Access

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 

  

1. Введение.
2. Access - что это такое.

  1. Несколько слов о ...

  2. Таблицы.

  3. Запросы.

  4. Формуляры.

  5. Отчеты.

  6. Макросы.

  7. Модули.

3. Построение небольшой Базы данных.
4. Небольшая сравнительная характеристика.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1. ВВЕДЕНИЕ. 

       Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько основных понятий.

       Данные  - систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют по крайней мере три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.

       Модели  данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального , так и для логического и физического представления данных.

       В данной работе мы будем рассматривать  только логическое представление данных, т.е. с точки зрения прикладного  программиста и пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь делятся на поля, и между полями, а так же и  между записями могут быть установлены  различные связи.

       Поле - основной и минимальный элемент данных.

       Запись - несколько полей.

       Связи - логические взаимосвязи между записями или полями.

       Иерархически  структурированные данные состоят  из нескольких записей одна из которых  определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить  деревья: 
 

 

 

       Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями (КЛИЕНТ - корневая запись), НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

       Дерево  - ориентированный граф(граф - пара множеств, одно из которых описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.

       Между записями в иерархии могут быть определены связи: “один ко многим”, или “один к одному”, где запись соответствующая элементу “один” указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу “много” - как порожденная.

       Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой.

       Сетевая модель: 
 

 

       Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.

       Реляционная модель данных является одним из самых  простых видов представления  информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая таблица представляет собой отдельный файл.

       Реляционная модель:

 Строка                         Столбец

                      Поле

 
 
 
 

       Каждая  таблица состоит из столбов, строк каждому столбцу присвоено однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая могут быть приведены к реляционной.

       Структурированные таким образом данные могут хранится в ЭВМ в виде Баз Данных. База данных может быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки и хранения данных, которые могут использоваться одним или несколькими пользователями.

       В зависимости от рассмотренных выше моделей данных базы данных могут быть иерархическим, сетевыми и реляциоными. Дальше мы будем рассматривать только реляционные базы данных.

       С базами данных неразрывно связано такое  понятие как СУБД. СУБД(система управления базами данных) - программа которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. СУБД также подразделяются на иерархические, сетевые и реляционые в зависимости от данных которые они обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS. 

       2. MICROSOFT ACCESS. 

       Несколько слов о ... 

       Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки   True-type  шрифтов и встраивания OLE-объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект  представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом  может быть EXCEL - таблица, Paintbrush - иллюстрация или  Sound - файл.

       Новинкой  программы Access является Cue Cards - Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю  рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда  сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.

       Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve  без конвертирования их в формат, используемый  Access. В состав пакета  Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual  Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем  управления базами данных.

       Теперь  перейдем к более подробному рассмотрению системы Access. Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули. И конечно же главным понятием будет база данных (database).

       База  данных  это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы  создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных. Для создания базы данных  необходимо выполнить следующие шаги :

• Активизируйте окно Microsoft Access и выберите в меню File директиву New Database (или щелкните кнопкой New Database в строке пиктограмм). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно New Database  и автоматически дает имя Вашей базе данных , которое Вы можете заменить.
• В строке File Name, напечатайте Ваш вариант имени базы данных. Оно может содержать до 8 символов без пробелов. Microsoft Access автоматически добавляет расширение .MDB к имени Вашей базы данных, если Вы этого не сделали.
• Если Вы хотите хранить базу данных в определенном месте выберите соответствующую директорию в списке директорий Directories list.
• Нажмите на кнопку  OK.

       Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных Database window.

       Окно  Базы данных: 

 

       Созданную базу данных можно наполнить объектами  различного рода и выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с неделимым образованием. Все операции такого рода -  операции  управления базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access  или в окне базы данных. Например, операция  открытия базы данных включает следующие шаги:

• Если необходимо, активизируйте Microsoft Access.
• Из меню File выберите директиву Open Database (или щелкните кнопкой Open Database в строке пиктограмм ). Microsoft Access высвечивает диалоговое окно Open Database.
• В строке File Name  выберите соответствующее имя базы данных, предварительно выбрав соответствующую директорию в списке директорий Directories list и соответствующий накопитель в строке Drives.
• Нажмите на кнопку OK.

       Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При открытии базы данных  можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг  пользователей, имеющих доступ к базе данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской  системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор Read Only (только чтение).

       Если  необходимо предотвратить изменения  данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права).

       Базу  данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать  в меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия(Database to Compact Into), в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access  автоматически уничтожает  исходную(несжатую) версию.

       Базу  данных можно зашифровать для защиты секретной информации от  просмотра. Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database (расшифровать - Decrypt   Database). В появившемся диалоговом окне  выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и щелкните на кнопке OK. В результате откроется диалоговое окно  целевого файла,  где следует указать имя файла, в который будет помещен результат шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных была успешно зашифрована/расшифрована, то Access автоматически заменяет оригинальный файл на полученный в результате преобразования.