Access

 

       Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый  элемент. Окно характеристик видно  на экране при установленной опции  View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить “прямо на месте”, перемещая с помощью мыши весь элемент или его размерные манипуляторы.

       Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей  таблице. С помощью зависимого (связанного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и  актуализировать их в отчете.

       Связывание  управляющего элемента можно выполнить  одним из двух способов:

1. Если пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция View/Field List. правляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку мыши.Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле).
2. Если задним числом необходимо связать с полем уже имеющийся, несвязанный управляющий элемент, то это можно выполнить с помощью окна характеристик.В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены характеристики этого элемента. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание.

       Вы  можете распечатать отчет посылая  его прямо на принтер или пересылая его в файл, который Вы распечатаете позже.

       Печать  на принтер:

1. Откройте отчет в любом режиме.
2. Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.
3. Выберите опции:

• -All  распечатка полного отчета

• -Selection  распечатка выборочной области
• -Pages  распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

4. В строке Print Quality (качество печати) выберите соответствующую опцию.Они будут зависить от драйвера принтера.

5. Для установки числа копий введите номер в строку Copies.
6. После установки всех необходимых опций нажмите OK.

       Если  принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл.

1. Откройте отчет в любом режиме.
2. Из меню File выберите директиву Print . Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print.
3. Выберите опции:

• -All  распечатка полного отчета

• -Selection  распечатка выборочной области
• -Pages  распечатка диапазона страниц, который Вы определяете в стоках From и To.

4. Активизируйте строку Print To File.

5. Нажмите OK. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Print To File.
6. Напечатайте имя файла назначения и нажмите OK.

       Вы  можете сохранить отчет двумя  способами:

       Сохраняя  только его проект, структуру отчета, без данных.

1. В меню File выберите директиву Save.
2. Если отчет не был назван, напечатайте имя в строке Report Name.
3. Нажмите OK.

       Сохраняя  результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который Вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях, например, Microsoft Excel.

1. В меню File выберите Output To.
2. Следуйте инструкциям в диалоговых полях Output To.

 

       Макросы, макрокоманды. 

       Макрокоманда представляет из себя последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.

       Последовательность  операций вводится пользователем в  окно проектирования макокоманд. Для  создания макрокоманды в окне Базы данных нажмите кнопку Macro, а затем кнопку New. После этого откроется окно проектирования макрокоманд. Полный вид этого окна: 

       

 

       В окне проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. Нужную инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка.

       Колонка Condition содержит условные выражения для управления процессом выполнения макрокоманды. Эта колонка не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Conditions.

       Вы  так же можете создать макрогруппу  содержащую несколько макрокоманд. Каждая из макрокоманд будет выполнятся независимо от других макрокоманд в  группе. Макрокоманды в ходящие в  макрогруппу представляют собой  именованные последовательности инструкций. Создать макрогруппу Вы можете так: сначала создайте макрокоманду, а затем в колонке Macro Name в первой строке задайте ей имя. Эта колонка так же не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Macro Names.

         В одном окне проектирования  макрокоманд может содержаться  несколько макрогрупп.  

       

 

       Выполнить макрокоманду Вы можете нажав на кнопку   

       

 

       или выбрыв опцию Run Macro... в меню File. 

       Модули. 

       При решении достаточно сложных задач  Вы скоро столкнетесь с ограниченностью  макрокоманд. Для преодоления возникших  проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в  Access языке программирования - Access Basic. Он представляет из себя средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль.

       Модуль представляет из себя совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на язаке Access Basic.

       Для создания модуля нажмите на кнопку Modul в окне Базы данных, а затем на кнопке New. Вы увидете такое окно: 

         

       Это окно представляет из себя текстовый  редактор, с автоматической проверкой  синтаксиса при заканчивании строки, где вы можете набирать текст своей  программы состояший из переменных, операторов, вызываемых функций.

       Access Basic-код(последовательность Ваших операторов) выполняется при вызове и выполнии операции в которой используется Ваша функция, при нажатии кнопки:   
 

       3. ПОСТРОЕНИЕ НЕБОЛЬШОЙ БАЗЫ ДАННЫХ. 

       Для того чтобы лучше понять Access построим свою Базу данных. Сначала определимся какую информацию будет содержать наша База данных. База данных может содержать информацию о чем угодно: о зарплате, о торговых поставках, о больных в поликлинике, о студентах ВУЗа, о друзьях, о книгах в вашей библиотеке. Мы постоим самую простую - о студентах какого-нибудь ВУЗа. Эта База данных будет состоять из трех взаимосвязанных таблиц:

1. Список ВУЗов, который будут содержать такую информацию:

       - Номер ВУЗа.

       - Название ВУЗа.

2. Список факультетов, который будут содержать такую информацию:

       - Номер факультета.

       - Номер ВУЗа, где находится этот факультет.

       - Название факультета.

3. Список студентов, который будут содержать такую информацию:

       - Номер студента.

       - Номер факультета.

       - студента.

       - На каком курсе студент.

       И это далеко не полный список того что  мы можем знать о студенте, но ведь мы делаем небольшую Базу и  этого хватит что бы понять как строить Базу данных.

       Графически  это может быть представлено в  виде трех таблиц: 

       1. Список ВУЗов: 

 

       2. Список факультетов: 

 

       3. Список студентов: 

 

       Где стрелочками показаны связи или  отношения(реляции) между таблицами (т.к. Access реляционная СУБД).

       Итак, начнем.

       Запускаем Access и открываем Базу данных, назовем ее Students. Сначала нам надо построить три, выше описанных таблицы. Для этого нажимаем кнопку New и начнем конструировать первую таблицу. Вводим имена поле и их типы, первой записью вы можете ввести счетчик(тип counter) записей и установить первичный ключ, но это необязательно. Access при сохранении таблицы спросит: "Создать первичный ключ?" если Вы выберите Да, то он создаст новое поле с именем ID и типом counter. Дальше нам будут нужны только поля с типами Text и Number.