Разработка рекомендаций по совершенствованию внутренних коммуникаций компании «Евротара» посредством PR-деятельности

Ценность в данном контексте – это формирование среди сотрудников приверженности (высокого уровня лояльности) к своей компании, компании, поддержание корпоративной культуры, разрешение производственных конфликтов и кризисных ситуаций. Кроме того, имидж в глазах сотрудников влияет на имидж компании во внешнем мире, т.к. персонал является одним из каналов трансляции информации вовне.

Таким образом, внутренние коммуникации преследуют следующие цели:

- формирование  корпоративной культуры, отвечающей  задачам данного бизнеса и  планам развития организации;

- формирование  высокого уровня лояльности сотрудников  к компании;

- формирование  положительного имиджа компании  в глазах персонала;

- преодоление  производственных конфликтов и  кризисных ситуаций;

- включение  персонала в активное участие  в реализации стратегических  целей и задач на всех уровнях.

В течение деятельности, корпоративная культура компании «Евротара» сложилась как производное от характера бизнеса, особенностей организационных принципов системы управления и стимулирования. Система предъявляемых к сотрудникам требований со стороны управления, подкрепленная системой контроля и стимулирования, если она достаточно последовательно проводится менеджерами, перешла постепенно в нормы поведения и деятельности в организации и закрепляется в ценностях и даже местной мифологии. В результате на предприятии сложилась сильная корпоративная культура.

Но предприятие в последние годы весьма расширилось, что не могло сказаться на корпоративной культуре. Расширение и рост, а также финансово-экономический кризис повлияли на организационную культуру компании «Евротара», несколько ослабив ее.

На предприятии остались основные элементы сильной корпоративной культуры, однако определились основные проблемы: существуют проблемы внутриорганизационных коммуникаций между сотрудниками и между сотрудниками и руководством (в том числе и проблема недостаточной информативности о том, что происходит на предприятии).

Таким образом, можно определить инструменты для формирования и управления сильной корпоративной культуры, способствующей построению эффективных внутренних коммуникаций.

При формировании корпоративной культуры компании «Евротара» разрабатываются цели, задачи и сфера деятельности предприятия по двум основным направлениям: внешней адаптации и внутренней интеграции.

Внешняя среда оказывает значительное влияние на организацию, что, естественно, сказывается на ее культуре. Однако, как свидетельствует практика, две организации, функционирующие в одном и том же окружении, могут иметь очень разные культуры. Это происходит потому, что через свой совместный опыт члены организации по-разному решают две очень важные проблемы. Первая — это внешняя адаптация: что должно быть сделано организацией, и как это должно быть сделано. Вторая — это внутренняя интеграция: как работники организации решают свои ежедневные, связанные с их работой и жизнью в организации проблемы.

Процесс внешней адаптации и выживания связан с поиском и нахождением компании «Евротара» своей ниши на рынке и ее приспособлением к постоянно меняющемуся внешнему окружению. Это процесс достижения компании «Евротара» своих целей и взаимодействия с представителями внешней среды.

Используя выработанный совместный опыт, члены организации развивают общие подходы, помогающие им в их деятельности. Люди должны знать реальную миссию своей организации, а не то, что так красиво декларируется для акционеров. Это поможет им сформировать понимание их вклада в выполнение организацией своей миссии.

Следующая группа вопросов относится к установлению целей и выбору средств их достижения. В одних организациях работники участвуют в установлении целей и, таким образом, принимают на себя ответственность за их достижение. В других — работники участвуют только в выборе методов и средств достижения целей, а в-третьих — может не быть ни того, ни другого или быть и то, и другое.

В любой организации ее работники склонны участвовать в следующих процессах:

• выделять из внешнего окружения важное и неважное для организации;
• разрабатывать пути и способы измерения достигнутых результатов;
• находить объяснения успеху и неудаче в достижении целей.

Отмечено, что работники нуждаются в развитии приемлемых способов доведения до представителей внешней среды информации о своих реальных возможностях, преимуществах и успехах. Некоторые компании организуют для этих целей поездки своих сотрудников и на предприятия заказчиков, и на предприятия поставщиков.

Процесс внутренней интеграции связан с установлением и поддержанием эффективных отношений по работе между сотрудниками компании «Евротара». Это процесс нахождения способов совместной работы и сосуществования в организации. Процесс внутренней интеграции часто начинается с установления специфики в определении себя, что относится как к отдельным группам (субкультуры), так и ко всему коллективу организации. Нередко это ведет к дифференциации организации.

Коммуницируя и взаимодействуя, члены /организации стремятся описать для себя окружающий их организационный мир. Они могут прийти к выводу, что он является меняющимся или застойным, полным возможностей или опасностей. Так, люди пойдут на нововведения, если они верят, что могут провести важные изменения в окружающем их мире и то, что раньше составляло опасность, теперь может стать возможностью для изменений.

В интерпретации для организационного поведения коммуникация означает общение с целью обмена информации в процессе деятельности компании «Евротара». Общение, всегда носит личностный характер (в скрытой или явной формах), зависящий от внутренних мотивов и культуры людей, т.к. коммуникации представляют собой обмен не только информацией, но и в целом поведенческими моделями, характеризующими принадлежность к определенной организационной культуре.

На практике эффективные коммуникации являются важнейшим условием достижения организацией своих целей. Эффективные внешние коммуникации решают для компании проблему адаптации ее во внешней среде. К ним относятся коммуникации с поставщиками, потребителями, конкурентами, государственными правовыми, налоговыми органами и т.п. Внутренние коммуникации являются важнейшим проводником организационной культуры через формальные иерархические каналы распространения информации и неформальное общение, и обмен информацией между сотрудниками.

Развивая свою корпоративную культуру, компании «Евротара» должен серьезнейшим образом позаботиться о выстраивании органичных для нее коммуникаций, которые способствовали бы укреплению и совершенствованию его культуры. Вопрос состоит в том, какие из коммуникаций являются приоритетными: внешние или внутренние, горизонтальные или вертикальные, нисходящие или восходящие, вербальные или невербальные - и какова степень открытости и доступности информации для сотрудников.

Основу иерархической культуры составляют нисходящие коммуникации.

Главными целями таких коммуникаций в организации являются:

1. Постановка конкретных  задач по выполнению работы;

2. Обеспечение информацией  о принятых в организации регламентах, процедурах и практике;

3. Обеспечение информацией о смысле самой выполняемой работы;

4. Информирование починенных о  качестве их работы;

5. Предоставление идеологической  информации для облегчения восприятия целей.

Традиционно нисходящие потоки полностью доминируют над восходящими в иерархической культуре. Основными каналами восходящих коммуникаций в иерархии являются процедуры обжалования решения Руководителя у вышестоящего начальника, обращение с инициативой или новаторским предложением, написание докладных записок.

Другой группой восходящих информационных потоков являются результаты опроса, тестирований и интервьюирования, проводящихся в компании с различными целями. С их помощью можно получить неоценимую, а при соответствующей периодичности проведения регулярную информацию о различных аспектах жизни коллектива.

Организуемая таким образом обратная связь работает достаточно эффективно не только в иерархической культуре, но и в клановой, в рыночной культурах.

Принципы горизонтального структурирования организации обладают рядом важных преимуществ, делающих его основным для использования передовых информационных технологий, внедрения комплексной системы управления качеством, более эффективного уровня человеческими ресурсами организации.

В свою очередь появление горизонтальных, сетевых, холдинговых, виртуальных, аутсорсинговых организаций ведет к развитию и упрочнению новых горизонтальных и интерактивных коммуникаций, базирующихся на развитии самообучающихся команд. Такие команды рождают свою собственную организационную культуру, лежащую, с одной стороны, корнями в бригадной клановой культуре с ее высочайшей степенью доверия, преданности, сплоченности, но, с другой стороны, ставящую и решающую цели адхократии по продвижению к новым ресурсам, предоставлению новых продуктов и услуг, новаторству и изобретательности.

Применение, усовершенствование разных видов коммуникаций, называемых корпоративными, в общей корпоративной культуре и в субкультурах, напрямую относится к PR деятельности компании «Евротара».

Немаловажным этапом совершенствования корпоративной культуры в компании «Евротара» должны стать методы PR, применимые к внутренней среде предприятия. 

