеп беруде бірінші бес бөлімдерін кіріс жән ешығыс бөлімінде толтырады, онда жеке нөмірі және кіріс және шығыс құжаттарының күні, жабдықтаушылардың және сатып алушыларды аттары, тауарлардың нақты өзіндік құны бойынша көрсетіледі.

Кіріс бөлімінде есеп беру әрбір кіріс құжатының әр бөлек жолда сол күнде жасалған операцияларға сәйкес пайда болу көздерімен түсуі, нөміріжәне құжат  күні, нақты өзіндік құн бойынша қабылданған тауарлар және қабылданған ыдыстарды әрбір құжат бойынша. Барлық есеп беру мерзіміне кіріс құжаттарын жазғаннан кейін түскен тауарлар және түскен ыдыстар саналады және оларды тауарлық септе соңғы құжат түскенде береді.

Осылайша, шығыс құжаттарда шыққан материалдардың мөлшері анықталады. Соңында тауар қалдығы есеп беру мерзімі аяғына бөлек есептеледі, бұл үшін есеп беру мерзім басындағы  қалдыққа қосамыз соңғы кіріс  сомасы және соңғы шығыс сомасын  алып тастаймыз.

Айтып кететін жайт, «Тауар» мен «Ыдыстар» бөлімшелерінде түскен және шыққан тауарлар бағасы мекменің есеп саясатындағы бағамен жазылады.

2.3 Материалдық  қорлардың қоймадағы есебін ұйымдастыру  және қорларды есепке алу жүйесі

Қойма шаруашылығының жақсы  жағдайы туралы материалдық қорлардың есебін дұрыс ұйымдастырудың маңызды шарты болып саналады. Қойманың үй-жайы, тұйықталған, дабылдамамен, стеллаждың, жәшіктердің еденшелермен, механизация жабдықтарымен және салмақ өлшейтін приборлардың қажетті мөлшерімен жабдықталуға тиіс.

Қойма ішінде материалдардың әрбір тобы, топшасы мен түрі белгілі  бір жерден сақтауға тиіс. Сақтайтын  әрбір жерге материалдық зат  белгі бекітіледі. Басшының бұйрығымен қоймада жұмыс істейтін материалды жауапты адамдардың тізімі бекітіледі. Олармен материалдық жауапкершілік шарты жасалады. Материалдардың қоймадағы есебін тікелей осы адамдар жүргізеді. Материалдық құндылықтардың қоймалық есебі үш әдістің біреуімен ұйымдастырылуы мүмкін.

Бірінші әдіс - сандық –сомалық есеп әдісі. Осы әдіс негізінен қорлар номенклатурасы кішігірім, шағын кәсіпорындарда жүргізіледі. Бұл орайда қоймада және бухгалтерияда материалдық қорлардың әрбір номенклатуралық номеріне сандық-сомалық есептің картошкалары ашылады. Материалдық қорлардың қозғалысы жөндегі құжаттардың әрбір дерегі картошкаға жазылады. Ай соңында карточкалардың жыйыны шығарылып, олар жылдық, сорттық, айналымдық ведомостке көшіріледі. Мұндай әдіс кезінде қосарларған есеп жүргізіледі. Ол өте кең ауқымды және талдамалық есептегі жазулар санын арттырады.

Екінші әдіс - сальдолық (жедел-бухгалтерлік) әдіс. Материалдық қорлардың есебін қойма меңгерушісі жүргізеді. Бірінші қаңтарда  бухгалтерия материалдардың қоймадағы есебін №17-нысандағы карточкаларын ашады. Мұндай номенклатуралық номерге бірінші қатардағы қалдық сандық өлшеммен енгізіледі. Картошкалар тізілім бойынша қойма меңгерушісіне беріледі, ол келіп түскен материалдық қорларға кіріс құжатын толтырады және шығыс құжаттарына сәйкес оларды босатады. Бұл ретте ол кіріс пен шығысты карточкада натуралдық көрсеткішпен бөліп көрсетіп, әрбір жазба операциясынан кейін қалдығын шығарады.  Осындай тәртіппен материалдық құндылықтардың қоймадағы күн сайынғы есебі жүргізіледі.

