Бухгалтерский учет и налогообложение

1.3 Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Операции движения материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Госкомстатом России ,а при их отсутствии – отраслевыми формами, утвержденными соответствующими министерствами и иными органами исполнительной власти [3]. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соответствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «о бухгалтерском учете».                                           Учет производственных запасов осуществляется на основании следующих первичных документов: приходного ордера, доверенности, акта о приемке материалов, лимитно-заборной карты, требований, накладной на внутреннее перемещение, накладной на отпуск материалов, карточки складского учета материалов, ведомости учета остатков материалов на складе.
              Поступающие в организацию материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке.                                                                                                                Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения. Для этого ему выдается  доверенность. Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.  Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику. В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения).               При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (форма М-4). Приходный ордер (форма № М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.  Материальные ценности приходуются  в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых) При отсутствии расхождений между данными поставщиками и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе  поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается. Порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.                                          В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов (форма № М-7), который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные  поставки).                                                                        Расход материалов, отпускаемые в производство и другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами (форма № М-8). Лимитно - заборная карта выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один - цеху, другой -складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно - заборной карте цеха, а представитель получателя - в лимитно - заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно - заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды. По лимитно - заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В целях сокращения количества лимитно -заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами. Отпуск материалов со склада производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материалов на складе) оформляют выпиской  отдельного требования- накладной (форма № М-11) на замену (дополнительный отпуск материалов). Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает  количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.                                          Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), которые выписывает отдел снабжения, как правило, в трех экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов, а третий – в бухгалтерию. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.  При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.                                                                                      Списание материалов оформляется актом на списание материалов, который составляется специально созданной комиссией, с участием материально ответственного лица.                                                                                                   Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов (форма № М-17). С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые  становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. На фактически израсходованные материалы подразделение- получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованные материалы, нормативный и фактический расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем выполнения работ. Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.                                                                      Кроме перечисленных документов опись товарно-материальных ценностей используются: инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3); сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19); сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения); акт о покупке материалов на рынке; акт перевода единиц измерения материалов; акт-заключение о чрезвычайных ситуациях; акт на списание материалов.                                                                                                                                             В расчетах за приобретенные организацией материальные ценности применяются: товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т); счет-фактура; расчетно-платежные документы по банку; приходный и расходный кассовый ордер.                                                                                                                                                                        Порядок формирования и движения документов должен соответствовать графику документооборота, который разрабатывается организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц [14]. Следовательно, совершенствование содержание первичных учетных документов способствует рационализации документооборота. Так,  если в карточке учета материалов предусмотреть графу подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-накладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

2.1 Учет материальных запасов на складах и в бухгалтерии

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей. Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый). Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц. Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета. Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (типовая форма № М-17). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно - заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов. Разноска из лимитно - заборных карт в карточки складского учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов), но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (форма № 18) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток)  заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра. Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия. По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в книгу учета остатков материалов (ведомость форма № М-20). Эта книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.                                                        Применение  организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование следующих основных учетных регистров:                                                                  - оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам  в разрезе складов, подразделений, мест хранения;                                                               -ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;                                                                                                                                                                                                                               

- оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

- оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.

              2.2 Синтетический учет материалов

              Для учета наличия и движения производственных запасов используются следующие счета бухгалтерского учета: 10 «Материалы»,      14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»,                  15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей» [11].  

           На счете 10 «Материалы» учитываются только материалы, принадлежащие предприятию на праве собственности, полного хозяйственного ведения, оперативного управления. Материалы, находящиеся на ответственном хранении, учитываются на забалансовом счете                  002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», сырье и материалы заказчиков, принятые на переработку, но не оплачиваемые (давальческое сырье), учитываются на забалансовом счете              003 «Материалы, принятые в переработку».

              Для учета материалов могут открываться следующие субсчета:                    10-1 «Сырье и материалы», 10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции, детали», 10-3 «Топливо», 10-4 «Тара и тарные материалы», 10-5 «Запасные части», 10-6 «Прочие материалы»,    10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону»,                              10-8 «Строительные материалы», 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря и хозяйственных принадлежностей, тары ценностей, принадлежащих организациям на праве собственности (в том числе находящихся в пути и переработке). Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.

              В зависимости от принятой предприятием организации учета поступление материалов может быть отражено с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» или без  использования их.

              При учете материалов по фактической себестоимости (без использования счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей») в дебет материальных счетов относятся все расходы по их приобретению.

              При поступлении материалов дебетуют материальный счет               10 «материалы» и кредитуют:

-         счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

-         счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»- на стоимость          услуг, оплачиваемых чеками транспортным организациям;

-         счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- на стоимость материалов,                                                                

     оплаченных из подотчетных сумм;

-         счет 20 «Основное производство»- на стоимость возвратных отходов.

              Материалы, полученные по договору дарения и безвозмездно, принимаются на учет по рыночной стоимости по дебету счета                           10 «Материалы» с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам выбытия их стоимость списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

              Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по учетным ценам. При этом составляют следующую бухгалтерскую  проводку:

              Дебет счета 20 «Основное производство» (материалы отпущены основному производству);

              Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (материалы отпущены вспомогательным производствам);

              Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов (25 « Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»);

              Кредит счета 10 «Материалы».

              Проданные материалы списывают с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам. Для учета налога на добавленную стоимость, приходящегося на производственные запасы применяется субсчет 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным  запасам».

Материалы от поставщиков приходуются независимо от того, когда они поступили – до или после получения расчетных документов. Стоимость материалов , находящихся в пути или не вывезенных со склада поставщика, по состоянию на конец месяца отражается записью:

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 60 «Расчета с поставщиками и подрядчиками» (без оприходования этих ценностей на склад).

              В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показывается дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере оприходования материальных ценностей на склад. Аналитический учет материалов в пути осуществляется по поставщикам.              

              Поступившие материалы, на которые отсутствуют расчетные документы, относятся к неотфактурованным поставкам, документальное оформление которых осуществляется в акте о приемке материалов (форма № М-7). Оприходование неотфактурованных поставок осуществляют по учетным ценам или по рыночным ценам, если в качестве учетных цен используют фактическую себестоимость материалов, и отражают по дебету счет 10 «Материалы» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

              После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их цена корректируется с учетом поступивших документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиками.

              Если расчетные документы по нетфактурованным поставкам поступают в следующем году, то:

- учетная стоимость материальных запасов не меняется, величина НДС принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;

- уточняются расчеты с поставщиком. При этом сумму сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материалов  и их фактической стоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы следующим образом:

- уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

- увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов  и дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» (как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году).

При учете материалов по учетным ценам дополнительно используются счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»

Счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» предназначен для учета заготовления и приобретения материальных ценностей, относящихся к средствам в обороте.

В дебете счета чет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» относят покупную стоимость материальных ценностей, по которым в организацию поступили расчетные документы поставщика, и другие расходы  по приобретению материалов с кредита счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 23 «Вспомогательные производства»,      71 Расчеты с подотчетными лицами» в зависимости от того, откуда поступили материальные ценности, от характера расходов по заготовке о доставке материальных ценностей в организацию.