Бухгалтерская служба и ее место в структуре организации

- организация документооборота и обмена данными бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с целью обеспечения информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности; для осуществления предварительного контроля за соответствием заключаемых договоров действующему законодательству;

- оперативный и систематический анализ данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

- обособленной функцией бухгалтерской службы является составление рабочего плана счетов. Рабочий план является определяющим в системе бухгалтерского учета. Он должен соответствовать целям, задачам бухгалтерского учета, быть связанным с налоговой политикой и организацией учета финансовых результатов. Разрабатывается он на основе действующего типового Плана счетов. В рабочем плане счетов рекомендуется указывать коды и наименования субсчетов, применяемых предприятием и необходимых для ведения синтетического и аналитического учета. Субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются предприятием исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Бухгалтерская служба наделена обязанностями, в перечень которых входит:

- контроль за правильным и экономным расходованием денежных средств, материальных и трудовых ресурсов;

- обеспечение сохранности денежных средств в процессе их получения, хранения и использования;

- формирование рациональной схемы документооборота со структурными подразделениями организации, выделенными на обособленный баланс;

- начисление и выплата в установленные сроки оплаты труда работникам, проведение расчетов с работниками по иным основаниям;

- своевременное проведение расчетов с налоговыми органами;

- своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе осуществления предпринимательской деятельности;

- участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации и отражение их в учете;

- широкое применение современных средств автоматизации при выполнении учетно-вычислительных работ;

- составление и представление в установленном порядке и в предусмотренные сроки бухгалтерской и налоговой отчетности;

- хранение документов в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Таким образом, бухгалтерская служба это структурное подразделение организации организованное на предприятии в соответствии с принятой формой организации бухгалтерского учета на предприятии, а также в соответствии с принятым видом разделения труда и наделенная определенными задачами, функциями и объемом обязанностей.

Вся работа бухгалтерии должна строиться с использованием принципов научной организации труда, которая основывается на достижениях науки об управлении, обобщении и распространении передового опыта учета и деятельности бухгалтерского аппарата, наилучшем использовании вычислительной и организационной техники, повышении производительности труда, достижении наилучших результатов при наименьших затратах труда.

Немаловажное значение имеет применение в работе бухгалтерии принципов организации управленческого труда, включая: непрерывность и ритмичность в работе, культуру труда, создание здоровой моральной атмосферы в коллективе, воспитание гордости за бухгалтерскую профессию.

4.3             Организационные документы деятельности бухгалтерской службы

Бухгалтерская служба является частью единого механизма управления текущей, финансовой и инвестиционной деятельностью, которая тесно связана с другими подразделениями организации.

Правовой статус бухгалтерской службы регулируется нормативными документами, организационно-правовой формой и общей структурой управления организацией.

Выбранная схема организации бухгалтерской службы должна быть закреплена в организационно-распорядительных документах. Для этого разрабатывается Положение «О бухгалтерии» (О бухгалтерской службе), в котором раскрываются процесс образования, права, обязанности и организация деятельности бухгалтерии.

В состав реквизитов положения о бухгалтерии входят: наименование организации; название вида документа; дата и место составления; наименование структурного подразделения; текст; подпись и визы.

Положение «О бухгалтерии», как правило, состоит из 5 основных разделов.

- Общие положения.

- Функции.

- Права и обязанности.

- Взаимоотношения.

- Организация работы.

Данная структура носит рекомендательный характер, количество и содержание разделов может быть и другим. Структура Положения во многом зависит от организации бухгалтерского дела и от структуры бухгалтерского аппарата.

Раздел «Общие положения» начинают с определения бухгалтерского учета (ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете») - бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Обязательным в разделе «Общие положения» является пункт, где перечисляются законодательно-нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Этот пункт можно сформулировать обобщенно, например: «Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации о бухгалтерском учете, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными актами органов, регулирующих бух­галтерский учет, Уставом организации и настоящим Положением «О бухгалтерии».

Вторым вариантом изложения законодательного регулирования бухгалтерского учета на предприятии является более детальная градация нормативной базы. В этом случае необходимо указать, что бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации. Далее перечисляются Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Положение «О бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» и другие положения по бухгалтерскому учету, которыми руководствуются учетные работники.

