Бухгалтерская служба и ее место в структуре организации

ТЕМА 4

Бухгалтерская служба и ее место в структуре организации

4.1             Организация бухгалтерского учета в организации

4.2             Структура бухгалтерской службы и ее виды

4.3             Организационные документы деятельности бухгалтерской службы

4.1             Организация бухгалтерского учета в организации

Организация структурно состоит из множества взаимосвязанных элементов, одни из которых осуществляют текущую, финансовую, инвестиционную деятельность, а другие управление ею. Все эти элементы находятся в неразрывной связи и представляют в совокупности систему управления.

Одной из составляющих системы управления хозяйствующим субъектом является подсистема бухгалтерского учета, выделяющая в своей структуре финансовый, управленческий и налоговый учет с соответствующими информационными потоками, которые характеризуются наличием прямой и обратной связей.

В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет должен вестись всеми организациями, находящимися на территории Российской Федерации, а также филиалами и представительствами иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, должны учитывать основные средства и нематериальные активы в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете.

Для обеспечения своевременности и действенности принимаемых управленческих решений по организации необходима эффективная и полная организация бухгалтерского учета.

Под рациональной организацией бухгалтерского учета следует понимать систему взаимосвязанных элементов и средств наиболее оптимального построения учетного процесса с целью получения достоверной, своевременной и полезной для управления информации о деятельности организации и осуществления контроля за эффективностью использования производственных ресурсов.

Основными элементами и средствами системы организации бухгалтерского учета являются: рабочий план счетов бухгалтерского учета; первичные учетные документы; регистры бухгалтерского учета; внутренняя бухгалтерская отчетность; документооборот; использование средств механизации и автоматизации учета; построение учетного аппарата и определение выполняемых им функций.

Учетный процесс в организации включает взаимосвязанные этапы системы бухгалтерского учета:

- текущее наблюдение, измерение и регистрация фактов хозяйственной деятельности;

- систематизация и группировка учетной информации и обеспечение контроля за движением имущества организации и ее обязательств путем отражения операций на счетах бухгалтерского учета;

- обобщение информации об имуществе организации, ее обязательствах и хозяйственных операциях путем составления бухгалтерской отчетности и представления этой отчетности внутренним и внешним пользователям информации с целью принятия решений.

Организация бухгалтерского учета - заранее намеченная система мероприятий по построению бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой предприятия, составляемая с учетом специфики работы предприятия, его структуры и другими условиями.

Бухгалтерский учет может быть организован по централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

Централизация учета предполагает сосредоточение синтетического и аналитического учета, составление баланса и отчетности в главной бухгалтерии. При этом в подразделениях предприятия осуществляется первичный отчет путем составления первичных документов по всем хозяйственным операциям. Данные первичных документов формируются в накопительных и группировочных ведомостях, а также в производственных отчетах и отчетах о движении материальных ценностей. Далее документы поступают в главную бухгалтерию, где они проверяются, обрабатываются и их данные заносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

Децентрализация учета состоит в том, что в отдельных структурных подразделениях организации не только оформляются первичные документы, но и ведется синтетический и аналитический учет, составляется отчетность организации. Подразделения предоставляют отчетность в главную бухгалтерию, где их сверяют в целом по предприятию.

Частичная децентрализация учета (смешанная форма) заключается в том, что в подразделениях предприятия наряду с документами и сводными производственными отчетами составляют бухгалтерские проводки, то есть ведется аналитический учет, производится сводка и группировка учетных данных, но их обобщение ограничивается составлением производственных отчетов.

Для построения учетного процесса как единой информационной системы необходимо основываться на следующих организационных принципах:

- государственное регулирование общих принципов и правил организации, методики и техники бухгалтерского учета;

- сочетание в учетной политике при выборе оптимальных для предприятия аспектов реализации методологии бухгалтерского учета положений государственного регулирования с учетом отраслевых, технологических и других особенностей субъекта;

- организация вопросов совершенствования бухгалтерского учета, повышения квалификации и научной организации труда работников бухгалтерского аппарата;

- постоянное повышение роли бухгалтерского учета в эффективности функционирования информационной системы организации;

- совершенствование форм и методов представления информации с целью контроля и анализа в управлении эффективностью процессами воспроизводства;

- применение экономических методов управления и обеспечения оптимизации построения учетного аппарата, динамичности организации и аналитичности получения информации бухгалтерского учета.

Обязанность создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечения неукоснительного выполнение всеми структурными подразделениями и службами, требований законодательства возлагается на руководителя организации.

