Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

    По  данным таблицы видно, что площадь  сельскохозяйственных угодий с 2008 года сокращается. Она в 2010 году сократилась по сравнению с 2007 г. на 37%, а по сравнению с 2009 г. на 15%. Это происходит в связи с сокращением производства продукции растениеводства.

    Наблюдается тенденция к сокращению поголовья крупного рогатого скота на 132 головы по сравнению с 2008 г., и на 102 головы по сравнению с 2009 г. Причиной этому послужило недостаточное количество кормов. Удельный вес коров в поголовье крупного скота составляет 44 %. Это подтверждает молочно – мясное направление хозяйства. Молочное  поголовье ООО « Надежда»  содержится на одной молочно-товарной ферме. Стадо хозяйства ремонтируется в основном за счет собственного молодняка.    

Основные  работы на предприятии выполняются постоянными работниками. Исключением является летне-пастбищный период, когда привлекаются временные, на пастьбу скота. На  предприятии высокая текучесть кадров. В 2010 г. по сравнению с 2008 г. численность работников сократилась на 38%, а по сравнению с 2009 г. на 28%, и составляет 52 человека. Основными причинами являются: неорганизованность трудовых процессов в организации, территориальная близость к городу, высокая трудоемкость работ. На предприятии ежегодно сокращается стоимость валовой продукции в сопоставимых ценах. Это происходит в связи с сокращением производства продукции. Следовательно, происходит сокращение выручки. В 2010 году уровень рентабельности по предприятию составил 8,07 %. Это означает, что на каждый вложенный рубль при производстве продукции предприятие получает 8 копеек прибыли.

    Учет  расчетов с подотчетными лицами начинается с заполнения первичной документации, в состав которой могут входить: авансовый отчет, приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку, список подотчетных лиц, приказ руководителя о назначении работника подотчетным лицом, командировочное удостоверение, приходные и расходные кассовые ордера, сметы представительских расходов, оправдательные документы и т.д.

    В ООО «Надежда» имеется список подотчетных лиц и приказ руководителя об их назначении. Денежные средства работникам выдаются в большей части для закупки сырья. Разберем оформление первичной документации на примере. Экспедитору Максимову Н. В. выдана денежная сумма в размере 10000 рублей на приобретение металла. Выдача оформлена расходным кассовым ордером. После покупки экспедитор сдал в кассу неиспользованную сумму в размере 2500 рублей. Эта операция нашла отражение в приходном кассовом ордере. Максимов Н. В. представил авансовый отчет, в котором отразил, что было им приобретено, какая сумма выдана, и какая затрачена, а также, сколько денег возвращено в кассу.

    Аналитический и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами ведется на активно  – пассивном счете № 71 «Учет  расчетов с подотчетными лицами». Сальдо 71 счета показывает сумму долга подотчетного лица перед организацией или сумму перерасхода средств, которые возмещаются работнику, а также средства, которые снова выдаются под отчет. Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы оформляется бухгалтерской проводкой:

    Дт 71 Кт 50 

    Рассмотрим  данную операцию в ООО «Надежда».

    Бухгалтеру  Лебедевой И. В. поручено приобрести канцелярские товары для офиса, для выполнения задания ей выдали из кассы предприятия наличные денежные средства в размере 3000 рублей на основании расходного кассового ордера № 123 от 13.04.2010 г.

    После получения денежных средств сотрудник  приступает к выполнению порученного  ему задания. Далее все суммы, выплаченные из подотчетных средств, списываются с кредита 71 счета  в дебет счетов 10, 15, 25, 26, 29, 41 и  т.д. На примере нашего предприятия  данную процедуру можно проследить следующим образом. Лебедева И. В. приобрела канцелярские товары на сумму 3000 рублей. Расходы на покупку такого рода товаров списываются в дебет 26 счета. Лебедева И. В. После выполнения порученного задания представила авансовый отчет.

    В учете будут сделаны записи:

    Дт 71 Кт 50 – выдано из кассы организации  на приобретение канц. товаров – 3000 рублей.

    Кт 71 Дт 26 – списаны расходы предприятия  на приобретение канц. товаров – 3000 рублей.

    Экспедитору Иванову Е. А. под отчет выданы деньги в размере 8000 рублей на основании расходного кассового ордера № 298 от 17.05.2009г. для закупки лома черных металлов. Так как металлолом является для нашей организации сырьем, то расходы на его покупку относятся на счет 10. Сотрудник закупил сырьё на 5000 рублей. Приобретение материальных ценностей всегда сопровождается отражением налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям. Денежные средства использованы сотрудником не полностью. Иванов потратил на покупку сырья 5000 рублей, а под отчет получил 8000, то 3000 рублей подотчетное лицо возвращает в кассу. Данная операция оформлена приходным кассовым ордером № 176 от 18.05.2009г. Также сотрудником был представлен авансовый отчет № 173 от 18.05.2009г.

    В учете будут сделаны бухгалтерские  проводки:

    Дт 71 Кт 50 – выдано из кассы предприятия  подотчетному лицу - 8000 рублей.

    Дт 10 кт 71- израсходованы денежные средства подотчетным лицом - 5000 рублей.

    Дт 19 Кт 7 - Дт 19 Кт 71 – отражен налог  на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям - 900 рублей.

    Дт 50 Кт 71 – возвращен в кассу  неизрасходованный остаток подотчетной  суммы - 3000 рублей.

    В случае, когда сотрудники не отчитываются по полученным под отчет суммам, в учете составляется проводка:

    Дт 94 Кт 71.

