Лекции по "Деловой коммуникации"

• свертывать и развертывать информацию: резюмировать, излагать в виде тезисов, подводить итоги;
• находить слова, которые точно и однозначно передают мысль;
• ориентироваться в ситуации общения и при необходимости перестраивать фразы по ходу высказывания;
• переводить информацию с языка цифр и условных обозначений на словесный уровень.

 

Выступление на собрании

Собрание чаще всего проводится тогда, когда надо организовать действие. Руководитель в таком случае произносит организационные речи, т.е. речи, цель которых – организовать совместную деятельность. Такая речь сочетает в себе некоторые черты агитационной, т.к. организовать выполнение работы можно тогда, когда исполнители будут осознавать необходимость личного участия в деятельности, и информирующей, поскольку каждый член коллектива должен знать, что именно и как следует выполнять всем и конкретно ему. Организационная речь несёт информацию о целях, структуре, способах, средствах и конечном результате деятельности, распределении обязанностей и сроках исполнения. Структура организационной речи может быть следующей.

Структура организационной речи Информация о целях, общем содержании и ожидаемых результатах организуемой деятельности. Мотивация коллектива (почему следует осуществить эту деятельность?), призыв к единству в осуществлении деятельности. Предложение состава участников. Информация об этапах и структуре деятельности, конкретных мероприятиях. Распределение поручений и назначение ответственных. Определение сроков исполнения поручений. Ответы на вопросы исполнителей. Благодарность участникам за готовность участвовать в деятельности.

 

Руководитель, организатор  деятельности, произнося речь, решает следующие задачи:

1. обеспечивает полноту, достоверность, надёжность передаваемой информации;
2. предъявляет исполнителям чёткие требования;
3. мотивирует коллектив, пробуждает интерес к работе;
4. заботится об «обратной связи», т.е. о том, чтобы коллектив выражал собственное мнение относительно организации деятельности;
5. поддерживает чувство достоинства у исполнителей, веру в силу единства команды;
6. сосредоточивает внимание исполнителей на решении задачи.

 

Чтобы преуспеть в  произнесении организационной речи, вы должны уметь:

1. открыто демонстрировать свои намерения, связанные с организацией коллектива на работу;
2. проявлять доброжелательность в общении;
3. распределять обязанности, использовать все умения и навыки подчинённых, стимулировать их саморазвитие;
4. проявлять компетентность в обсуждаемом вопросе;
5. убедительно излагать свои мысли.

Выступление на митинге

Речь на митинге имеет  цель открыто заявить своё мнение в поддержке или опровержении какой-то идеи, одобрение или порицание решения, события, а также сплотить присутствующих вокруг идеи. Митинговая речь отличается тем, что выступающие представляют не столько себя лично, сколько ту общественную или политическую силу, представителями которой они являются. Эта относительно короткая речь (регламент её около 8 минут) адресована не только все присутствующим (а их порой несколько тысяч), но и прессе и все тем, которые почерпнут информацию о митинге и идеях участников из СМИ, и властным структурам. Основное содержание митинговой речи составляет обоснование позиции: поддержка или опровержения идеи. При этом позиция и оценки заявляются открыто, категорично, а в сжатом виде они отражаются в лозунгах и призывах, которые привлекают внимание участников и запоминаются.

Множественный адресат митинговой заставляет нас заботиться о доступности языка: в такой речи недопустимы длинные предложения, термины, трудные для восприятия иноязычные слова. Кроме того, митинговая речь проходит в неблагоприятных условиях: это улица с её шумами, часто плохие погодные условия. В митинговой речи часто используются

• образные средства;
• повторы;
• пословицы и поговорки;
• фразеологизмы;
• противопоставления и сравнения;
• риторические вопросы, обращения и восклицания.

Внимание слушателей может рассеиваться, и, чтобы обеспечить восприятие смысла речи, следует повторить основную идею несколько раз, усилить её с помощью голоса. Митинговая речь произносится пафосно! Интонация в митинговой речи – это главное, что воспринимается, т.к. слова и фразы слушатели могут не разобрать из-за уличных шумов.

Интонация митинговой речи должна быть явной, яркой, разнообразной, контрастной. Положительные эмоции направлены на «своих», отрицательные  на «чужих». Полутонов и плавных  переходов в митинговой речи нет.