Руководитель организации самостоятельно может определить (в зависимости от объема учетной работы) организационную систему бухгалтерского учета в организации:

- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

Главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

- ввести в штат должность бухгалтера;

При такой организации бухгалтерского аппарата предприятия на бухгалтера возлагается обязанность сбора и всестороннего ведение бухгалтерского учета, обобщения и регистрации бухгалтерской информации, формирования показателей промежуточной и годовой отчетности, а так же вся ответственность за принятые методы и системы учета.

- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру – специалисту (бухгалтерский аутсорсинг);

Аутсорсеры предлагают свои услуги в области постановки, ведения, восстановления бухгалтерского и налогового учета, составления отчетности, ведения дел с налоговыми инспекциями вплоть до судебных разбирательств с привлечением юристов-аутсорсеров.

- вести бухгалтерский учет лично;

При таком варианте организации бухгалтерского учета на предприятии на руководителя в полном объеме возлагается обязанность и ответственность не только по организации но и по ведению бухгалтерского учета в соответствии с требования бухгалтерского законодательства, а также по формировании бухгалтерской информации и принятии на ее основе управленческих решений

Отнесение вопроса о форме организации ведения бухгалтерского учета к компетенции руководителя организации означает, что учредители, акционеры или другие участники соответствующего юридического лица, а также собственник имущества организации не вправе своими решениями непосредственно определять форму организации учетной работы.

При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который и осуществляет руководство бухгалтерией.

Бухгалтерская служба как структурное подразделение соответствующей организации не обладает правами юридического лица.

4.2             Структура бухгалтерской службы и ее виды

Исходя из формы организации учета определяется в основном и структура бухгалтерского аппарата.

Под структурой бухгалтерского аппарата понимаются состав и соподчиненностъ взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции. Иными словами, под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать деление его на составные части на основе разделения труда, то есть специализации функций отдельных частей или работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий.

Факторы, влияющие на выбор структуры бухгалтерского аппарата могут быть различными, например, величина предприятия; специализация предприятия; количество самостоятельных подразделений; объем выполняемых учетных операций; штатный состав; количество центров ответственности и носителей затрат; объем объектов учета.

Влияние всех вышеперечисленных факторов обуславливает различные варианты организации бухгалтерской службы на предприятии. При этом в зависимости от периодически проходящих организационных изменений на предприятии могут меняться варианты организации бухгалтерской службы, как в целом, так и отдельных ее групп.

Бухгалтерии крупных и средних организаций имеют более широкий круг объектов учета, поэтому возникает необходимость выделить в аппарате бухгалтерии отдельные части. Как правило, такое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии. Должностные обязанности работников учета должны быть перераспределены, исходя из степени их загруженности, средств и каналов передачи учетных данных.

Различают четыре вида разделения труда учетного персонала: предметный, линейный, вертикальный и функциональный. В соответствии с таким разделением труда выделяют четыре вида бухгалтерских служб.

Предметный вариант организации бухгалтерской службы предполагает распределение документов в соответствии с названиями отделов: расчетный отдел; отдел сбыта; производственный отдел; общий отдел; материальный отдел.

Каждый отдел занимается текущим учетом от начала до конца по группе счетов, исходя из их экономической однородности. Например, расчетный отдел занимается учетом расчетов на счетах 68, 69, 70, 73, 76.

Предметный подход распространен на государственных предприятиях, а также средних и крупных акционерных обществах, где за каждым работником закрепляется весь комплекс учетных работ по балансовому счету. Этому подходу присуща специализация работников по отдельным операциям: приемка, обработка документов, их сводка, запись в учетные регистры. При этом операции по нескольким счетам каждый работник может выполнять отдельно.

Линейный вариант (иерархическая) организации бухгалтерской службы наиболее типичен для организации учета в структурных подразделениях предприятия (цехах, производствах). Весь учетный процесс осуществляется так называемыми «учетными группами». Все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали (предметно-штабная) создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии подчиняются непосредственно старшим бухгалтерам соответствующих отделов (звеньев управления). Данная модель структуры бухгалтерии применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

Функциональный вариант предусматривает выполнение каждым работником или определенной частью аппарата однородных совокупностей функций либо операций. Например, один работник (или группа работников) принимает и проверяет первичные документы, второй исчисляет по этим документам заработную плату, третий составляет учетные регистры и т. д.

Как и любое структурное подразделение организации, бухгалтерская служба должна реализовать определенные функции. Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо следуют из задач бухгалтерского учета, определенных Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:

- ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и других нормативных правовых актов в целях формирования полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности;