Аудит учета и сохранности денежных средств

   Письмо  – соглашение согласно Международному стандарту аудита «Условия соглашений по аудиту» документально подтверждает согласие аудитора с поставленной задачей и масштабом аудита, на степень ответственности перед клиентом и форму представления отчета. Письмо – соглашение должно быть передано аудируемому субъекту до начала аудиторской проверки во избежание неправильного понимания принимаемых обязательств. Форма и содержание писем – соглашений зависят от запросов клиентов.

   Практика аудита различает следующие этапы:

   Этап 1. Общее изучение. Работа аудитора с  клиентами начинается задолго до выполнения собственного аудита. Так, если договор на аудиторское обслуживание заключается в начале отчетного периода (года), то этап аудита приходится на его окончание и начала следующего года.

   За  время, предшествующее этому этапу, аудитор начинает формировать свое мнение о предприятии, изучает такие сферы деловой активности как:

• маркетинг (какова клиентурная база фирмы);
• материально – техническое обеспечение (как складывается обстановка с закупками необходимых производственных ресурсов);
• исследовательская деятельность (какие ведутся разработки по совершенствованию технологии и техники, проектно – конструкторских и объемно – планировочных решений, организации строительного или промышленного производства);
• производство (каковы организационно – технические характеристики производственного процесса);
• реализация продукции (как фактически осуществляется отгрузка продукции, сдача готовых строительных объектов в эксплуатацию).

   Аудитору  также необходимо иметь достоверную  информацию о рыночных ценах на продукцию, потребляемую фирмой. Это вызвано  тем, что оценка правильности сделок проводится по состоянию уровня цен того периода, в котором эта сделка совершена, что связано с особенностями учета в условиях рынка. Так оценка активов производится по низкой из двух оценок – покупной или текущей рыночной. Если текущая рыночная цена меньше покупной, то возникший убыток должен признаваться немедленно в том отчетном периоде, в котором он установлен.

   Этап 2. Предварительное ознакомление. Предполагается посещение фирмы до начала работы аудитора. Аудитор знакомится с ходом производства, персоналом, местами хранения товарно-материальных запасов, оборудования и обеспечением их охраны, общей структурой организации (дочерних предприятий, участков, цехов, отделов) с состоянием производственной дисциплины. На этой фазе аудитора кроме визуального наблюдения аудитор использует различные средства опроса (анкета, интервью и т.п.). Порядок проведения аудиторских проверок согласно Международному стандарту аудита «Знание бизнеса» зависит в значительной мере от степени осведомленности аудитора о деятельности проверяемого предприятия, об уровне организации и ведения бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому аудитору (аудиторской организации) необходимо приступить к сбору и изучению информации. Ознакомление следует начинать с изучения основных документов – свидетельства о регистрации, учредительного договора, устава, договор на поставку продукции, лицензий на право осуществления внешне – экономической деятельности и др.

   Только  в результате проведенного первоначального  изучения предприятия можно определить примерный объем предстоящей работы и ее продолжительность. В соответствии с объемом и е сложностью (один вид деятельности или несколько, производство одно или многих видов продукции, требуется проведение инвентаризации материальных ценностей или можно с уверенностью положиться на результаты инвентаризации, проведенной самим предприятием в предусмотренные правилами сроки и т.п.) определяется стоимость аудита и эта сумма согласовывается с клиентом.  Если клиент выражает сомнения в обоснованности суммы, то следует подкрепить ее величину соответствующими расчетами. Согласованная сумма, включая налог на добавленную стоимость, указывается в договоре на проведение аудиторской проверки.

   Большую помощь при подготовке к аудиту могут  оказать беседы с руководителями проверяемого предприятия, позволяющие более четко определить основные направления предстоящей работы по проверке.

   Этап 3. Планирование аудита. Любая эффективная  работа требует предварительного составления  четкого плана и программы. Планирование аудитором своей работы по проверке осуществляется таким образом, чтобы она была эффективна, качественна и выполнена к намеченному сроку.