Қойма есебі карточкаларының  жүргізілуін бухгалтерия қадағалайды. Оның қызметкерлері аптасына немесе он күнде кем дегенде бір рет тікелей қоймада қойма меңгерушісінің қатысуымен қойма операциялары бойынша бастапқы құжаттар мен карточкалардағы жазудың мерзімділігі мен дұрыстығын тексеруді жүзеге асыруға міндетті. Операциялардың жазылуы мен қалдықтардың шығарылуын тексеруді бухгалтерия қызметкері №17-нысанының тиісті бағанына қолын қою арқылы растайды.  Тексеру қойма меңгерушісінің бухгалтерияға бастапқы құжаттарды табыс етуімен ұштасады.

Өткізілетін құжаттардың  деркетері №18 нысанындағы құжаттарды қабылдау-өткізу тізіліміне енгізіледі, бұл жерде олардың нөмер саны көрсетіледі. Тізілім құжаттарды қоса отырып, бір дана жасалады. Егер қоймалар кеңсе-жайдан (офистен) алыс жерде болса, онда карточкалардың дұрыс толықтыруына бақылау орталықбухгалтерияда жүзеге асырылады. Мұндай жағдайда қойма меңгерушісі белгіленген мерзімде ай соңындағы материалдық қалдық ведомосін екі дана етіп жасап, бухгалтерияға өткізеді. Ведомость сандық өлшеммен есепті айда қозғалысқа түскен материалдар бойынша ғана жасалынады. Ведомоске цех (учаске) бастығы қол қояды және құжаттарды рәсімдеу дұрыстығы тексерілгеннен кейін, оның бір данасы ескертулермен бірге қоймаға қайтарылады. Материалдардың номенклатурасы кішігірім қоймаларда   карточканың орнына сорттық есеп кітабын жүргізуге рұқсат етіледі. Ай соңында бухгалтериядан материалдардың қалдық есебінің кітабы (қалдықтарды есепке алудың №20-нысанындағы ведомосі) қоймаға беріледі. Қойма мегерушісі оған материалдар есебі карточкасынан қалдықтарды көшіреді. Бұдан кейін жинақтау және жалпы кітап бойынша материалдық құндылықтардың есептік топтары бойынша жиынын есептен шығару үшін бухгалтерияға қайтарылады.

Бұл әдіс кезінде:

- бух.есеп жедел есепке негізделеді және онымен тығыз байланысты;

- қоймадағы және бухгалтериядағы  есепті жедел салыстыру, демек есепті айда жіберілген қателіктерді жою мүмкіндігі туындайды;

- есептік бағаларды  қолдану ай сайын қорлардың  орташа құнын анықтау жөніндегі  қиын жұмыстарды жояды.

Бұл түгендеу жүргізуді  жеңілдетеді және есептің жедел  функцияларын күшейтеді, құжаттарды өңдеу және есептік тіркелімдердің жағдайын жақсарту бойынша компьютерлік техниканы қолдану мүмкіндігін кеңейтеді. Қорлардың талдамалы есебінің синтетикалық есептен қалуына жол бермейді. Сальдолық әдіске тән қасиет-қорлардың сомалық өлшеммен сақталатын жері бойынша және әрбір шот немесе қорлар тобы бойынша ескертіледі.

Үшінші әдіс –материалдық есеп берулер әдісі. Қойма меңгерушісі (құрылыс учаскесінің бастыңғы, прораб, шебер) қоймада (учаскеде) санақта тұрған материалдардың барлық номенклатурасы бойынша №19А-нысанындағы материалдық есепті ай сайын жасайды. Есеп беруде 20 (материалдар) бөлімшенің шоттары бойынша ай басындағы қалдық, кіріс,шығыс және ай соңындағы қалдық келтіріледі. Өткен айдың материалдық есептемесімен есепті айдың басына көшіреді, содан кейін түсімдер мен шығыстар туралы алғашқы құжаттардың алдын ала топтастырылған деректерінің негізінде материалдық- жауапты адамдар кірісті түсім көздері бойынша, ал шығысты материалдардың пайдалану бағыты бойынша толтырады.

Материалдардың ай соңындағы қалдығы есептеу жолымен анықталады. Алғашқы құжаттары қоса берілген материалдық есептемеде оны жасаушы қол қояды және есепті айдан кейінгі айдың 3-күнінен кешіктірместен (немесе кестеге сәйкес айдың күні ) бухгалтерияға тапсырылады. Онда оны жасаудың дұрыстығы тексеріледі, кірістелген, берілген және жұмсалған материалдардың саны бухгалтериядағы деректермен салыстырылады.

