Аудит грошових коштів

Кожне підприємство дня здійснення розрахунків  готівкою повинно мати касу. Касою називається спеціально обладнане та ізольоване приміщення, або місце, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Керівники підприємств зобов'язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі доставки їх з установи банку і здавання в установу банку. Вони несуть у встановленому відповідним законодавством порядку відповідальність у тому разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, що забезпечують схоронність коштів під час їх зберігання і транспортування.

     Каси  підприємств у разі потреби можуть бути застраховані страховою організацією.

     Приміщення  каси має бути ізольовано, а двері  до каси під час здійснення операцій — замкнуті з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які  не мають відношення до її роботи, забороняється.

     Уся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих  шафах, а в окремих випадках —  у комбінованих і звичайних металевих  шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучевою печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

     Враховані дублікати ключів в опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рідше одного разу на квартал проводиться їх перевірка комісією. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про цей інцидент в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо негайної заміни замка металевої шафи.Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних ґрат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації.

     У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти  про це керівнику підприємства, який повідомляє про цю подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів  щодо охорони каси до прибуття працівників міліції.

     У цьому разі керівник, головний бухгалтер  або особи, які їх замінюють, а  також касир підприємства після  одержання дозволу органів внутрішніх справ проводять перевірку наявності  коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Ця перевірка має бути проведена до початку касових операцій. Про наслідки перевірки складається акт у чотирьох примірниках, який підписується всіма особами, що брали участь у перевірці. Перший примірник акта передається в органи внутрішніх справ, другий — надсилається до страхової компанії, третій — надсилається до вищестоящої організації (у разі її наявності), а четвертий — залишається у підприємства.

     Касир відповідно до чинного законодавства  несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей.

Після видання наказу про призначення  касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових  операцій, після чого з касиром  укладається "Договір про повну  індивідуальні матеріальну відповідальність".

Касиру  забороняється передовіряти виконання  дорученої йому роботи іншим особам.

     На  підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків  касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника підприємства. З цим працівником укладається договір, про повну матеріальну відповідальність, на час виконання ним обов'язків касира.

     У разі раптового залишення касиром  роботи (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії у складі осіб, призначених керівником підприємства. Про результати перерахування і передачі цінностей складається акт за підписами вказаних осіб.

     На  підприємствах, які мають велику кількість підрозділів або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплата праці, виплати допомог через  тимчасову непрацездатність, стипендій  і премій можуть проводитися за письмовим наказом керівника підприємства, іншими, крім касирів, особами, з якими укладається договір, і на яких поширюються всі права і обов'язки, встановлені для касирів зазначеним Положенням.

      1.2. Теоретичні основи  обліку касових  операцій

     Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовують рахунок 30 "Каса". Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:

301 "Каса  в національній валюті";

302 "Каса  в іноземній валюті".

     За  дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом — виплата грошових коштів із каси підприємства.

     На  підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валют тощо) відкриваються  субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

     Касові  операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом  Міністерства статистики України від 15.02.96р. № 51. і мають застосовуватися  без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

     Даним наказом затверджено до використання по обліку касових операцій наступні форми документів:

КО-1 "Прибутковий  касовий ордер";

КО-2 "Видатковий касовий ордер"; 300

КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів";

КО-За "Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів";

КО-4 "Касова книга";

КО-5 "Книга  обліку прийнятих та виданих касиром  грошей".

     Приймання готівки касами підприємств проводиться  за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

     Типову  форму прибуткового касового ордера і приклад його оформлення наведено у додатку .

     Видача  готівки з кас підприємств  проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими  платіжними (розрахунково-платіжними) -відомостями (далі — видатковими документами). Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.

     Типову  форму видаткового касового ордера і приклад його оформлення наведено у додатку .

     У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових  ордерах не обов'язковий.

     Заготівельні  організації, у тому числі і організації  споживчої кооперації, можуть проводити  видачу готівки здавальникам сільськогосподарських  продуктів і сировини за відомостями, в яких вказуються їх прізвища, адреси, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що завіряються підписом здавальника, з подальшим складанням (після закінчення робочого дня) загального видаткового касового ордера на всі видані за день суми за заготівельними квитанціями.

     У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляється на кожній платіжній (розрахунково-штатній) відомості.

     Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки клієнт повинен у встановлені банком строки попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті, що передбачається для отримання.

   У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом, касир вимагає пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача, перевіряє його найменування і номер, ким і коли він виданий. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред'являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

      1.3. Суть, завдання, джерела  та послідовність  аудиту касових  операцій

     Більшість операцій, що здійснюють на підприємстві, пов’язані з рухом грошових коштів, зокрема, проведенням розрахунків між підприємствами. Тому аудит операцій з коштами, іншими активами та аудит стану розрахунків є дуже важливими. Метою аудиту операцій з коштами, іншими активами та стану розрахунків є встановлення достовірності даних щодо наявності та руху грошових коштів, повноти і своєчасності відображення інформації в зведених документах та облікових регістрах, правильності ведення обліку грошових коштів і розрахунків відповідно до прийнятої облікової політики, достовірності відображення залишків у звітності господарюючого суб’єкта.

     Основними завданнями аудиту операцій з коштами, стану розрахунків та інших активів  є:

• перевірка стану збереження готівки в касі;
• вивчення законності і доцільності проведення операцій з грошовими коштами та грошовими документами, своєчасності і повноти оприбуткування та витрачання грошових коштів;
• перевірка законності відкриття підприємством рахунків у банку, своєчасності одержання і обробки виписок банку по всіх відкритих рахунках;
• стану грошових коштів на рахунках на день проведення аудиту за даними виписок банку і за балансом підприємства;
• виявлення напрямів використання коштів, що зберігаються на банківських рахунках, оцінка правильності проведення взаємозаліків з кредитною установою;
• перевірка наявності договорів та їх реєстрації у відповідних журналах;
• перевірка правильності документального оформлення операцій з коштами, та іншими активами і відображення цих операцій в обліку і звітності;
• перевірка дотримання підприємством податкового законодавства по операціях, пов’язаних із рухом грошових коштів;
• оцінка стану внутрішнього контролю за рухом і збереженням грошових коштів та інших цінностей в касі;
• встановлення методу організації аудиту;
• забезпечення порядку збереження чекових книжок, контроль за випискою чеків та отримання за ними грошей.

     Джерелами інформації для аудиту грошових коштів є:

1. Первинні документи з обліку грошових коштів.
2. Облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку коштів, розрахунків та інших активів.
3. Акти та довідки попередніх ревізій, аудиторські висновки та інша документація, що узагальнює результати контролю.
4. Головна книга.
5. Звітність.

Таблиця 1.1. Документування операцій з грошовими коштами