Аудит производственных запасов на примере государственного предприятия «Керченский комбинат хлебопродуктов»

Для исследуемого предприятия характерным является приобретение производственных запасов  через подотчетное лицо. В данном случае на предприятии были собраны  соответствующие аудиторские доказательства. Был рассмотрен ряд документов, составленных в ходе проведения хозяйственных  операций по подшипнику 3614. В сентябре 2010 г. между ГП «Керченский КХП» и ООО «Автопромподшипник» был заключен договор на покупку подшипника. Документ соответствует всем необходимым требованиям, имеются печати и реквизиты сторон, а также спецификация к договору. Был выписан счет (см. Прилож. 23)  от 02 сентября 2010 г. №0209026. Рассматривая данный документ, выясняем – все реквизиты присутствуют, счет оформлен верно. По счету №389 на ГП «Керченский КХП» была выписана доверенность. Доверенность обязательно проверяется на наличие исправлений, а также наличие всех необходимых реквизитов и их правильное заполнение. При проверке документа отклонений не обнаружено.

Для учета  доверенностей в бухгалтерии  предприятия ведется такой Журнал регистрации доверенностей, в котором  указывается № доверенности, кому выдана, дата.

Методом взаимной проверки можно сопоставить  повторяющиеся реквизиты:   наименование ценностей, единицы измерения и  количество. На основании журнала  регистрации доверенностей и  первичных документов можно проверить  своевременное оприходование материальных ценностей.

  ГП «Керченский КХП» по доверенности выдал накладную на подшипник. При проверке правильности оформления документа ошибок не выявлено.

Поступление материалов осуществляется на основании накладной (см. Прилож. 25) на отпуск товарно-материальных ценностей. Предприятие – поставщик выписывает накладную в трех экземплярах на основании договора, нарядов и других соответствующих документов и накладная подписывается лицом, разрешившим отпуск товарно-материальных ценностей, и главным бухгалтером. Первый экземпляр накладной вручается предприятию - получателю материалов, как сопроводительный документ и основание для их оприходования, второй - остается на складе предприятия - поставщика и служит основанием для списания отпущенных материалов, третий экземпляр накладной передается пропускному пункту для контроля за вывозом материальных ценностей за пределы территории предприятия. Второй и третий экземпляры накладной указанными службами сдаются в бухгалтерию для отражения в учете.

Материалы, поступающие на склад, тщательно  проверяются, устанавливается соответствие их качества, количества, ассортимента условиям поставок и сопроводительным документам. Так как никаких расхождений  не выявлено, материалы принимают.

 При  поступлении подшипника на предприятие  был составлен приходный ордер  №832 (см. Прилож. 22), где указано количество поступившего топлива, его цена и другие необходимые данные. Помимо приема взаимной проверки на данной стадии контроля можно использовать прием логической проверки, т.е. проверить данную операцию по существу. Потом осуществляется проверка  отображения в учетных регистрах оприходованных материалов. Общая сумма оприходованных за определенный период запасов должна равняться оборотам главной Книги (по дебетам соответствующих счетов: 20 “Производственные запасы”, 22 “МБП”, и т.п. ).

На складе была составлена карточка складского учета материалов по данному запасу, заполнены необходимые реквизиты, проставлены подписи. Они открываются  на каждый номенклатурный номер материалов. В бухгалтерии карточки складского учета материалов регистрируются в  журнале-реестре сортовых карточек. Записи в карточках материально  ответственными лицами осуществляются ежедневно на основании приходно-расходных  документов по поступлению и расходу  материалов с выведением остатка  после каждой записи. По данным карточек складского учета материально ответственные  лица заполняют и передают в бухгалтерию  для сверки с данными бухгалтерского учета ведомость учета остатков материалов на складе не первое число  каждого месяца. В бухгалтерии  на основании первичных документов склада составляются накопительные  оборотные ведомости в разрезе  учетных групп. Бухгалтерия осуществляет постоянный контроль за правильностью складского учета и его соответствием приходно-расходным документам.

Основными документами при отпуске  материалов подразделениям (хозяйствам) предприятия являются:

- акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов формы № М-10(один из самых используемых документов) (см. Прилож. 26);

- накладная-требование  на отпуск (внутреннее перемещение)  материалов № М-11;

- товарно-транспортная накладная (ТТН) (см. Прилож. 25);

- путевой  лист  и др.

На предприятии  ГП «Керченский КХП» любой   отпуск материалов в производство оформляется  Требованием.

Поэтому подшипник по требованию №2301 20 сентября 2010г. (см. Прилож. 26) выбыл в производство. Данный документ проверяем по существу, его достоверность, законность и подлинность. При этом методом взаимной проверки  сверяем данные расходных документов склада с данными пропусков на вывоз продукции и платежных документов, а также количественные данные по наименованиям материальных ценностей по договору поставки, coглашению, заявке с их количеством по расходным документам склада. Такие проверки необходимы потому, что на практике бывают случаи, когда вместе с ненужными и излишними материалами отпускаются дефицитные фондовые материальные ценности. Также в качестве аудиторских доказательств при проверке операций с производственными запасами следует использовать Журнал-ордер и Ведомость  аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками по счету 63 (см. Прилож. 31).

Сводные данные по счетам производственных запасов  можно увидеть в Главной книге  за соответствующий месяц. При проведении аудита важно также располагать  информацией форм отчетности Баланс (см. Прилож.2) и Примечаний к годовой финансовой отчетности (см. Прилож.6).

