Аудит в системе электронной обработки данных

 

1.3. Действия аудитора  в среде КОД.

 
Аудитор должен изучить и оформить в виде рабочего документа все  существенные вопросы организации  обработки учетных данных в системе  КОД экономического субъекта, отразив  в нем следующие положения: 1)организационная  форма обработки данных, например: осуществляет ли обработку специальное  подразделение (вычислительный центр, информационно-вычислительный центр) или компьютеры установлены на рабочих местах бухгалтерского персонала и обработка данных осуществляется непосредственно бухгалтерами; ведется ли обработка данных непосредственно бухгалтерами; ведется ли обработка данных экономическим субъектом самостоятельно или по договору с третьей стороной;

2) форма бухгалтерского учета;

3) разделы и участки учета, функционирующие в среде КОД;

4) система КОД размещена на одном или на нескольких компьютерах;

5) обработка учетных данных ведется локально на каждом компьютере или применяется сетевой вариант;

6) обеспечение архивирования и хранения данных;

7) передача данных производится с использованием каналов связи, через внешние носители (например, дискеты) или происходит ввод данных с клавиатуры. Аудитор должен изучить и оформить рабочим документом используемое проверяемым экономическим субъектом:

1) обеспечение КОД техническими средствами;

2) программное обеспечение КОД (составляется краткая характеристика, в частности кем разработано, когда внедрено программное обеспечение КОД, частота и метод его обновления, частота и метод его обновления в соответствии с изменениями действующего законодательства;

3) технологическое обеспечение (рекомендуется оформлять в виде схемы, состоящей из отдельных блоков технологического процесса обработки данных (ввод данных, их верификация и т. д.));

4) другие виды обеспечения КОД (следует дать краткое описание иных видов обеспечения). Аудитор должен оценить и оформить рабочим документом возможности компьютерной системы в части:

1) гибкого реагирования на изменения хозяйственного, налогового или иного законодательства с точки зрения настройки программного обеспечения;

2) формирования бухгалтерской и внутренней управленческой отчетности;

3) осуществления аналитических процедур;

4) расширения функций компьютерной системы.

Аудитор должен оценить квалификацию бухгалтерского персонала в области  КОД, в частности имеют ли специалисты  соответствующее образование или  прошли курс обучения в области информационных технологий или изучение системы  КОД происходило самостоятельно.

При составлении общего плана аудиторской  проверки в соответствии с Правилом «Планирование аудита» каждый этап планирования должен быть уточнен с  учетом влияния на процесс аудита применяемых информационных технологий и системы КОД. Уровень автоматизации  обработки учетной информации должен быть учтен при определении объема и характера аудиторских процедур.

Аудитору необходимо убедиться  в том, что информационная база внутри компьютера обеспечивает сохранность  информации, ее архивирование, простоту доступа, кодирование и декодирование  информации, ограничение несанкционированного доступа к ней. Актуальность данных обеспечивается регламентированием источников и потребителей информации, периодичностью и условиями ее обновления.

 

1.4. Аудиторские доказательства  и документирование в условиях  КОД.

 
Собирая доказательства об организации  обработки учетных данных в среде  КОД, аудиторские организации обязаны  следовать требованиям, установленным  Правилом «Аудиторские доказательства».

Источниками получения аудиторских  доказательств при проведении аудиторских  процедур являются данные, подготовленные в системе КОД экономического субъекта в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета экономического субъекта, аудитор имеет возможность применять их, их копии, в том числе фотокопии, в качестве рабочей документации аудита, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами.

В случае работы аудитора непосредственно  в системе КОД экономического субъекта (без вывода данных на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора аудиторских доказательств, составляются аудитором самостоятельно.

Рабочие документы, формирующиеся  в процессе аудита в условиях КОД  и существенно отличающиеся от обычных  рабочих документов (например, документы, подготовленные на машинных носителях), могут храниться в аудиторской  организации обособленно в архиве аудиторских файлов на машинных носителях.

Аудиторская организация в соответствии с Правилом «Документирование аудита»  должна обеспечить сохранность аудиторских  файлов на машинных носителях, их оформление и сдачу в архив. Система идентификации  рабочих документов в файле на машинном носителе устанавливается  аудиторской организацией. Целесообразно  хранить файлы по каждому экономическому субъекту на отдельном машинном носителе.

В условиях использования экономическим  субъектом системы КОД повышаются эффективность и надежность такой  аудиторской процедуры, как проверка его арифметических расчетов.

