Бухгалтерский учет в управлении предприятием

В ходе проверки аудиторы на основании изучения Положения  о бухгалтерской службе, должностных  инструкций, устных опросов главного бухгалтера и сотрудников службы выясняют ее организационную структуру, распределение обязанностей, сложность выполняемых работ, уровень квалификации учетного персонала. Анализ объектов учета, видов и объема обрабатываемой учетной информации, использования компьютерных технологий в учетном процессе позволяет установить фактическую трудоемкость работ по отдельным группам хозяйственных операций и определить общую потребность в специалистах и их рациональное закрепление за участками учета.

Предприятие самостоятельно определяет форму бухгалтерского учета (простую, журнально-ордерную, мемориально-ордерную или автоматизированную). Основными факторами, влияющими на такой выбор, являются объем обрабатываемой информации, численность сотрудников предприятия, уровень квалификации учетного персонала, уровень применения компьютерных технологий. В настоящее время все большее распространение получает автоматизированная форма учета, преимуществами которой является возможность оперативной обработки значительных массивов информации, реализация принципа однократного ввода информации в систему, возможность получения разнообразных отчетов по мере необходимости и за любой период времени. Внедрение этой формы приводит к изменению структуры бухгалтерии - в ее составе появляется подразделение, которое занимается программным и техническим сопровождением компьютерных систем.

Сопоставление фактической организационной структуры  бухгалтерии с оптимальной и  анализ применяемой формы бухгалтерского учета дает возможность аудиторам  сделать вывод, насколько структура  бухгалтерии и форма бухгалтерского учета соответствуют условиям организации и управления предприятия и обеспечивают полноту, своевременность и экономичность обработки учетной информации.

В процессе решения  следующей задачи аудиторы изучают  график документооборота и устанавливают: порядок оформления первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию, состав форм внутренней отчетности и порядок их составления и представления, применяются ли типовые формы первичных документов, обосновано ли использование нетиповых форм и т. д.

На основе ознакомления с фактически сложившимся на предприятии  документооборотом определяется обеспеченность структурных подразделений бланками первичных документов, реальные сроки  их подготовки и сдачи в бухгалтерию, содержание первичных документов, создаваемых автоматизированным способом, структура форм внутренней отчетности. Сопоставление полученной информации позволяет сформулировать вывод о соответствии (или несоответствии) фактического состава используемых на предприятии первичных документов и форм внутренней отчетности и их движения требованиям действующего законодательства и особенностям предприятия.

Расчет на основе норм времени

Норма времени — количество затрат рабочего времени, установленное для выполнения одной единицы работы работником или группой работников (бригадой) соответствующей квалификации в заданных организационно-технических условиях. При достаточном охвате нормированием выполняемых работ использование норм времени дает точный и объективный результат по расчету численности персонала. Увеличение доли работ, не охваченных нормированием, вносит растущую погрешность, поскольку учет таких работ обычно производится экспертным (оценочным) путем.

На основе норм времени нормативная численность  персонала рассчитывается так:

H= Т_ф/Ф_р.в* К_в.н

где То — общие  трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч;

Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый  период, ч;

Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.

2.4 Составление  штатного расписания работников бухгалтерии

Штатное расписание — локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных  окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для его подготовки применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

На практике штатное расписание — один из первых документов, который просят представить  трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие у организации штатного расписания проверяющие считают нарушением законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация — от 30 000  до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отказ от составления  штатного расписания может повлечь  и другие проблемы. Например, в случае, если сотрудники были уволены по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) и подали в суд  на своего работодателя. В такой  ситуации без штатного расписания работодателю будет достаточно сложно доказать, что увольнение оправданно.

Составление штатного расписания:

Заполним форму №  Т-3. В ней 10 граф, к которым можно  добавлять новые, но исключать их запрещено. Если по какой-либо из граф документа нет сведений, ее  следует оставить пустой.

Сначала необходимо указать  наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления  документа. Проблем с указанием  этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации допустимо  указывать и полным, и сокращенным.

Зачастую возникает  путаница с тем, какие даты указать  в строке  «на период ____ с “____” ______________ 200__» и в графе «Дата  составления».

В первом случае нужно  отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора  организации или уполномоченного  им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено приказом организации от “____” ______________ 200__ № __».

Структурное подразделение

Графа 1 «Наименование» заполняется  в порядке, который работодатель определяет сам. Удобнее всего располагать  структурные подразделения по иерархии — от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 «Код» должны быть перечислены коды структурных  подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы  можно было легко определить место  каждого отдела или группы в общей структуре организации. Предположим, в компании есть финансовый департамент, в состав которого входит два отдела — финансовый и бухгалтерия. Если код департамента — 03, финансовому отделу и бухгалтерии можно присвоить коды 03.01 и 03.02 соответственно. Если в отделах есть еще более мелкие подразделения, например, группа по учету основных средств в бухгалтерии, у нее может быть код 03.02.01.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, ведущие специалисты и т. д.