Итак, опираясь на документы предприятия, имеющие  юридическую силу, аудитор может  начинать проверку производственных запасов. В ходе любой проверки аудиторы пользуются собственными рабочими документами, заполненными на основании достоверных данных, полученных на проверяемом предприятии.

     2.3.  Методика аудита  производственных запасов.

В методике проверки основных комплексов работ по учету производственных запасов прежде всего необходимо проверить положения учетной политики по учету товарно-материальных ценностей, которые отражены в документе «Учетная политика». При этом особое внимание следует обратить на то:

– как учитываются материальные ценности – по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам;

– какой метод используется для списания материальных ценностей на затраты производства;

– какой метод применяется для учета движения материальных ценностей на складе.

Приступая к проверке производственных запасов, аудитору нужно выявить  наиболее часто встречающиеся нарушения  и с учетом этого выбрать необходимые  процедуры проверки. Для этого  составляется классификатор возможных  нарушений.

Классификатор возможных нарушений  содержит наиболее часто встречающиеся  нарушения по соответствующим разделам учета.

Классификация возможных нарушений  по учету производственных запасов

Для аудитора очень важно знание наиболее распространенных ошибок и нарушений, встречающихся  при производственных запасов. Наиболее характерные ошибки:

1. Не применяются типовые формы первичных документов по учету производственных запасов:
1. Отсутствуют приходные ордера, счета-фактуры, товаро-транспортная накладная;
2. Отсутствуют расходные документы.
2. Неверно указана дата поступления запасов.
3. Неверно указано количество поступивших запасов.
4. Оценка запасов произведена не правильно.

Аудитор получает аудиторские доказательства для формулирования обоснованных выводов, на которых базируется аудиторская  мысль, выполняя аудиторские процедуры  с целью:

а) получение   понимания   о   субъекте   хозяйствования   и   его среде, включая его систему внутреннего контроля, для оценки рисков существенного искажения на уровне финансовых отчетов и утверждений;

б) если необходимо, или если аудитор решил это сделать, проверки 
операционной эффективности процедур контроля в предотвращении или 
выявлении и исправлении существенных искажений на уровне утверждений;

в) выявления существенных искажений на уровне утверждений.

На формирование мнения аудитора в отношении достоверности  информации о производственных запасах  оказывают влияние следующие  факторы:

• полнота отражения сведений о наличии у предприятия производственных запасов в бухгалтерских записях и отчетности. Ошибки в полноте отражения операций с производственными запасами приводят к занижению отчетных данных. Например, не отражены в учете товары, поступившие от поставщика, приобретенные по договору поставки или купли-продажи, так как по условиям договора они должны оплачиваться после их реализации, однако право собственности на них возникло  в момент их приемки. Обнаружить такие ошибки достаточно сложно, поскольку проверка учетных регистров не содержит информации о незафиксированных фактах. Для этого аудитору потребуется сделать выборку из первичных документов или информации неучетного характера;
• соблюдение принципа временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Эти ошибки связаны с неправильным распределением операций по учетным периодам, т.е. отражение их в отчетности другого периода. Для выявления ошибок в периодизации аудитору следует изучить учетные записи и сопоставить их с первичными документами;
• правильность отражения производственных запасов на соответствующих счетах учета. Такие ошибки могут быть обнаружены при инвентаризации. К операциям, влияющим на правильность отражения остатков производственных запасов и подсчета себестоимости реализованной продукции в результате искажения бухгалтерской отчетности относятся:

• двойной учет товаров в пути или уже реализованных товаров;
• случаи включения в данные инвентаризации сведений о производственных запасах, полученных на условиях комиссии.
• случаи завышения данных об остатках производственных запасов, находящихся на складах третьих лиц;
• случаи включения в данные инвентаризации излишних и частично или полностью потерявших свойства ценностей, которые были списаны в предшествующие периоды;

Приступая к проверке аудитору необходимо изучить  все нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и  отпуска производственных запасов, в частности, положения по учету  материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Методика  аудита производственных запасов содержит ряд этапов.

Этап 1. Проверку операций с производственными запасами рекомендуется начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения запасов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2. Включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

При проведении инвентаризации аудитор не должен входить в состав инвентаризационной комиссии, но наблюдая за ее работой, он следит за правильностью выполнения процедур, которые позволят правильно идентифицировать запасы, определить их количество. Аудитор проводит контрольные проверки, время от времени сверяя свои записи с записями инвентаризационной комиссии.

При проверке отражения аудитор концентрирует  внимание на данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом конце  отчетного периода, а также данных счетов-фактур на товары, поступившие  в самом начале нового отчетного  периода, их отражении на счетах бухгалтерского учета.

Заключительным  этапом проверки является контроль ведения  сводного учета материальных ценностей.

Если  запасы поступили от поставщика, необходимо проверить наличие и правильность заполнение внешних документов, то есть полученных от поставщика. Это  документы, характеризующие производственные запасы – накладная, товаро-транспортная накладная (см. Прилож. 25), ж/д накладная и т.д; документы об оплате ( платежное поручение); документы, удостоверяющие качество (сертификат, удостоверение качества); налоговые документы (налоговая накладная, если предприятие впервые сотрудничает с данным поставщиком – необходимо запросить документ о регистрации поставщика в качестве плательщика НДС).