   Этап 4. Системное изучение. Оно позволяет  определить потоки и объемы информации, пункт наибольшей загруженности сбором и обработкой информации и на этой основе сделать вывод: кому представлено право принятия решения и ответственность за реализацию этих решений по интересующим аудитора аспектам деятельности предприятия, то есть кто является центром ответственности. Такими центрами в зависимости от существа рассматриваемого аудитором вопросов могут быть руководитель предприятия, его заместители, главный бухгалтер, начальники отделов и т.п. Помимо бухгалтерского учета, ценным источником информации для аудитора являются другие информационные системы предприятия: материально – технического обеспечения и сбыта; контроля технологии производства; контроля качества; система планирование экономических норм и нормативов, система внутреннего контроля и т.д. Данные, полученные на основании документов, циркулирующих в системах, сравниваются и сопоставляются с аналогичными сведениями, содержащимися в бухгалтерских документах. В случае расхождений, аудитором проводится необходимое исследование с целью определения достоверной информации.

   Этап 5.Выполнение аудита. Этот этап и есть выполнение аудиторских процедур. В  целях наиболее эффективного способа  проведения аудита финансовой отчетности необходимо тематику аудита составлять в следующей последовательности:

1. Аудит цикла закупок. 
2. Аудит цикла производства.
3. Аудит цикла реализации и формирования финансовых результатов.
4. Аудит денежных средств.
5. Аудит долгосрочных активов.
6. Аудит цикла инвестирования.
7. Аудит обязательств и капитала.
8. Аудит правильности формирования учетной политики.

   По  каждой теме необходимо составить программу  аудиторской проверки, указав в ней последовательное осуществление необходимых аудиторских процедур и их исполнителей.

   Этап 6. Составление отчета о результатах  аудита. Аудитор (аудиторская организация) по результатам аудита составляет отчет и представляет его заказчику в срок, определенный договором. Выполнение аудитором (аудиторской организацией) договора определяется актом приема-сдачи аудиторского отчета.

   Аудиторские услуги в виде консультаций оформляются  справкой и другими официальными документами, а экспертиз – заключением или актом. Заключение аудита имеет правовое значение официального документа. Отчет аудитора должен содержать четко выраженное заключение о финансовых отчетах, взятых в целом.

   При проведении аудита предусматривается перечень вопросов, подлежащих проверке, с указанием периода (как правило, один год), за который должна быть проведена аудиторская проверка.

   Аудит может производится начиная с  проверки первичных документов, сводной  документации, записей в учетных регистрах, Главной книге и заканчиваться подтверждением (отказом от подтверждения) достоверности финансовой отчетности. И, наоборот, начиная с проверки финансовой отчетности и заканчивая проверкой первичной документации, при этом учитывается степень автоматизации отдельных участков и учетных работ.

   2.2 Организация аудита учета и сохранности денежных средств.

   Как отмечалось ранее, для осуществления  расчетов наличными предприятия  организовывают кассовые хозяйства. Касса  аудируемого субъекта предназначена для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств (в национальной и в иностранной валюте), а также денежных документов (ценных бумаг, бланков строгой отчетности). Кассовое хозяйство должно быть организованно в соответствии с правилами ведения кассовых операций, утвержденных Национальным банком Республики Казахстан.

   Денежные  средства относятся к тем активам, с которыми связан наибольший риск хищения, кражи, махинаций, так как  их легко скрыть и перевезти, на них  нет отличительных знаков принадлежности, они легко конвертируемы. Возможность незаконных действий с наличностью возникает также из-за того, что отдельные лица имеют свободный доступ к системе учета денежных средств, разрешение на их охрану. Поэтому на любом предприятии необходимо создать организованную систему внутреннего контроля за движением денежных средств.

   Система внутреннего контроля за движением  денежных средств – это политика и процедуры, разработанные для  того, чтобы защитить активы; обеспечить соответствие их с финансовой политикой  предприятия и достоверность данных, отражённых на бухгалтерских счетах.

   Внутренний  контроль за движением денежных средств  должен выполнять следующие функции:

• отдельное хранение и отдельный учёт денежных средств;
• учёт всех операций, произведённых за наличный расчёт;
• хранение только необходимого остатка в кассе;
• периодические проверочные подсчёты остатка в кассе;
• физический контроль денежных средств;
• контроль за поступлением денежных средств;
• контроль денежных расходов;
• контроль денежных средств на расчётных счетах;
• сверка кассовых остатков;
• сверка расчётных (валютных) счетов.