Қорларды есепке алу  жүйесі екі түрден тұрады:

1. Қорларды үздіксіз  есепке алу

2. Мерзімді түгендеу  жүйесі

Қорларды үздіксіз есепке алу жүйесінде олардың әрбір түрін үздіксіз жекелей есепке алу жүргізіледі. Ол үшін келесі есепке алу әдістері қолданылады:

1. Натуралдық құндық есеп
2. Партиондық ақырғы есеп

Мерзімдік түгендеу жүйеде қорлардың жаппай есебі жүргізілмейді. Бірақ та өткізілген (пайдаланылған) қорлардың саны мен құнын айқындау үшін қорларға ай сонында түгендеу жүргізіледі. Түгендеудің нәтижесі бойынша өткізілген қорлардың өзіндік құны болады.

Ай басындағы қалдық + түсім – ай соңындағы қалдық (түгендеу бойынша)

Материалдар өздері сақталып тұрған жері бойынша, яғни кәсіпорын қоймасында және кәсіпорын бухгалтериясында есептеледі. Материалдық қорлардың қоймадағы есебінің дұрыс ұйымдастырылуы олардың дұрыс сақталуына, қоймадағы жұмыстың дұрыс жүргізілуіне және олардағы жұмыстың қалай қойылғандығына байланысты. Қоймада материалдық қорлардың әрбір түрлері, сорттары бойынша бөлек сақталуы тиіс. Материалдардың маркасы, сорты, көлемі, номенклатуралық нөмірі, өлшем бірлігі, сақталып тұрған материалдардың мөлшері, тағы да басқа көрсеткіштері картон немесе фанерге жазылып, материалдарға байланып немесе жапсырылып қойылады. Қоймадағы және цехтағы материалдардың аналитикалық (талдамалық) есебі белгіленген түрі бойынша олардың ішінде сорттары мен маркалары бойынша жүргізіледі. Қоймада материалдық қорлардың тек қана сандық есебі жүргізіледі. Материалдардың әрбір номенклатуралық нөмірі бойынша бөлек үлгілі түрі М-17 карточкасы ашылады. Бұл карточкада материалдық қорлардың аты, мөлшері, көлемі, сорты, өлшем бірлігі, номенклатуралық нөмірі және есептеу бағасы көрсетіледі. Бұл карточканы жаңадан кіріске алынған материалға кәсіпорынның бухгалтериясы дайындап, одан кейін кіріс ету ордерімен тізіліммен (реестр) бірге қоймаға беріледі. Қойма қызметкері немесе қойма меңгерушісі алынған карточкаға материалдық қорлардың қай жерде сақталып тұрғаны жайлы деректер толтырады. «ААА» ЖШС-де материалдардың кіріс - шығысының сорттық - сандық есебін сол материалдарға жауапты адам (қоймашы) жүргізеді. Кейбір жағдайда материалдарға жауапты адамның келісімі бойынша қойманың карточкалық есебін жүргізу жұмысы басқа адамға, яғни есепшіге немесе операторға жүктелуі мүмкін. Материалдардың түрі номенклатуралық нөмері аз болатын кәсіпорынның қоймаларында бұл карточканың орнына материалдар есебін тиісті түрде жүргізуге дайындалып жасалған сорттық есеп кітабында жүргізуге болады. Мұндай жағдайларда сорттық есеп кітабында қойма есебінің карточкасындағы деректер болуы қажет. Қоймашы белгіленген тәртіп бойынша толтырылған алғашқы құжаттардың негізінде материалдардың кіріске алынуын және есептен шығару операцияларын, олардың іске асырылған күнін қойманың есеп карточкасына жазып, онда материалдық құндылықтардың сол күннің соңындағы қалдығын шығарып отыруы керек. Бұл карточкада материалдардың қалдығы әрбір операциядан кейін шығарылып отырылады. Aй соңында бухгалтерияға ондағы көрсетілген материалдың алынған немесе алынып болмағанына қарамастан шектік-заборлық (лимиттік-заборлық) карточкасының барлығы тапсырылуы керек. Кәсіпорынның орталығынан қашық жерде орналасқан қойма меңгерушісі белгіленген күні бухгалтерияға екі дана етіп материалдардың ай соңындағы қалдық тізімдемесін (ведомосын) тапсыруы керек. Тізімдеме құрамында өзгерісі (кірісі мен шығысы) бар материалдар бойынша жасалынып, онда тек қана материалдардың сандық қалдығы көрсетіледі. Тізімдемеге цех, қойма, бөлімше бастығы және ол құжатты толтырушы (жүргізуші) қол қояды. Дұрыстығын тексеріп болғаннан кейін тізімдеменің бір данасы жіберілген қателіктер жөніндегі ескертумен қоймаға қайтарылады. Материалдардың есебін жедел оперативтік, бухгалтерлік, қалдықтық әдіспен жүргізген жағдайда қоймалық есеп карточкасымен қатар үлгілі түрі М-20 қоймадағы материалдар қалдығын есептеу тізімдемесі жүргізіледі. Қойма меңгерушісі (бастығы) карточкалардағы ай бойындағы жиынтық деректері бойынша материалдардың келесі айдың бірінші жұлдызына қалған қалдықтарын осы тізімдемеге көшіріп жазады. Тізімдемеде материалдар қоймалық есепте қаралған номенклатуралары бойынша аралық шоттарға (субшоттарға) және синтетикалық шоттарға топталғаны күйінде көрсетіледі.