Третий пункт раздела отражает, что бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерией, (либо в другой форме - предметный вариант, линейный вариант, по вертикали, функциональный вариант) действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В следующем пункте определяется, что численность и штаты бухгалтерии формируются в соответствии со штатным расписанием организации. Так как Положение рассчитано на длительный период действия, в этом пункте не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат бухгалтерии на момент составления Положения. Штатное расписание можно приложить к Положению в качестве дополнения.

Заканчивается раздел «Общие положения», как правило, пунктом о руководстве бухгалтерии. Например: «Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации. Должность главного бухгалтера занимается специалистом с высшим образованием соответствующего профиля и опытом работы не менее 5 лет».

Второй раздел Положения «Функции» посвящается целям и задачам бухгалтерии. Его можно начать с изложения ст. 3 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в которой указаны основные задачи бухгалтерского учета или взять формулировки из Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые бухгалтерией. Именно этот раздел в наибольшей степени отражает специфику бухгалтерии. Но в этом разделе имеются и такие общие для любой бухгалтерии позиции, как учет основных фондов, учет денежных средств, контроль за своевременным и правильным проведением инвентаризации, ведение расчетов по заработной плате и т. п.

Отдельными пунктами здесь указываются:

обязательность применения утвержденных типовых унифицированных форм;

своевременность и качественность составления первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;

обеспечение сохранности бухгалтерских документов;

использование современных автоматизированных технологий учетно-вычислительных работ.

Чем подробнее будет расписан этот раздел Положения, тем легче составляются затем должностные инструкции работников бухгалтерии, закрепляющие эти функции за определенными сотрудниками.

За разделом «Функции» следует раздел «Права и обязанности», в котором закрепляются права работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций. К обязательным пунктам относятся такие как; право требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного в соответствии с графиком представления необходимых документов; не принимать к исполнению неправильно оформленные документы.

В этом разделе может содержаться раздел «Руководство», в котором фактически отражается должностная инструкция главного бухгалтера. При подготовке этого раздела следует помнить, что в федеральном законе главному бухгалтеру посвящается специальная ст. 7. Она так и называется «Главный бухгалтер». Положения этой статьи входят в данный раздел.

Желательно в Положении о бухгалтерии дать пункты, конкретизирующие, какие виды документов недействительны без подписи главного бухгалтера и какие документы он обязательно визирует до подписания их руководителем. Отдельным пунктом указывается, что главный бухгалтер обязан обеспечить сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в установленном порядке в архив.

В разделе «Взаимоотношения» нужно указать, что бухгалтерия взаимодействует:

со всеми структурными подразделениями по вопросам бухгалтерского учета;

с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

с кадровой службой — по вопросам подбора кадров в бухгалтерию, по расчетам заработной, платы работников организации (фирмы) и другими службами организации.

Последний раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что бухгалтерия действует в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил не существует или имеются особенности в работе сотрудников бухгалтерии (например, ненормированный рабочий день и т. п.), то это должно найти отражение в разделе «Организация работы». В этот раздел часто вписывается пункт о ежегодном проведении аудиторских проверок деятельности бухгалтерии.

Завершается Положение пунктом о порядке реорганизации бухгалтерии.

Даже краткое изложение содержания Положения о бухгалтерии показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа бухгалтерии. Оформляется Положение на общем бланке, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководите­лем организации.

Не менее важным документом, определяющим должностные обязанности и полномочия работников бухгалтерии является должностная инструкция.

Должностные инструкции составляются для каждого работника бухгалтерии в целях разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. Закрепление за работниками участков бухгалтерского учета позволяет избежать дублирования или неоформления отдельных хозяйственных операций.

В инструкции указывается, какие документы получает работник бухгалтерии для обработки, кому он в дальнейшем передает их, какие документы он имеет право подписывать.

Должностная инструкция — индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в направлении деятельности или объеме работ.

При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией.

Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностей структуру текста, включающую:

- общие положения;

- функции;

- должностные обязанности:

- права;

- ответственность;

- взаимоотношения (связи по должности).

Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой Положения «О бухгалтерии».