 

Соблюдаем регламент!

Известно, что древние греки могли беспрерывно слушать и произносить речи, продолжительность которых составляла до 6 часов. Но в наш информационный век каждый настолько дорожит временем и объёмом собственной памяти и внимания, что произносить длинные речи – это значит не уважать права других людей. Поэтому в публичном выступлении важно соблюдать регламент – время, устанавливаемое на собрании, конференции и т. п. для выступления каждого участника. Доклад обычно занимает до 20 мин., сообщение – до 10, речь на митинге длится около 8 мин., приветственное слово – 5 мин. Превышение регламента раздражает слушателей, в этом случае ведущий мероприятия часто прерывает говорящего. Вспомните, как надоедает всем долгая история, рассказанная в виде тоста!

Чтобы уложиться в отведённое время, следует рассчитать объём подготавливаемого текста из расчёта 1 лист формата А4, напечатанный с одинарным интервалом 14-м шрифтом – 2,5 минуты звучания при нормальном темпе (100 – 120 слов в минуту).

Продолжительные выступления  не могут быть целиком охвачены вниманием. Где-то к 15-ой минуте с момента начала выступление внимание рассеивается. Если вам хочется, чтобы вас слушали и слышали, то стоит позаботиться о том, чтобы слушатели расслабились именно в те минуты, которые кратны 15: в эти минуты их внимание наиболее рассеянно. Покажите фрагмент видеозаписи, расскажите историю, используйте юмор. После незначительной паузы, заполненной приятным восприятием легкого материала, слушатели будут снова готовы размышлять о серьезном.

Иногда слушатели просят выступающего пораньше завершить речь, мотивируя это объективными причинами. В таких случаях лучше пойти им навстречу или хотя бы договориться о менее продолжительном сокращении выступления. Если же этого не сделать, то раздраженные люди все равно не будут хорошо воспринимать сказанное.

Чтобы уложиться в  отведённое для выступление время, некоторые преувеличивают темп речи. Этого делать не следует, так как слушатели не понимают речь, произносимую скороговоркой.

Если вы ведёте совещание, то его время надо рассчитать так, чтобы всем присутствующим была дана возможность высказаться. Это следует учитывать при обсуждении регламента совещания. Обычно на совещании не произносят длинных речей, а объёмную информацию раздают участникам совещания для ознакомления в печатном виде заранее. Если вы ведёте дебаты, то должны помнить, что ваша задача – строго следить за соблюдением регламента, не позволять ни секунды больше, чем определено, говорить ни одному участнику мероприятия.

Сэкономить время и  передать больше информации вы сможете, если подкрепите свои слова наглядными материалами. И тут неоценимую помощь окажут не только презентации, но и раздаточные материалы. При планировании выступления обязательно учитывайте время, которое нужно будет потратить для ответов на вопросы.

ТЕМА 5

Подготовка  к выступлению

 

Этапы подготовки к выступлению

Марк Туллий Цицерон  в трактате «Об ораторе» писал, что  очень полезно говорить экспромтом, но гораздо полезнее тщательно готовиться к публичному выступлению, ведь тогда всё в речи будет продумано и отточено. Вряд ли с этим можно поспорить. Хорошая подготовка к речи – это один из гарантов успеха. Благодаря подготовке, говорящий чувствует себя увереннее, не боится вопросов. Во время подготовки можно досконально продумать и структурировать содержание речи, проверить правильность текста, разработать приёмы захвата внимания слушателей. Готовясь к выступлению, оратор глубже познаёт предмет, сживается с ним, проводит ментальную (мысленную) репетицию, адаптирует содержание речи и словесное выражение мыслей к особенностям слушателя.

Вы, несомненно, не будете отрицать, что более тщательно  готовитесь к выступлению тогда, когда тема не вполне освоена, или  аудитория малознакома, или мало опыта. Однако далеко не все действуют в ходе подготовки рационально. Зачастую подготавливающий речь с первого же этапа своей деятельности начинает накапливать материал, набирать как можно больше литературных источников. Он тонет в обилии информации, чувствуя при этом лишь усталость и бессилие.