Бухгалтерияда материалдардың қалдығы олардың жоспарланған есептеу бағасына көбейтіліп, ай аяғына қалған материалдардың жалпы сомасы анықталады. Егер пайдаланатын материалдар номенклатурасы аз болған жағдайда материалдарды алған адамдардың қолын тек қоймалық есеп карточкасында қою арқылы босатуға болады. Мұндай карточкалар тек 1 (бір) айға ғана ашылып, ай соңында бухгалтерияға тапсырылады. Келесі айда олардың орнына жаңа қоймалық есеп карточкасы ашылса, оған материалдардың ай басындағы қалдығы жазылады. Құрылыс ұйымдарының құрылыс басындағы бөлімшелері қоймалық - сорттық карточкасының орнына ай сайын материалдардың кірісі, босатылуы және қалдығы жайлы үлгілі түрі М-19А санды карточкасын толтырып есеп береді. Бұл есепте материалдарға жауапты адамның жауапкершілігіндегі материалдардың барлығы кіргізіледі. Берілетін есепте материалдардың кіріске алынуы, шығыс етілуі және қалдығы алғашқы құжаттар (кіріс ету, босату, түгендеу) негізінде көрсетіледі. Құрылыс бөлімшелері құрылысқа жұмсалған материалдарға босату құжатын толтырмайды. Сондықтан да олардың бухгалтерияға берген есеп мәліметтеріне құрылысқа пайдаланылған (жұмсалған) материалдардың алғашқы құжаты тіркелмейді. Қоймалардағы материалдық босалқыларды есепке алуды материалдық жауапты адамдар немесе олардың келісімімен жұмысын атқаратын есепшілер (операторлар) материалдарды есепке алу үшін арналған карточкаларында жүргізеді. Босалқылардың әрбір номенклатуралық нөміріне жекелеген карточкалар ашады, содан соң ол бухгалтериядан қоймаға жартылай толтырылған күйінде беріледі.

Алған карточкаларда қоймашы материалдардың сақталатын орнын (стеллаждар, ұялар) сипаттайтын реквизиттерді толтырады. Карточкаларға жазбалар құжаттардың негізінде жазылады.

Егер қоймадағы материалдық  қорлардың қалдықтары қорлардың  белгіленген нормасынан жоғары немесе тең болса, онда қойма меңгерушісі бұл туралы жабдықтау бөліміне хабарлауы тиіс. Бұл мақсатта қорлардың белгіленген нормаларынан нақты қалдық қорының ауытқушылығы туралы дабыл анықтамасы қолданылады. Ол нақты қалдық қордың белгіленген қалдықтарынан ауытқушылығын бақылау үшін және қозғалыссыз жатқан қалдыққа бақылау жасау үшін қолданылады. Анықтаманы бір дана етіп қойма меңгерушісі (қоймашы) материалдарды есепке алу карточкасының деректері бойынша жасайды. Анықтамаға деректерді енгізудің өлшемдерін субъектінің материалдық - техникалық жабдықтау бөлімі белгілейді.