    На  примере нашего предприятия такой случай выглядит следующим образом. Водителю Сидорову М.В. из кассы под отчет были выданы денежные средства на сумму 1500 рублей на основании расходного кассового ордера на приобретение бензина для автомобиля. Водитель потратил на топливо 800 рублей, за что он представил авансовый отчети кассовый чек в качестве документа, подтверждающего покупку. А остаток, Сидоров не вернул в кассу и не отчитался за него. Суммы, невозвращенные в кассу подотчетными лицами могут удерживаться с согласия работника из заработной платы. Так и в нашем случае, 700 рублей, за которые не отчитался Сидоров, были удержаны из его заработной платы, В учете были сделаны следующие проводки:

    Дт 71 Кт 50 – выдано из кассы организации  на приобретение топлива – 1500 рублей.

    Дт 10 Кт 71 – списаны расходы предприятия на покупку топлива – 800 рублей.

    Дт 94 Кт 71 – отражена неизрасходованный  остаток подотчетной суммы – 700 рублей.

    Дт 70 Кт 71 – удержан долг подотчетного лица из заработной платы – 700 рублей.

    Если  сотрудники не отчитываются за крупные суммы, тогда недостача может удерживаться в течение нескольких отчетных периодов, а бухгалтерская проводка будет составляться с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    В ООО «Надежда» менеджеру Филимоновой из кассы выдали деньги в размере 12000 рублей для совершения сделки по покупке сырья, но у поставщика возникли обстоятельства, из-за которых сделка не состоялась. При этом Филимонова не вернула денежные средства в кассу предприятия. Было решено удерживать эту сумму из ее заработной платы в течение трех месяцев, в учете это отобразилось бухгалтерскими записями:

    Дт 71 Кт 50 – выдано из кассы предприятия  подотчетному лицу – 12000 рублей.

    Дт 73 Кт 71 – удержана задолженность  подотчетного лица из заработной платы  в течение длительного времени – 12000 рублей.

    Денежные  средства из кассы предприятия могут  быть выданы на командировочные расходы. В ООО «Надежда» сотрудников часто направляют в командировки – служебные поездки с целью выполнения какого – либо задания. Они оформляются приказом руководителя о направлении в командировку и командировочным удостоверением. При направлении сотрудника в командировку ему выдаются денежные средства на проезд, наем жилья.

    Также работнику выплачиваются суточные, в нашем предприятии они составляют 800 рублей в сутки.

    ООО «Надежда» 1 февраля 2010г. направило Семенова С.В. в командировку сроком на 14 дней, целью которой являлось заключение договоров о поставке сырья. ООО «Надежда» установило, что суточные для командировок по России составляют 800 рублей в день. Перед командировкой Семенов получил из кассы 17 500, в том числе суточные 11 200 рублей (14 дн.*800 рублей).

    После возвращения из командировки Семенов  представил авансовый отчет, автобусные билеты туда и обратно стоимостью 600 рублей и счет гостиницы, и счет фактуру на сумму 5600 рублей. В налоговом  учете в состав расходов войдут суточные в пределах норм, установленных Правительством РФ, то есть, 9800 (14 дней * 700рублей). Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал 100 рублей:

    17500-5600-11200-600=100 рублей.

    Эта сумма была возвращена им в кассу. В суточных, превышающих 700 рублей в день, необходимо удержать налог на доходы физических лиц.

    В бухгалтерском учете ООО «Надежда»были сделаны проводки: 

    Таблица 3. – Журнал хозяйственных операций ООО «Надежда»

 

    Регистром учета расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер № 7, в котором сочетаются аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче, это значит, что каждой сумме денежных средств, выданной под отчет, выделяется одна строка и, следовательно, все операции (представление отчета, возврат неиспользованных средств, выплата перерасхода) будут отражаться на этой же строке. Журнал-ордер № 7 заполняется на основании журнала – ордера на №1,приходных и расходных кассовых ордеров и утвержденных авансовых отчетов. Данные журнала – ордера №7 каждый месяц переносятся в Главную книгу, а затем в баланс. 

2.2.Планирование аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами 

    Как правило, аудиторская проверка имеет  определенную последовательность, этапами  которой являются предварительная деятельность, планирование аудита, проведение проверки, оформление результатов. Цель предварительной деятельности заключается в ознакомлении с протоколами заседаний акционеров, получении отчетности, а также необходимой информации от банков, логовой службы, и других сторонних организаций, сотрудничающих с данной фирмой, проведении бесед с руководством, бухгалтерией и другим персоналом.

    На  предварительном этапе аудитор  определяет направление и объем  работы, после проведения вышеназванных  процедур, аудитор решает вопрос о проведении проверки или отказе от нее.

    При проведении аудиторской проверки в  ООО «Надежда» аудитор ознакомился с бухгалтерской отчетностью, провел устный опрос работников бухгалтерии, включая главного бухгалтера, кассира и работников, которые включены в список подотчетных лиц. На основании полученных ответов аудиторская фирма «Фемида аудит» приняла решение провести аудиторскую проверку в ООО «Надежда», подтверждением чего послужило письмо – обязательство. После чего сторонами был подписан договор на проведение аудиторской проверки.

    Далее аудиторская организация приступила к планированию аудиторской проверки. На данном этапе аудиторам предстояло определить уровень существенности в аудите и аудиторские риски. Для определения уровня существенности аудиторы использовали наиболее важные показатели, характеризующие достоверность ООО «Надежда», а именно, чистую прибыль, валовой объем реализации, валюту баланса, собственный капитал и общие затраты предприятия.