Лекции по "Деловой коммуникации"

• Кому провал более выгоден?
• Как уменьшить свои возможные потери в этом случае?
• Что, с какой целью и в какой последовательности делать, если переговоры будут сорваны?

Согласитесь, при такой  тщательной подготовке к переговорам  и даже к возможному их неблагоприятному исходу трудно будет остаться в проигрыше.

Завершающий этап работы над содержанием переговоров – подготовка проекта итогового документа (договор, соглашение, контракт, резолюция и т. п.). Старайтесь, чтобы вся информация, необходимая для будущих переговоров: документы, аналитические записки, цифры и факты – стекалась в одно место (или к одному человеку), где ее проанализируют, переработают и подготовят проект итогового документа. Помните: в ваших интересах привлекать к разработке проекта итогового документа опытного юриста!

Итак, информационно-аналитическая  проработка основного содержания переговоров помогает четко сформулировать свою позицию, продумать систему аргументов и контраргументов, разработать возможные альтернативные варианты решения.

 

Решение организационных вопросов

Добросовестно проделов первую часть подготовительной работы, можно приступать ко второму этапу – решению организационных вопросов. К организационным вопросам относится определение времени, места встречи, состава участников команды, регламента переговоров. Решение организационных вопросов должно приблизить вас к намеченной цели и помочь решить поставленные задачи.

Разумеется, решение этих вопросов требует согласованности  действий участвующих сторон. Однако тут можно сэкономить усилия всей команды: от каждой стороны выделить опытных уполномоченных, которые и возьмут на себя ответственность за проведение этого подготовительного этапа. Руководителю делегации советуем все-таки не упускать из виду некоторые нюансы организационных вопросов, от которых в дальнейшем может зависеть ход проведения самих переговоров.

 

Место проведения

Выбор места проведения переговоров – значимый вопрос. Во-первых, с ним связана проблема конфиденциальности, во-вторых, правильно  организованная пространственная среда поможет расставить нужные смысловые акценты в ходе переговоров, в-третьих, многое определит и то, где вы предпочтете провести переговоры – в своем офисе или на территории оппонента.

Каждый из этих вариантов  имеет свои преимущества.

 

Например, при проведении переговоров на своей территории:

всегда можете рассчитывать на своевременную консультацию нужного специалиста; вы можете свернуть переговоры по собственной инициативе в любой удобный для вас момент; психологическое преимущество на вашей стороне: оппонент пришел к вам, а не вы к нему (дома и стены помогают); можете с выгодой для себя организовать пространственную среду.

 

Преимущества «игры на чужом поле»:

вы не отвлечетесь на срочные дела и будете сосредоточены исключительно на переговорном процессе; вы всегда сможете придержать информацию, сославшись на то, что вы не захватили ее с собой; вы снимаете с себя бремя организационных вопросов.

 

Если вас не устраивает ни один из вариантов – встречайтесь на нейтральной территории!

 

Состав делегации 

При подготовке к переговорам  важно решить вопрос о полномочиях  тех, кто в них участвует. В  состав делегации должны входить  компетентные в рассматриваемых  вопросах люди. Возглавляет делегацию  человек, способный успешно провести стратегическую линию организации и своевременно решить оперативные проблемы. Как правило, это руководитель организации. Подбирая людей в команду для переговоров, обращайте внимание на их способности к коммуникативному взаимодействию, на стремление к слаженности в работе во имя достижения общей цели. У членов вашей команды обязательно должно быть «чувство локтя», которое не раз поможет им в стрессовых ситуациях. Заранее распределите роли в команде: лидер (официальный руководитель), эксперт (специалист по существу обсуждаемой проблемы), спикер-ведущий (специалист по процедуре) и др. Предварительно согласуйте эти роли внутри команды для выработки единого видения проблемы и процедуры переговоров. Заранее продумайте систему невербальных знаков, которые будут являться своеобразным сигналом. Например, ваша просьба о стакане воды – сигнал для одного из членов вашей команды применить заранее оговоренный тактический ход в обсуждения с вашими оппонентами. Как вы поняли, в идеале за стол переговоров должна сесть «сыгранная» команда, где каждый игрок хорошо знает свою роль, видит свое место и предназначение в команде, а также хорошо представляет себе тот вклад, который он должен внести в работу команды для достижения общей цели.

Переговоры можно поручить провести и одному специалисту. Принимая решение о составе делегации, взвесьте все за и против.

 

Преимущества проведения переговоров одним человеком:

Оппоненты не могут адресовать вопросы самым слабым участникам команды. Вся полномочия у одного человека. Оппоненту не удается ослабить ваши позиции за счет разногласий между членами вашей команды.

 

 

 

Преимущества командной работы на переговорах:

Вероятность ошибок снижается из-за присутствия в команде специалистов из разных областей. Обеспечивается обмен мнениями в ходе обсуждения и принятия решений (своеобразный мозговой штурм). Вспомните команды знатоков в игре Что? Где? Когда? Они способны выдать правильный ответ всего за одну минуту. Команда создает более сильную оппозицию противоположной стороне. Всегда можно сослаться на членов своей команды в качестве предлога для получения уступок или оправдания «невозможности» идти на уступки («Я должен считаться с мнением коллег...»).

 

Итак, в организационной  части подготовки переговорного  процесса обратите особое внимание на следующие моменты:

• сроки и время проведения переговоров;
• выбор места проведения переговоров;
• правильную организацию пространственной среды;
• состав собственной делегации, распределение ролей на время проведения переговоров;
• финансовое обеспечение переговорного процесса.

