Анализ дебиторской и кредитоской задолженнисти

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ  ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ

 

Анализ и управление дебиторской  задолженностью в условиях финансового  кризиса и инфляции имеет особое значение, так как подобная иммобилизация оборотных средств становится особенно невыгодной. Однако в то же время в экономической ситуации сегодняшнего дня при существующем уровне конкуренции очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит).

Одним из видов ликвидных  оборотных активов является дебиторская задолженность, поэтому многие предприятия в первую очередь начали работу по оптимизации управления дебиторской задолженностью.

Сейчас основными проблемами, с которыми сталкиваются предприятия  при возникновении дебиторской  задолженности, являются:

отсутствие достоверной информации о сроках погашения обязательств, в том числе о величине затрат, связанных с изменением размера дебиторской задолженности и времени ее инкассации;

отсутствие контроля просроченной и сомнительной задолженности;

распределение функций ответственности между разными подразделениями за аккумулирование (сбор) денежных средств, анализ дебиторской задолженности и принятие решения о предоставлении кредита.

Бухгалтерия в системе  управления дебиторской задолженностью. Система управления дебиторской задолженностью — это процесс, в который вовлечены разные звенья менеджмента компании. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения организации, поэтому необходимо четкое распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами.

 

 

Распределение функций  при этом выглядит следующим образом:

1. Бухгалтер по учету  дебиторов и кредиторов ежедневно  регистрирует поступающие платежи,  проверяет работу базы данных на предмет начисления штрафов и пеней и формирует "Отчет о списании дебиторской задолженности" (табл. 1) и "Реестр старения дебиторской задолженности" (табл. 2) и направляет их вместе с "Уведомлением о нарушении срока оплаты и сумме начисляемых пеней" менеджеру по продажам, финансовому менеджеру и главному бухгалтеру по электронной почте.

2. Финансовый менеджер  ежемесячно ранжирует клиентов  по установленному алгоритму.  При изменении статуса клиента  (и соответственно условий отгрузки  и оплаты) финансовый менеджер направляет менеджеру по продажам "Оповещение об изменении статуса клиента" и при необходимости — "Распоряжение о прекращении отгрузок данному клиенту".

3. Менеджер по продажам  уведомляет клиента об изменении  условий в рамках договора, напоминает  о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, оплата векселем). Кроме того, необходимо составить акт сверки (в двух экземплярах).

4. Юридический отдел  в случае неудачного завершения переговоров с клиентом на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.

5. Финансовый директор  в случае, если выполнение этих  процедур не приводит к погашению долга, принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга, или же обращается в суд.

6. Главный бухгалтер  несет ответственность за проведение  инвентаризации дебиторской задолженности,  формирование резервов по сомнительным долгам и документальное оформление списания безнадежных долгов с баланса организации.

Информация, необходимая  для формирования эффективной системы  антикризисного управления дебиторской  задолженностью. Основой формирования системы антикризисного управления дебиторской задолженностью является финансовая информация. Однако отчеты, которые в настоящее время составляются, включают в себя информацию лишь о выставленных счетах-фактурах и полученных платежных поручениях, сопоставив которые, можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя.

Для создания системы  управления дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса  необходимо в первую очередь сформировать базу данных, которая включала бы следующую  информацию о:

1) выставленных покупателям счетах, неоплаченных на текущий момент;

2) периодах просрочки  платежа (в днях) по каждому  из выставленных счетов;

3) размере безнадежной  и сомнительной дебиторской задолженности;

4) статистике платежной  дисциплины каждого покупателя (средний период просрочки, средняя сумма предоставленного кредита).

Эту информацию целесообразно  систематизировать в двух формах: в форме отчета о списании дебиторской  задолженности покупателей (табл. 1) и в форме реестра старения дебиторской задолженности (табл. 2).

Отчет о списании дебиторской  задолженности ведется по каждому  дебитору и имеет цель контроля за поступлением платежей и ведения  статистики платежной дисциплины. Так, например, по счету, максимальный срок оплаты по которому наступает 15.02.09, покупатель погашает дебиторскую задолженность четырьмя платежными поручениями. В графе 6 указывается период просрочки по каждому платежному поручению.

 

 

 

Таблица 1 Отчет о списании дебиторской задолженности

Счета-фактуры выставленные		Платежные поручения полученные		Величина дебиторской  задолженности на дату поступления  платежного поручения, руб.	Период просрочки, дней
№	Максимальный срок оплаты по выставленному счету	Дата	Сумма, руб.
1	15.02.09	18.02.09	50000	350000	3
		20.02.09	70000	300000	5
		23.02.09	150000	230000	8
		25.02.09	80000	80000	10

Такая форма представления  информации позволяет рассчитать величину затрат, вызванных просрочкой платежа  по каждому выставленному счету, она будет определяться по формуле:

где r - банковская ставка процента (дневная); ДЗ - дебиторская  задолженность на текущую дату (графа 5 табл. 1); Т - период просроченной дебиторской  задолженности.

Пример 1

При средней ставке 15% годовых (0,04% 11 в день), по которой  предприятие "Альфа" привлекает денежные средства, связанные с отсрочкой  платежа по счету 1, составят 2 076 руб. (0,04 % (350 тыс. руб. * 3 дн. + 300 тыс. руб. * 5 дн. + 230 тыс. руб. * 8 дн. + 80 тыс. руб. * 10 дн.))

