Облік і аналіз трудових ресурсів

Аналіз  трудових  показників  на підприємстві  є одним із  засобів удосконалення практики  планування  і керівництва у сфері праці.                     У процесі  аналізу  виявляються  резерви  підвищення  ефективності  та вдосконалення  оплати  праці,  введення  прогресивних форм  матеріального стимулювання,  забезпечується  систематичний контроль  за  мірою праці і споживання. 

До основних завдань  аналізу трудових ресурсів слід віднести:

1. Аналіз забезпеченості підприємства трудовими ресурсами, їх кількісного і якісного складу, структури, руху робочої сили;
2. Аналіз використання фонду робочого часу;
3. Аналіз використання фонду оплати праці;
4. Aналіз продуктивності праці (виробітку) і її трудомісткості;
5. Aналіз впливу трудових факторів на обсяг випуску продукції;
6. Aналіз невикористаних резервів;
7. Aналіз рентабельності трудових ресурсів;
8. Aналіз впливу ефективності використання трудових ресурсів на

фінансові результати та фінансовий стан суб’єкта підприємницької  діяльності.

Об'єктами аналізу виступають:

• чисельність персоналу, його кваліфікація та освітній рівень;
• рух робочої сили;
• втрати робочого часу;
• кількість виробленої продукції (виконаних робіт, наданих  послуг).          

Інформаційна база аналізу  ефективності використання трудових ресурсів наведена в таблиці 1.2.

.Таблиця 1.2

Джерела інформації для  аналізу трудових ресурсів

№	Група	Джерела інформації
1	Первинні документи	Розрахунково-платіжні відомості, виписки  банку, ВКО, маршрутні листи, накази по підприємству про прийняття на роботу та про звільнення, листки з  обліку кадрів, особові картки працівників, табелі обліку використання робочого часу, наряди на відрядні роботи, рапорти про виробіток, відомості обліку депонованої заробітної плати, особові картки, розпорядження про відпустки, табелі обліку використання робочого часу, платіжно-розрахункові відомості, наряди тощо
2	Дані бухгалтерського обліку	Дані рахунку 23 „Виробництво”, 91 „Загально  виробничі витрати”, 92 „Адміністративні витрати”, 93 „Витрати на збут”, 94 „Інші  витрати операційної діяльності”  у частині сум нарахованої заробітної плати та відрахувань, 471 „Забезпечення виплат відпусток”, 472 „Додаткове пенсійне забезпечення”, 65 „Розрахунки за страхуванням”, 66 „Розрахунки з оплати праці”, 64 „Розрахунки за податками та платежами” в частині обов’язкових утримань із заробітної плати, 81 „Витрати на оплату праці”, 82 „Відрахування на соціальні заходи”
3	Облікові регістри	Журнал 5, 5А
4	Фінансова звітність	Ф. № 1 „Баланс”, ф. № 2 „Звіт про  фінансові результати”
5	Статистична звітність	Ф. № 1-ПВ „Звіт з праці”, Ф. № 3-ПВ „Звіт про використання робочого часу”, Ф. №6-ПВ „Звіт про кількість працівників, їх якісний склад та професійне навчання”, Ф. № 3-ПН „Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) на потребу в працівниках”, Ф. № 1-ПВ (умови праці) „Звіт про стан умов праці, пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці”, Ф. № ПВ (заборгованість) „Звіт про стан заборгованості з виплати заробітної плати”, Ф. № 7-ТНВ „Звіт про травматизм на виробництві та його матеріальні наслідки”
6	Інші джерела	Протоколи виробничих нарад,  штатний розклад, оперативна звітність  цехів, відділів, служб підприємства, матеріали хронометражу та фотографій  робочого дня, попередні результати  аналогічний досліджень

 

1. Доцільно розпочинати аналіз із вивчення забезпеченості підприємства трудовими ресурсами, їх кількісного і якісного складу, структури та руху. З метою перевірки забезпеченості підприємства трудовими ресурсами проводиться зіставлення фактичної чисельності персоналу з плановою (розрахунковою). Щодо промислово-виробничого персоналу така перевірка здійснюється за категоріями (робочі, службовці, у тому числі керівники, спеціалісти). Щодо невиробничого персоналу перевірка забезпеченості здійснюється за галузями діяльності.

Метою аналізу є виявлення  внутрішніх резервів економії робочої сили в зв’язку з більш раціональним розміщенням працюючих, їхнім завантаженням і використанням  відповідно  до  отриманої  професії,  спеціальності  і  кваліфікації.

У результаті аналізу: 

1) установлюють співвідношення  між категоріями персоналу;

2) перевіряють відповідність  плану факту організованого набору  робочої сили і підвищення  кваліфікації робітників;

3) виявляють лишки  або нестачу чисельності працівників  по кожній професії;

4) дають оцінку відповідності  розрядів робітників складності робіт, що вони виконують;

5) зіставляють наявну чисельність робітників за спеціальностями і розрядами з тією чисельністю, яка потрібна для виконання кожного виду робіт по ділянках, бригадах, цехах і підприємству в цілому;

6) адміністративний персонал перевіряють на відповідність фактичного рівня освіти кожного тій посаді, яку він займає;

7) вивчають зміни у  складі працюючих за віком,  стажем роботи, освітою.

Важливою ділянкою аналізу  забезпеченості підприємства трудовими  ресурсами є вивчення руху робочої сили та його структури. Зміна  в  складі  працюючих  за  віком,  стажем  роботи  та освітою відбувається внаслідок руху робочої сили. Для характеристики ступеня постійності складу працівників використовують дані про оборот і плинність кадрів (ф. № 1-ПВ). 

Зміну чисельності працюючих, пов’язану з їх прийомом і звільненням, характеризує показник обороту робочої  сили. 

Для  оцінки  і  аналізу  стану  та  змін  у  складі  персоналу використовуються такі показники.

1. Коефіцієнт прийому  кадрів (Кпр) – відношення чисельності прийнятих за  період  (Чпр.)  до  середньоспискової  чисельності  працюючих  за  той  же  період (Чсер.):

                                                                                             (1.1)             

2. Коефіцієнт  вибуття   кадрів  (Квиб)  –  відношення  чисельності,  які вибули за  період (Чзв), до середньоспискової  чисельності працюючих за той   же період (Чсер.):

                                                                                            (1.2)

3. Коефіцієнт плинності  (Кпл) – відношення чисельності  працівників, які вибули за  період з причин, що характеризують  надлишковий оборот (Чзв.пл), – за  власним  бажанням,  порушенням  трудової  дисципліни,  у  зв’язку  з професійною невідповідністю, до середньоспискової чисельності працюючих за той же період (Чсер.):

                                                                                          (1.3)

4. Коефіцієнт  постійності  кадрів  (Кст)  –  відношення  чисельності працівників,  які  пропрацювали  весь  період  (Чвп),  до  середньоспискової чисельності працюючих за той же період (Чсер.):

                                                                                           (1.4)

Аналізуючи  рух  робочої  сили,  визначаються  причини  звільнення працівників  (за  власним  бажанням,  через  порушення  трудової  дисципліни, навчання, переїзд на нове місце проживання тощо).

Найважливішим  оціночним  показником  ефективності  кадрової політики  є  коефіцієнт  постійності  кадрів.  Оборот  робочої  сили,  що  виник внаслідок суб’єктивних причин, знижує ефективність використання трудових ресурсів  підприємства.  Нових  робітників  необхідно  адаптувати  до конкретних умов праці на даному підприємстві, відповідно виникає потреба у  навчанні  працівників,  що  призводить  до  додаткових  витрат.

Наступним  етапом  аналізу  є  вивчення  структури  кадрів,  що здійснюється  шляхом  зіставлення  фактичної  і  планової  питомої  ваги  кількості кожної  категорії  працюючих  у  загальній  кількості  персоналу.  Зміна  питомої ваги категорій працюючих у загальній їх кількості характеризується індексом, що  визначається  як  відношення  питомої  ваги  даної категорії працівників у звітному  і базисному періодах.  При цьому визначаються  причини зміни структури кадрів,  вивчаються  тенденції цього процесу на  передових підприємствах,  а також нормативні  документи,  на  підставі  чого розробляються відповідні заходи щодо раціоналізації структури кадрів. 

2. Ще одним етапом аналізу трудових ресурсів є вивчення використання фонду робочого часу. Мета аналізу полягає у визначенні розміру і причин втрат робочого часу, розробленні заходів щодо поліпшення його використання.

Такий аналіз проводиться по кожній категорії працівників, по кожному  виробничому підрозділу і в цілому по підприємству. Фонд робочого часу залежить від чисельності персоналу, кількості  відпрацьованих днів одним працівником  у середньому за рік і середньої тривалості робочого дня. Він розподіляється за видами і розраховується за певним порядком (рис. 1.1).

Втрати робочого часу можуть бути викликані різними суб’єктивними  та об’єктивними обставинами, не передбаченими  планом: додатковими відпустками з дозволу адміністрації, захворюванням працівників із тимчасовою втратою працездатності, прогулами, простоями через несправність обладнання, машин, механізмів, через відсутність роботи, сировини, матеріалів, електроенергії, палива і т. ін. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1.1. Види фонду робочого часу і методика їх розрахунку

 

Кожен вид втрат аналізується більш детально, особливо ті, які  виникли з вини підприємства. Вплив  цілоденних і внутрішньозмінних  простоїв, непродуктивних витрат робочого часу на продуктивність праці слід розраховувати методом елімінування, способом абсолютних різниць.

3. Наступним етапом аналізу трудових ресурсів є вивчення використання фонду оплати праці. Перш за все розраховуються абсолютні і відносні відхилення фактичного фонду заробітної плати (ФЗП) від його планової (базової) величини. Далі визначаються фактори цих відхилень.  Змінна частина ФЗП залежить від обсягу виробництва продукції, її структури, питомої ваги трудомісткості та рівня середньогодинної оплати праці. Постійна частина ФЗП залежить від чисельності робітників, кількості відпрацьованих днів одним робітником у середньому за рік, середньої тривалості робочого дня і середньогодинної заробітної плати. Для детермінованого факторного аналізу абсолютного відхилення по ФЗП можуть бути використані такі моделі:

                                         ФЗП = Чр × Рзп,                                             (1.5)

де Чр – середньорічна  чисельність робітників;

Рзп – середньорічна  заробітна плата одного робітника.

                                                    ФЗП = Чр × Д × Дзп,                                      (1.6)

де Д – кількість  відпрацьованих днів одним робітником;

Дзп – середньоденна  заробітна плата одного робітника.

                                                    ФЗП = Чр × Д × Т × Гзп,                               (1.7)      

де Т – середня  тривалість робочого дня;

Гзп –середньогодинна заробітна  плата одного робітника.

Важливе значення при  аналізі використання ФЗП має  вивчення даних про середній заробіток робітників, його змінах, а також факторах, які визначають його рівень. Тому треба проаналізувати причини змін середньої заробітної плати працівників по підприємству, підрозділах, категоріях і професіях. У процесі аналізу також слід встановити відповідність між темпами зростання середньої заробітної плати і продуктивністю праці. Для розширеного відтворення виробництва отримання необхідного прибутку і рентабельності важливо, щоб темпи зростання продуктивності праці випереджали темпи зросту її оплати. Якщо цей принцип не виконується, то відбуваються перевитрати ФЗП, підвищення собівартості продукції і зменшення суми прибутку.

Для оцінки ефективності використання коштів на оплату праці  потрібно застосовувати такі показники, як обсяг виробництва продукції в діючих цінах, сума виручки і прибутку на одну гривню заробітної плати та ін. У процесі аналізу вивчається динаміка цих показників, виконання плану за їхнім рівнем, проводиться міжгосподарський порівняльний аналіз, який покаже, наскільки ефективно працює підприємство.

4. Ще одним етапом аналізу трудових ресурсів є вивчення продуктивності праці (змін рівнів виробітку і трудомісткості). Продуктивність праці є одним із найважливіших якісних показників використання трудових ресурсів. Вона певною мірою характеризує ефективність всього виробництва та ефективність використання робочої сили і визначається виробітком продукції одним робітником за одиницю часу, а також витратами живої праці на виробництво одиниці продукції (трудомісткістю продукції).

Пропонується така послідовність аналізу продуктивності праці:

1) визначення загальної  оцінки виконання плану продуктивності  праці та її динаміка;

2) визначення частки  приросту продукції за рахунок  приросту продуктивності праці; 

3) аналіз динаміки  та співвідношення середньорічного, середньоденного та середньогодинного виробітку продукції робітника;

4) здійснення факторного  аналізу продуктивності праці; 

5) аналіз трудомісткості  продукції в такій послідовності: 

• вивчення динаміки та виконання планового завдання щодо її зниження;
• викриття причин, які обумовили її зміни (рівень автоматизації
• механізації виробництва, структурні й асортиментні зрушення продукції і т. ін.);
• визначення впливу трудомісткості на продуктивність праці;
• виявлення резервів зниження трудомісткості продукції та підвищення продуктивності праці;