Бухгалтерияға берер  алдында жазбалардың дұрыстығы  және карточкадағы қалдықтардың шығарылуы  қойманың өзінде тікелей тексеріледі. Материалдық құндылықтардың қозғалысын рәсімдейтін құжаттарды бухгалтер қоймадағы "Құжаттарды қабылдау - өткізу тізімінің" негізінде қабылдайды.

Жетіспеушіліктер мен  материалдық жағынан жауапты  адамдардың қызметіндегі тәртіп бұзушылықтар туралы, сондай-ақ іріктеп тексерулер мен өткізілген нұсқамалардың нәтижелері туралы бухгалтерияның қызметкері бас бухгалтерге хабарлауға тиіс.

Айдың аяғында бухгалтериядан материалдардың қалдықтарын есепке алу кітабы қоймашыға беріледі, оған қойма меңгерушісі материалдарды  есепке алу карточкасындағы қалдықтарын  көшіріп жазады. Бұдан кейін деректерді салыстырып тексеру үшін материалдық босалқы қорлардың есептік топтары бойынша және бүтіндей алғанда кітап бойынша жиынын бухгалтерияға қайтарады.

Сөйтіп, қойма меңгерушісі  материалдарды есепке алуға, олардың  карточкаларын жүргізуге, құжаттардың  тізімдерін жасауға және қойма есеп кітабының қалдықтарын шығаруға міндетті.

Барлық қоймаларды сақталатын материалдық қорлардың кіріс  және шығыс операцияларының және олардың қалдықтарының заттық есебі  жүргізіледі. Ол есепті №40 үлгідегі «Қойма есебінің карточкаларында» жүргізіледі. Бұл карточкалар мен кітаптар қойма меңгерушілеріне арнай реестреде тексеруден өткізіліп, қол таңбаларын қойдырып сонан соң беріледі. Қоймада сақталынаты материалдық заттардың атау  саны көп болмаса «Қойма есебінің кітабын», ал атау көп болса «Қойма есебінің карточкаларын» қолданғаны ынғайлы. Олардың көршеткіштері мен операцияларды жазу тәртібі бірдей, айырмашылығы карточкалар түптелмеген бос, жеке парақтар күйінде болады.

Кітаптар мен карточкелер  мен  бір жылға ашылады. Кітаптарды қолданғанда әр бір атаулы затқа бір жылдың көлемінде күтіліетін операцияардың шамасына қарап бір немесе бірнеше бетке бөлінеді, ал карточкілерді қолданғанда жеке атаулы затқа ашылған карточкелерге жазылатын орын қалмаған жағдайда жаңа карточка тіркеле береді.  Карточкалар синтеткалық шоттардың суб шоттары бойынша есептеу топтарына бөлініп арнайы каторчкаларда сақталынады.

Қоймада сақталынатын заттадың әр түріне жеке каторчкілер ашылу  тиіс. Есеп болмыстық натуралдық өлшеммен жүрізілді. Карточкалардың басқа да есептелетін заттардың атауы, өлшем бірлігі, номенклатуралық қатар саны және бғасы көрсетіледі. Әрбір жұмыс күнінің сонында қойма меңгерушісі кіріс шығыс операциялары болған матетарилық қорлардың ертеңгі күнгі күнге қалатын қалдықтарын шығарып отыру керек. Жинақтау құжаттарының көрсеткіштері келесі айдың біріне қалдырылмай жинақталып, карточклараға жиынтығы жазылады. Айдың соңында айналым болған барлық карточкалар бойынша заттардың айдың соныңда қалған калдықтары анықталады. Сонан соң қойма меңгерішілері карточкалардың көрсеткіштері бойынша екі дана етіп қоймада сақталынаты барлық материалдардың ай бойы кіріс шығыстары және айдың соныңдағы қалдықтары жөнінідегі №121 үлгідегі материалдық есебін жасайды, жанар-жағар майлар үшін  №120 үлгіде. Жасалынған есептің біріншісі барлық кіріс-шығыс құжаттары тіркеліп бухгалтерияға тапсырылады.