Как же сделать процесс работы над речью рациональным? Чтобы этот процесс был рациональным, он должен соответствовать природе человеческого познания, т.е. идти от создания замысла через постановку целей к конкретным действиям, получению результата и анализу его соответствия замыслу.

 

 

Работа над  публичным выступлением

 

Этапы	Ступени	Содержание  ступеней
Докоммуникативный этап	1. Знакомство с темой	Выбор темы, осмысление, разбивка на микротемы
	2. Разработка концепции	Осмысление предмета речи, формирование общего видения предмета, сбор и систематизация материала, соединение накопленного человечеством опыта с собственным видением и формирование позиции
	3. Составление портрета  аудитории	Анализ аудитории на основании социально-демографических, социально-психологических, индивидуально-личностных признаков
	4. Разработка стратегии выступления	Определение целей выступления, выбор круга рассматриваемых вопросов, формулирование основных идей (тезисов)
	5. Разработка тактики выступления	Выбор способа доказательств, нахождение доводов, продумывание приемов активизации слушателей
	6. Речевое оформление	Составление плана, работа над текстом, украшение речи, проверка и корректировка текста
	7. Запоминание и репетиция	Отработка всех приёмов  воздействия на слушателей
Коммуникативный этап	1.Установление контакта  со слушателями	Составление первого  впечатления об аудитории, приветствие, дружеская увертюра
	2. Произнесение речи	Использование всех вербальных и невербальных средств в целях общения, оценка реального состава слушателей, корректировка того, что составлено на предыдущих этапах с учётом ситуации и реального состава слушателей, их реакции на происходящее
	3. Завершение контакта	Ответы на вопросы, побуждение к дальнейшему осмыслению предмета речи; прощание
Посткоммуникативный этап	Анализ эффективности выступления	Анализ первичных ощущений (рефлексия), самоанализ, выявление причин успеха и неудач, выводы на будущее

 

Пишем текст!

Пожалуй, наибольшую сложность  у многих вызовет разработка текста будущей речи. Работу над текстом можно сделать более рациональной, если опираться на следующие советы.

Представим, что материал набран, концепция выступления разработана. Теперь сделайте «скелет» будущего текста:

• Выделите главную идею вашей речи.
• Выделите подзаголовки, разделив вашу идею на несколько составных частей (микротем).
• Определите ключевые слова и фразы, которые вы повторите несколько раз, чтобы присутствующие лучше запомнили, о чем вы им рассказываете. При этом помните, что слова могут стать положительными маркерами – такими, которые слушатели воспринимают благожелательно, а могут – отрицательными, вызывающими отрицательные эмоции.
• Тщательно продумайте план и структуру будущей речи. Она должна включать введение, основную часть и заключение.
• Подготовив «скелет», начинайте наращивать на нем «мускулы», то есть придумайте способы доказательства справедливости ведущей идеи речи и микротем.
• Найдите яркие примеры «из жизни», из истории, литературы, киноискусства, жизни великих людей, вспомните пословицу по теме речи, изречение, слова из песни, притчу, слоган или анекдот.
• Подготовьте необходимые схемы, иллюстрации, графики для зрительного закрепления информации.
• Определите момент в ходе выступления, когда вы обратитесь к аудитории с каким-то вопросом, с просьбой что-то назвать, пересчитать – это поможет присутствующим сконцентрировать свое внимание на обсуждении темы и значительно повысит эффективность восприятия вашего материала.
• Напишите полный текст. Особое внимание уделите его началу и окончанию.
• Помните, что успех выступления резко снижается («минус 20% успеха!), если текст прочитан по листу. Запомните основные смысловые вехи текста и приготовьтесь его воспроизводить так, чтобы никто даже не догадался о том, что у вас заранее подготовленное выступление!

 

Обратная  связь

На коммуникативном этапе важную роль играет умение выступающего установить обратную связь с аудиторией. Наблюдая за слушателями, мы видим их реакции одобрения или неодобрения, понимания или непонимания, согласия или несогласия. Эти реакции проявляются через вопросы, реплики, уточнения, позу, взгляд, мимику и жесты слушателей. Например, кивки говорят об одобрении, а приподнятые брови – об удивлении или недоумении.