   Организованный  внутренний контроль будет препятствовать возникновению нарушений по операциям  с денежными средствами, позволит своевременно устранять недостатки в учете денежных средств, даст возможность для решения многих проблем, связанных с совершенствованием системы управления финансовыми ресурсами предприятия. Кроме того, эффективный внутренний контроль способствует более качественному проведению аудита и уменьшению его объемов.

   Основными задачами аудита денежных средств в кассе являются:

• проверка правильности организации кассового хозяйства и соблюдения правил ведения кассовых операций;
• проведение инвентаризации кассы и отражения в учете выявленных отклонений между фактически установленным наличием денежных средств и данными бухгалтерского учета:
• установление законности, достоверности и хозяйственной целесообразности операций с наличными денежными средствами;
• правильность отражения курсовой разницы по валютным операциям  Информационной базой аудита служат учетная политика предприятия; бухгалтерский баланс; Главная книга; отчет о движении денежных средств; журнал-ордер № 1, 2 и ведомость № 1, 2 (при ручном ведении учета) или машинограммы (при компьютеризации); приказы руководителя аудируемого субъекта на назначение инвентаризационной комиссии и материально – ответственных лиц (кассиров); договор о полной индивидуальной материальной ответственности; акт инвентаризации наличных денежных средств; приходные расходные кассовые ордера, платежные ведомости; журнал регистрации приходных кассовых документов; кассовую книгу; чеки денежные и расчетные; объявление на взнос наличными; платежное требование – поручение; выписку банка; валютные карточки.

         Аудит денежных средств  рекомендуется проводить в следующей последовательности:

• ознакомление с учетной политикой, в частности: какова периодичность предоставления кассового отчета, сроки проведения инвентаризации денег в кассе;
• в каких учреждениях, и на каких счетах банка имеется наличность; устанавливают по балансу правильность и тождественность остатков денег в кассе, на текущих, банковских счетах на начало и конец года, сверяют их с данными Главной книги, учетных регистров;
• обследуют первичную документацию по движению денег, все ли реквизиты в документах заполняются.

         В ходе аудиторской  проверки денег в кассе в тенге  и валюте аудитор предварительно знакомится с источниками и периодичностью поступления денег в кассу, порядком нумерации и выписки кассовых ордеров, видами расходов денег из кассы, обращает внимание на качество оформления документов, указывается ли в приходных и расходных ордерах основание для их составления и перечисляются ли к ним документы. Проверив каждый приходный и расходный кассовые ордера, аудитор устанавливает правильность их записи в отчете кассира с учетом даты, содержания операции, суммы и корреспонденции счетов. Затем подсчитывает итоги по приходу и расходу кассы и сверяет их с итогами, выведенными кассиром, и определяет остаток наличности в кассе на конец отчетного периода. Этот остаток сличают с остатком, указанным в следующем кассовом отчете и в журнале – ордере № 1 и ведомости № 1. Проверенные отчеты сравнивают с кассовой книгой с целью выявления возможных случаев изъятия документов, подчисток, дописок новых операций и т.д.

   Аудитор проверяет записи  журнале –  ордере № 1 и ведомости № 1, сверяя их с данными отчета кассира, подсчитывает в учетных регистрах итоги  вниз по графам по каждому корреспондирующему счету отдельно как по дебету, так и по кредиту и сопоставляет их с Главной книгой.

   Методика аудиторских процедур оприходования наличности в кассе зависит от источников их поступления. Проверка оприходования наличности, полученной из учреждений банка, производится путем обязательного сличения записей отчетов кассира с данными корешков чековых книжек и всех выписок банка.

   Одним из источников поступления денежных средств в кассу является доход  от реализации готовой продукции, товаров  приобретенных, выполненных работ и оказанных услуг, в зависимости от отрасли деятельности аудируемого субъекта. В этом случае производят встречную проверку с покупателями и заказчиками, отчетами материально – ответственных лиц с целью выявления возможного несоответствия или исправления дат и сумм в приходных кассовых ордерах (квитанциях).