Основное внимание следует уделять внутрикорпоративным коммуникациям, осуществляющимся, как по горизонтальному, так и вертикальному направлениям.

Основным принципом, которым следует руководствоваться при определении тех методов, посредством которых будет осуществляться коммуникационная деятельность, является следующее положение: выбираемые методы коммуникации должны быть адекватны аудитории, содержанию сообщения, а также организации и ее корпоративной культуре. Если выбранные методы оказываются неадекватными, то к PR-сообщению либо станут относиться с недоверием, либо просто его проигнорируют.

Однако, учитывая такую особенность корпоративной культуры исследуемого предприятия, как наличие субкультур, очень важно выстраивать коммуникационные процессы таким образом, чтобы учитывать проблемы кросс-функциональных коммуникаций и способствовать взаимопониманию представителей различных организационных субкультур, в том числе достаточно прозаичным путем планирования, стандартизации, нормирования, выработки общего языка и приобретения общего опыта работы.

Традиционно различаются субкультуры руководства и подчиненных, прежде всего в силу разницы в целях и задачах деятельности, поэтому существует вероятность, что распоряжения и послания могут интерпретироваться достаточно вольно и что забота руководства о росте прибыли и снижении издержек совершенно не свойственна подчиненным. Только соединение этих субкультур путем разработки общих целей, мотивации и общих процедур принятия решений могут привести к построению эффективной организации.

С этой целью, можно предложить принятие морально-этического кодекса (МЭК) предприятия. В МЭК должны быть прописаны принципы коммуникационного взаимодействия, в том числе в нестандартных ситуациях, нормы и стандарты поведения, вплоть до формы одежды. При приеме на работу кодекс будет вручаться каждому работнику; подразумевается, что каждый работник должен ему максимально соответствовать.

Составление и принятие данного кодекса может происходить директивно-коллегиальным путем, через принятие все новых нормативных и регламентирующих документов, которые предварительно проходят обсуждение и согласование с деятелями основных субкультур предприятия. Казалось бы, - похоже на советские времена, только «целеполагание» и мотивационные механизмы достижения успеха качественно иные. Они возводятся на четком рыночном основании, осознании того, что все работники теперь трудятся в единой команде. Ее «игрокам» будет хорошо, если команде хорошо, и наоборот. Соответственно, «игроки» теперь будут по-новому подбираться и расставляться, а их успехи оцениваться – в четкой зависимости от профессионального уровня и реального вклада в общее дело.

На предприятии действует методика «рабочей прогулки». Методика «рабочих прогулок», известная также под названием «управление во время обхода» (MBWA), заключается в том, что Управляющий обходит входящие в сферу его ответственности производственные помещения для того, чтобы составить представление о том, как складывается рабочий процесс, и дать возможность сотрудникам высказаться о волнующих их проблемах. Однако сотрудники компании «Евротара» могут с подозрением относиться к представителям руководства, и не высказывать ему своих проблем или предложений по усовершенствованию деятельности.

Возможно применение визуальных и письменных методов PR-коммуникаций, которые широко представлены в корпоративной культуре некоторых предприятий. Например, издание небольшого корпоративного журнала, в котором размещены фотографии сотрудников, история компании «Евротара», ее мифы, а главной целью, которого, является доведение до своей аудитории одной простой мысли - компания «Евротара», в которой вы работаете, является лучшей - из всех компаний, в которые вы могли бы попасть.

Одним из главных методов налаживания внутрикорпоративной культуры является социальная работа, которая может принимать самые различные формы. В исследуемой компании уделяют социальной работе значительное внимание и обеспечивают своим сотрудникам удобные условия для социальной деятельности в помещениях компании.

Социальная работа предполагает возможность обучения в ВУЗах страны, за счет предприятия, возможность повышения  своей квалификации. В рамках усилий по развитию и укреплению корпоративной культуры запланировано проведение первого фестиваля КВН. Не забывают и самых маленьких. Все дети работников компании получают к Новому году сладкие подарки с символикой компании «Евротара» и открыткой от руководства компании. Кроме того, все первоклассники к 1 сентября получают рюкзачок с набором первоклассника с символикой компании «Евротара». Все это проходит во время корпоративных праздников, в торжественной обстановке, как продуманная корпоративная социально значимая акция.