 

В завершение разговора  о важности подготовительного этапа  переговорного процесса вернем вас к афоризму Сервантеса, использованному нами в качестве эпиграфа. Плохо подготовленные и проведенные переговоры, неверно принятые решения и соглашения могут лишь усилить разногласия сторон и в конечном итоге привести к обострению конфликта, а затем и разрыву деловых отношений. Такова цена ошибки. Вы готовы ее заплатить?

Различные подходы к проведению переговоров 

Под подходом к переговорам  понимается основной принцип, из которого исходят участники: рассматривают они переговоры как продолжение борьбы или как процесс решения проблемы, предполагающий совместные усилия. Выделяются два основных подхода или две стратегии переговоров: конфронтационный подход (торг) и партнерский подход, основанный на поиске совместного решения проблемы.

 

Позиционные переговоры

В основе конфронтационного  подхода лежит идея противостояния сторон. Иногда переговоры, в основе которых лежит конфронтационный подход, называют позиционными, поскольку они основаны на отстаивании собеседниками своей позиции. Стол позиционных переговоров – своеобразное поле битвы. Участники, как отважные солдаты, готовые сражаться за каждое положение своей позиции, руководствуются девизом: «чтобы я победил, ты должен проиграть». Они уверены, что цель переговоров – безоговорочная победа, а отказ от полной победы означает поражение. Как вы понимаете, при подобном переговорном сценарии дальнейшее сотрудничество может оказаться под вопросом. «Выигрыш» на одних переговорах может повлечь за собой стремление партнера «взять реванш» на других. Конфронтационный подход вы можете выбрать только тогда, когда преимущество вашей позиции очевидно и вам нечего терять. Однако прежде чем вы решите биться до конца, продумайте и взвесьте все последствия вашей победы. В этом вам помогут ответы на следующие вопросы:

 

 

 

 

 

 

 

Что случится, если я не выиграю	Что случится, если я выиграю
Чего не случится, если я не выиграю	Чего не случится, если я выиграю

 

Основные недостатки позиционных переговоров Даже при стремлении обеих сторон переговоры могут вообще не привести к соглашению. Защищая свою позицию, человек начинает отождествлять себя с ней, и ему трудно бывает хоть сколько-нибудь отойти от нее, потому что ему будет казаться, что он предает себя. Позиционные переговоры создают благоприятную почву для уловок: каждый занимает жесткую позицию в надежде получить больший кусок «пирога» и идет на уступки только при возникновении угрозы срыва переговоров. Позиционный торг может закончиться ссорой сторон, так как каждая из них старается силой навязать свои условия.

 

 

 

 

 

 

Принципиальные  переговоры

Другая концепция  лежит в основе так называемого  метода принципиальных переговоров, разработанного в Гарвардском университете США и подробно описанного в книге Роджера Фишера и Уильяма Юри «Путь к согласию, или переговоры без поражения». Метод заключается в требовании решения проблемы исходя из ее качественных признаков, т. е. из существа дела. Партнеры стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно. А там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами. В литературе данный подход получил название партнерский. Он основан на понимании необходимости поиска взаимоприемлемого решения, иными словами. При этом подходе партнеры по переговорам вместе анализируют проблему и ищут взаимоприемлемое решение, которое в максимальной степени будет отвечать интересам обеих сторон. Почти все авторы книг об искусстве ведения переговоров подчеркивают одну простую мысль: если стороны настроены на сотрудничество, есть вероятность, что они добьются обоюдного выигрыша.

В стратегии  принципиальных переговоров существуют четыре базовые рекомендации:

• Отделяйте людей от проблем. Вас не должны волновать личные качества участников переговоров, помните: вы обсуждаете проблему.
• Сконцентрируйтесь на интересах, а не на позициях.
• Разработайте взаимовыгодные варианты.
• Используйте объективные критерии.

 

Разумеется, самый конструктивный вариант межличностного взаимодействия – сотрудничество, но он и самый сложный.

 

 

В основе партнерского подхода  к переговорам лежат:

конструктивный диалог, поиск совместных путей решения проблемы, совместный анализ вариантов решений, желание и умение видеть проблему с позиции другой стороны.

 

Таким образом, при партнерском подходе разумное соглашение должно максимально отвечать интересам каждой из сторон, быть справедливым с точки зрения каждой из них, быть долговременным и не заключать в себе основы для возникновения разногласий в будущем.

На практике трудно встретить «чистые» варианты рассмотренных подходов. Скорее можно говорить об ориентации участников на один из них. Выбирать тактику поведения и стиль переговоров, конечно же, вам. Хотелось, чтобы вы помнили, что современный деловой мир, совершенствуясь и изменяясь, движется по пути развития партнерских отношений.

 

Дискуссионный (коммуникативный) этап переговорного  процесса

 

Представление сторон друг другу

Коммуникативный этап начинается со знакомства, представления, с установления контакта. Начало разговора может вызвать затруднение, особенно если в основе переговоров лежит разрешение конфликтной ситуации. Как вовлечь партнера в непринужденный разговор в начале переговоров? Вот несколько беспроигрышных способов:

 

 

 

 

Начните обсуждение с нейтральной темы. Непринужденная беседа создаст благоприятную атмосферу. Тонкий, искренний, вовремя сделанный комплимент всегда сумеет расположить к вам партнера. Например, «На меня произвело сильное впечатление дизайнерское решение в оформлении вашего офиса, тонкое чувство стиля – черта вашего характера» или «У вас отличная команда, об этом свидетельствуют присланные проекты соглашения наших переговоров. Всегда приятно иметь дело с профессионалами». Выразите благодарность партнеру: «Спасибо за схему маршрута, которую вы прислали, с ее помощью мы очень легко вас нашли».