Информация о затратах, связанных с обслуживанием просроченной дебиторской задолженности, может  быть использована при определении  величины процентов, связанных с  просрочкой платежа, включаемых в договор, что будет являться одной из самых действенных мер стимулирования платежа в условиях кризиса.

Обобщающим отчетом, позволяющим  аккумулировать информацию для осуществления  контроля за дебиторской задолженностью, является реестр старения (инкассации) дебиторской задолженности. Он представляет таблицу, в которой дебиторская задолженность классифицируется на группы в зависимости от сроков возникновения (табл. 2). Количество групп определяется политикой организации в области кредитования клиентов.

Реестр старения дебиторской  задолженности упрощает также работу бухгалтера при формировании резервов по сомнительным долгам, так как позволяет оперативно контролировать переход просроченной дебиторской задолженности из одной группы в другую.

Согласно нормам Налогового кодекса РФ в резерв включается просроченная задолженность покупателей (заказчиков) и поставщиков (подрядчиков) со сроком возникновения не менее 45 дней, долги в пределах 90 дней учитываются в половинном размере (п. 1 и п. 4 ст. 266 НК РФ), при этом сумма создаваемого резерва не может превышать 10 % выручки за отчетный период (п. 4 ст. 266 НК РФ).

В условиях финансового  кризиса периоды старения дебиторской  задолженности необходимо уменьшить  в связи с ростом рисков неплатежей (так, например, создавать резервы  по сомнительным долгам с 100 %-ным включением уже по дебиторской задолженности со сроками возникновения от 45—90 дней). Поэтому необходимо подвергать тщательному анализу изменение возрастной структуры дебиторской задолженности (стр. 5 табл. 2) в динамике.

Информация, содержащаяся в резерве старения дебиторской задолженности, периодически подвергается перекрестной сверке с результатами проведенной инвентаризации.

 

 

 

 

 

 

Таблица 2 Реестр старения дебиторской задолженности

Номер счета-фактуры	Сумма счета-фактуры, тыс. руб	Максимальныйсрок оплаты	Дата поступления платежа	Сумма оплаты, поступившая  в период, тыс. руб.
				0 дн.	До 7 дн.	До 45 дн.	До 90 дн.	свыше 90 дн.
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1
2
3
4 Итого
5 Структура дебиторской  задолженности, %	100%

На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить  справку о состоянии дебиторской  и кредиторской задолженности фирмы, которую нужно приложить к "Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (ф. ИНВ-17). Она должна содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумме задолженности и причине ее возникновения. Здесь же указываются документы, которые подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные и отгрузочные документы). В ф. ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу. Однако в акте нет графы для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Эту графу было бы целесообразно включить в документ, в противном случае сумма безнадежных долгов сольется с "просроченными" обязательствами.

На основании составленного  акта руководитель организации издает приказ о списании безнадежной задолженности. Документально обосновать списание должны следующие документы, свидетельствующие  о безнадежности долга:

1) документы, подтверждающие  выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);

2) свидетельства об  оплате аванса поставщику, который  не выполнил договорных обязательств (платежное поручение, расходный кассовый ордер и др.);

3) акты сверок задолженности,  подписанные сторонами-участниками  сделки;

Нереальность взыскания  подтверждают следующие документы:

1)выписка из Единого  государственного реестра юридических  лиц о том, что организация-должник  ликвидирована;

2)определение арбитражного  суда о завершении конкурсного  производства и ликвидации фирмы-дебитора;

3)актсудебного пристава-исполнителя  о невозможности взыскания долга  с компании-должника.

Подготовка реестра  старения дебиторской задолженности  помогает менеджеру оперативно отслеживать изменения ее структуры и выявлять причины возникновения безнадежных долгов.

Формирование кредитной  политики. С целью минимизации  рисков возникновения сомнительнойи  безнадежной дебиторской задолженности  в условиях финансового кризиса необходимо предпринять комплекс мер, направленных на принятие решения об условиях предоставления кредита. Одной из таких мер является формирование кредитной политики. В ее основе лежит сравнение потенциальных выгод от увеличения объема продаж за счет реализации в кредит со стоимостью обслуживания этого кредита.

Основными элементами кредитной  политики являются: формирование кредитного рейтинга клиентов и выработка условий  коммерческого кредитования.

Формирование кредитного рейтинга клиентов заключается в распределении покупателей по группам риска непогашения дебиторской задолженности. В основу распределения могут быть заложены такие показатели, как: общее время работы с данным покупателем, объем продаж, приходящийся на данного покупателя, объемы и сроки просроченной задолженности по данному покупателю, показатели оборачиваемости дебиторской задолженности, а также качественная оценка значимости клиента с позиции работающего с ним менеджера.

Кредитный рейтинг необходимо перевести в числовое значение. С этой целью все упомянутые выше показатели переводятся в 100-балльную шкалу измерения, в которой нулю соответствует — наименее, а ста — наиболее предпочтительное значение. Возможные значения этих показателей приводятся в табл. 3. Они устанавливаются экспертным путем и зависят от сферы деятельности организации, специфики ее продукции и т. п. Затем каждому показателю присваивается весовое значение значимости, и тогда кредитный рейтинг конкретного клиента определяется как сумма взвешенных оценок.