Access

       Просмотр  базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность  оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает  необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

       Формуляр  представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую  на набор данных. Бланк-формуляр позволяет  упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.

       Проще всего создать формуляр спомощью Конструктора.

• окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.
• Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.
• строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.
• Нажмите кнопку Form Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Form Wizard.
• Выберите AutoForm. Нажмите OK.

       В других окнах Form Wizard Вам будут предложены вопросы, и на основе Ваших ответов Конструктор создаст формуляр.

       Если  пользователь уверен в том, что сможет самостоятельно спроектировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров (вполне реальная ситуация при наличии  достаточного опыта), то ему следует  создать пустой формуляр и затем  внести в него требуемые поля, элементы оформления и управляющие элементы.

• окне базы данных активизируйте кнопку Form. При этом Microsoft Access покажет набор существующих формуляров Вашей базы данных, если они есть.
• Нажмите кнопку New. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Form.
• строке Select A Table/Query выберите необходимую таблицу или запрос.
• Нажмите кнопку Blank Form (Пустой формуляр). Access индицирует окно формуляра в режиме проектирования.В нем можно разместить поля и другие элементы.

       Внешний вид, структура и режимы работы отдельных  управляющих элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов. Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties. Можно также выполнить двойной щелчок мышью на том элементе, окно свойств которого необходимо вывести на экран.

       Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента.

       Включаемые  в формуляр поля можно выбрать  из списка полей, который будет виден  на экране после обращения к директиве  Field List в менюView.

       При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы. Речь идет, например, о командных  кнопках, списках, иллюстрациях и пр. Каждый управляющий элемент может  быть связан с некоторым объектом (полем) в таблице (или запросе), на которой базируется форма.Например, связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое поле формуляра будет постоянно отображать содержимое “своего” поля активной записи таблицы. Выбранные и размещенные в окне проектирования формуляра элементы управления приобретают свой реальный вид только в режиме заполнения или при просмотре прототипа распечатки (режим Preview). В режиме же проектирования они обычно представлены условными обозначениями, зачастую близкими к реальному виду обозначаемых элементов.

       Для размещения в формуляре несвязанного управляющего элемента следует вызвать  на экран инструментальное меню (View/Toolbox), щелкнув в нем мышью на кнопке с изображением размещаемого элемента и разместить элемент в окне проектирования фиксацией курсора мыши на нужном месте в прототипе формуляра. В результате таких действий в прототип формуляра будет помещен выбранный контрольный элемент с характеристиками по умолчанию. Для создания управляющего элемента “нестандартного” размера после фиксации курсора мыши следует, не отпуская кнопку мыши, переместить ее, обозначив тем самым главную диагональ прямоугольника, охватывающего размещаемый контрольный элемент. 

       Существует  два способа связывания контрольного элемента с полем таблицы:

1. Если пользователь хочет, чтобы Access изготовила связанный управляющий элемент автоматически, то при генерации и размещении элемента кроме инструментального меню (View/Toolbox) ему следует воспользоваться еще и окном списка полей (View/Field List). Из инструментального окна мышью выбирается управляющий элемент, который необходимо вставить в формуляр. Затем из списка полей мышью выбирается поле, с которым следует связать создаваемый управляющий элемент.После этого, не отпуская кнопку мыши, следует отбуксировать выбранное поле в то место прототипа формуляра, в котором надлежит разместить управляющий элемент. При освобождении кнопки мыши в указанном месте создается элемент выбранного типа, привязанный к указанному полю. Такой управляющий элемент имеет те же характеристики, что и поле в таблице, скоторым он связан.
2. Связать с полем таблицы можно и ранее не связанный управляющий элемент. Для этого достаточно вызвать окно характеристик управляющего элемента двойным щелчком на этом элементе в окне проектирования формуляра. В окне характеристик следует найти характиристику ControlSource (Источник управления) и задать в качестве ее значения имя связанного поля.

       Если  Вы бы хотели распечатать Ваш формуляр, то сначала рекомендуется просмотреть  его в виде, в котором он будет  представлен на странице.

       Для этого:

• Нажмите кнопку Print Preview в пиктографическом меню (или выберите директиву Print Preview в меню File).
• Для увеличения масштаба установите указатель мыши на странице так чтобы он приобрел вид увеличительного стекла и нажмите кнопку мыши.

       Для возвращения прежнего масштаба щелкните кнопкой мыши еще раз.

       Для распечатки формуляра необходимо:

• Из меню File выбрать директиву Print (или нажать кнопку Print в пиктографическом меню). Microsoft Access высветит диалоговое окно Print.
• Нажмите OK. Microsoft Access распечатает формуляр.
• Теперь из меню View выберите директиву Form (или нажмите кнопку Close в пиктографическом меню) для возвращения в режим просмотра формуляра.

       Теперь  Вы можете сохранить и закрыть  формуляр.

       Сохранение:

• Из меню File выбрать директиву Save Form. Microsoft Access высветит диалоговое окно Save As.
• Напечатайте имя Вашего формуляра и нажмите OK.

       Закрытие:

• Из меню File выбрать директиву Close (или сделать двойной щелчок в поле меню управления в вержнем левом углу окна формуляра.

       Теперь  формуляр стал частью Вашей базы данных. 

       Отчеты. 

       Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

       Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из Вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет.Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению Вашей задачи.

       Например:

• Для просмотра всех товаров определенной торговой поставки, используйте запрос.
• Для просмотра полной информации только об одном товаре используйте формуляр.
• Для распечатки торговых продаж для формального прелставления, используйте отчет.

       Отчеты  также являются эффективным средством  для распечатки информации регулярного  использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для  дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.

       Перед тем как создать отчет, подумайте  о том откуда Ваш отчет будет  извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то Ваш отчет  будет основываться на этой таблице.Если же Вам необходимы данные более чем  из одной таблицы, то Ваш отчет  должен основываться на запросе.

       Вы  можете создавать отчеты как при  помощи так и без помощи Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит  процесс создания отчета, так как  он сделает за Вас основную работу.

       Самый наибыстрый способ создания отчета - используя  Конструктор Автоотчета.Отчет будет  представлять собой единственную колонку, показывая все поля таблицы или  запроса.

       С помощью  Конструктор Автоотчета:

1. В окне базы данных активизируйте Table или Query.
2. Выберите таблицу или запрос на котором будет основываться Ваш отчет.
3. Нажмите кнопку AutoReport в пиктографическом меню.

       С помощью Конструктора Отчета:

1. В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в меню View).
2. Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New Report.
3. В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета.
4. Нажмите кнопку Report Wizard. Microsoft Access высветит первое диалоговое окно Report Wizard.
5. Выберите Конструктор из списка и нажмите OK.
6. Следуйте указаниям в диалоговых окнах Конструктора. В последнем окне нажмите кнопку Finish.

       Без помощи Конструктора Отчета:

1. В окне базы данных активизируйте Report (или выберите директиву Reports в меню View).
2. Нажмите кнопку New (или выберите директиву New в меню File, а затем активизируйте Report). Microsoft Access высветит диалоговое окно New Report.
3. В строке Select A Table/Query выберите таблицу или запрос, содержащий данные для Вашего отчета.
4. Нажмите кнопку Blank Report.

       Microsoft Access высветит отчет в режиме проектирования. Для просмотра списка полей таблицы или запроса нажмите кнопку Field List в пиктографическом меню.

       В прототип  отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в  прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

       Для встраивания управляющих элементов  в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента. После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).