Обратите внимание: по статье 57 ТК РФ в том случае, если «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений», наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

— Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367);

— Квалификационному  справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден  постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37).

Количество  штатных единиц

В графе 4 следует указать  число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать  как целые числа — 1 (для работников на полной ставке), так и неполные — 0,25, 0,5 и т. д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания Госкомстата России).

Здесь имеет смысл  отразить не только существующие на настоящий  момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, которые указаны в штатном расписании.

2.5 Совершенствование  работы аппарата бухгалтерии

Совершенствованию работы аппарата бухгалтерии в значительной степени способствует создаваемые на предприятиях автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМБ).

При решении проблемы организации автоматизированного  рабочего места бухгалтера можно  выделить несколько этапов.

На первом этапе предполагается создание в подразделениях учетного аппарата отдельных АРМБ на основе средств организационной и вычислительной техники.

На втором этапе внутри учетного аппарата будут созданы  локальные сети АРМБ (многотерминальные  системы).

На третьем этапе  локальные сети документирования и обработки учетной информации будут объединены в одну систему со средствами организационной и вычислительной техники. Это приведет в перспективе к созданию безбумажной технологии обработки информации.

На современном этапе  имеются все предпосылки для решения задач первого и второго этапов АРМБ для различных работников аппарата управления и учета.

В общем виде процесс  создания и обработки документов можно представить в виде последовательных фаз обработки, проводимых на различных  участках учета. В свою очередь, фазы могут состоять из одного или нескольких каналов обработки – рабочих мест сотрудников аппарата бухгалтерского учета. Каналы обработки строятся в зависимости от средств организационной и вычислительной техники.

Системные функции автоматизированного канала обработки информации на основе АРМБ должны обеспечивать: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами.

В качестве технической  базы для построения АРМБ могут быть использованы микроЭВМ различных сетей. Автоматизированный канал должен включать помимо микроЭВМ периферийное оборудование – дисплей, накопители, устройство печати.

Можно выделить следующие  основные функциональные направления  использования АРМБ:

• обработка учетной информации;
• информационно – справочное обслуживание производственно – хозяйственной и финансовой деятельности;
• анализ функционирования АРМБ для подразделения учетного аппарата, где создано АРМБ.

Первое направление  предполагает автоматизацию таких  стадий учетного процесса, как изготовление, регистрация документов, контроль использования и обработка документов и т.п.

Второе направление  предполагает создание локальных баз  данных нормативно – справочной информации, используемой в деятельности учетного аппарата.

Функциональное направление, связанное с деятельностью учетного аппарата и его анализом на базе АРМБ, предполагает решение ряда задач по определению эффективности процессов обработки (оценка времени, экономических показателей, параметров надежности и качества процесса обработки) и общей организации работ по учету, планированию и анализу. Уделяется внимание также вопросам использования полученной информации в условиях функционирования АРМБ для подготовки  и принятия соответствующих управленческих решений. Получаемая информация дифференцируется по уровням ее применения.

При автоматизации бухгалтерского учета используются различные программы.

Рынок бухгалтерских  программ насыщен сравнительно недорогими, но достаточно мощными программами (особенно для малых и средних  предприятий). Среди них особое место занимает «1С: Бухгалтерия» – универсальная бухгалтерская программа, применяемая при ведении как простого, так и двойного учета. За счет полной настраиваемости она успешно используется на промышленных предприятиях, в малых организациях, в торговле, бюджетных организациях и т.п. Программа построена по инициативе «от простого  - к сложному». Ее можно применять для простых операций: печатать платежные поручения, формировать оборотные ведомости, реестры счетов, главную книгу, отдельные отчеты. Программа может автоматизировать бухгалтерский учет по всем разделам. Основным документом для всех современных бухгалтерских программ, в том числе и программ «1С: Бухгалтерия», является Журнал операций.

Вид экрана программы  такой. Вначале выводится титульный экран, который предусматривает:

• в первой строке название программы и сведения о разработчике;
• в одной или двух последних строках перечисления доступных в данном режиме
• функциональных клавиш и их назначение;
• остальные строки – рабочее пространство; в них выводятся меню, бланки
• запросов, списки документов и т.п.

Программа «1С: Бухгалтерия» способна работать при любых изменениях, вызванных законодательством. Бухгалтер  может и сам вносить  коррективы в План Счетов, схемы проводок, перечень объектов аналитического учета, формы документов и регистров.