Аудитору необходимо убедиться  в том, что: 1)регистры учета, формируемые  системой КОД, соответствуют данным первичного учета; наличие системы  КОД не освобождает экономический  субъект от обязанности документировать  в установленном порядке факты  хозяйственной жизни; 2)отсутствуют  несанкционированные изменения  программы обеспечения; изменения, вносимые в программное обеспечение  экономическим субъектом в связи  с изменением хозяйственного или  налогового законодательства, должны быть документированы и, как правило, согласованы, одобрены и проверены  разработчиком программного обеспечения.

В условиях КОД аудит может проводиться  с использованием машинно-ориентированных  и (или) ручных процедур.

При применении машинно-ориентированных  процедур руководитель аудиторской  проверки или лицо, которому он это  поручил, должны обеспечить контроль за работой, выполняемой персоналом, имеющим  специальные знания и навыки в  условиях работы КОД, и другим персоналом, занятым в аудите.

Проведение аудитором машинно-ориентированных  процедур в отношении копий компьютерных файлов допускается при условии, что аудитор имеет достаточную  уверенность в том, что они  действительно полностью соответствует  оригиналам файлов экономического субъекта.

Аудитор может проводить машинно-ориентированные  процедуры в отношении компьютерных файлов, полученных от третьего лица, осуществляющего  по договору КОД экономического субъекта.

 

1.5.  Компетентность аудитора в вопросах КОД.

 

Аудитору желательно иметь представление  о техническом, программном, математическом и других видах обеспечения компьютерной техники, а также системах обработки  экономической информации. При отсутствии у аудитора указанных знаний следует  использовать работу эксперта в области  информационных технологий.

Аудитор должен быть способен определить, какое влияние на организацию, планирование и проведение аудита оказывают условия  использования системы компьютерной обработки данных, а том числе  на изучение систем бухгалтерского учета  и внутреннего контроля, на оценку рисков, связанных с проведением  аудита.

Аудитор должен оценить надежность системы внутреннего контроля проверяемого экономического субъекта в соответствии с Правилом (Стандартом) аудиторской  деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего  контроля в ходе аудита» и влияние  на эту надежность функционирующей  системы КОД:

– контроль подготовки данных как на уровне пользователя, так и на уровне компьютерной службы;

– контроль предотвращения ошибок и фальсификаций во время работы;

– контроль работы с данными (доступ, правильность, полнота), особенно с данными постоянного (нормативно-справочного) характера;

– возможность изменения программного обеспечения, особенно в части методов регистрации первичной информации;

– степень координации и взаимодействия между службой информатизации и пользователями системы КОД.

Аудиторской организации целесообразно  иметь библиотеку наиболее распространенных систем КОД и прилагать усилия к изучению особенностей их практического  применения.

В случае использования работы эксперта для оценки применяемой системы  КОД:

– назначение эксперта, оформление и использование результатов его работы должно полностью отвечать требованиям Правила «Использование работы эксперта»;

– аудитор должен иметь достаточное представление о компьютерной системе клиента в целом, с тем чтобы планировать, регулировать и контролировать работу эксперта, сохраняя при этом главенствующее положение.

Последнее по отношению к эксперту состоит в том, что эксперт  оценивает только системы обработки  информации, в то время как аудитор  – достоверность формируемой  с помощью этой системы отчетности. Аудиторская организация не может  ни передавать, ни разделять с кем-либо свою ответственность за выражение  мнения об отчетности проверяемого экономического субъекта и составленного на его  основе аудиторского заключения.

Основной задачей эксперта является оказание аудитору помощи при проведении проверки в части:

1) оценки надежности системы КОД в целом;

2) оценки законности приобретения и лицензионной чистоты бухгалтерского программного обеспечения, функционирующего в системе КОД проверяемого экономического субъекта;

3) проверки алгоритмов расчетов;

4) формирование на компьютере необходимых аудитору регистров аналитического, синтетического учета и отчетности.

Эти и другие конкретные вопросы, в  отношении которых аудиторская  организация ожидает получить заключение и помощь эксперта, должны быть указаны  в договоре оказания услуг эксперта в соответствии со Стандартом «Использование работы эксперта».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Использование компьютеров  при проведении аудиторской проверки

2.1. Технология проверки  общих документов организации

Особенности аудита общих документов организации рассмотрим на примере  проверки учетной политики.

Анализ положений учетной политики по каждому разделу можно провести, используя типовой вариант учетной  политики. В ней наиболее полно  должны быть представлены все возможные  варианты учета с описанием всех допустимых вариантов учета фактов хозяйственной деятельности.