Организационные отношения - различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

      Функция - порученная человеку работа, услуга или обязанность.

      Технология - совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

      Решение - результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям.

      Характеристики информационного обеспечения - параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

      Функциональные структуры - схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании.

      Система документооборота - принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

      Организационная структура - схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

Одной из составляющих системы управления являются функции управления.

      Классификация функций управления, обусловленная  содержанием процесса, позволяет  выделить обобщенно следующие функции [7, с. 165]:

      - планирование - управленческая деятельность, нашедшая отражение в текущих и перспективных планах и фиксирующая будущее состояние объекта управления в текущие моменты времени;

      - организация - управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования;

      - регулирование (координация) - управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в заданное состояние. Посредством регулирования осуществляется, например, оперативное управление ходом производственного процесса, перераспределяются материально-технические и финансовые ресурсы и т.д.

      - мотивация - это процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и для достижения целей организации.

      - контроль - управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Так обеспечивается контроль выполнения производственной программы, контроль расходов материальных и финансовых ресурсов и времени и т.д.

      - учёт - управленческая деятельность по фиксированию состояния объекта управления с заданного (начального) до данного (конкретного) моментов времени. Это учет выполнения производственной программы, наличия материальных и финансовых ресурсов и т.д., а также анализ деятельности организации[11, c.88].

5. Требования, предъявленные к системе управления

      Изучая  систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем:

-детерминированность элементов системы;

-динамичность системы;

-наличие в системе управляющего параметра;

-наличие в системе контролирующего параметра;

-наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи[2, c.9].

      Соблюдение  этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления.

      В системах управления детерминированность проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

      Вторым требованием является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений  оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

      Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее.  В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремится разрушить ее «изнутри». К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

      Под воздействием таких внешних и  внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

      С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

      Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

      Несоблюдение  данного требования, т.е. наличия  управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

      Следующим требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

      Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

      Наличие прямых и обратных связей в системе обеспечивается четкой регламентацией   деятельности аппарата управления по приему и передаче   информации  при подготовке  управленческих решений.

      Итак, были рассмотрены требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает такое рассмотрение?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
2.   Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.                      
4.   Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.                              
5.   Исследование  и проектирование должно  быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений[2, c.11].

6. Основные направления совершенствования  систем управления

      В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

      Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

      1) обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг);

      2) быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

      3) учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг);

      4) учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров;

      5) учитывать изменение структуры издержек производства;

      6) принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды[10, c.140].

      Это далеко не полный перечень проблем, с  которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.

      Различного  рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

      В качестве объекта исследования системы  управления рассмотрим организацию ОАО «Бакстрой».

    Общество  является коммерческой организацией, основной целью деятельности которого является извлечение прибыли.

    Для достижения основной цели Общества осуществляет следующие виды деятельности:

• производство и ремонт котлов, баков общепромышленного назначения, а так же производство и ремонт продукции ВПК;
• производство и изготовление продукции и товаров народного потребления изготавливаемых попутно.

Органами  управления Общества является:

• общее собрание акционеров Общества - высший орган управления;
• Генеральный директор Общества - исполнительный орган управления.

Первоначальные  задачи управления предприятия в  условиях рынка:

1. маркетинговые исследования, изучение конъюнктуры рынка, прогнозирование сбыта, определение предполагаемого дохода.
2. подбор и расстановка кадров.
3. обеспечение цикла материальными ресурсами, учет и контроль рационального использования материальных ресурсов.
4. выбор оптимального варианта плана, обеспечивающего максимальный доход.

      В целом эффективность управления зависит от выбора организационной  структуры. Так действующая в данное время организационная структура ОАО «Бакстрой» представлена далее (рис.4).    

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Схема1 
 
 
 
 
 
 
 

     На 1-го заместителя директора возложено руководство следующих подразделений:

     - отдел технического контроля (ОТК);

     - системный отдел менеджмента  и экологического менеджмента (ОМиЭМД);

     - отдел метрологии (ОМ);

     - мобилизационный отдел (МО);

     - штаб ГО и ЧС.

     Соответственно на отдел менеджмента и экологического менеджмента, договоров возложены дополнительные функции сбыта продукции, маркетинга и снабжения.

     В связи с вышеизложенным, на начальника ОМиЭМД возлагаются обязанности по принятию управленческий решений по дополнительным функциям  ОМиЭМД - сбыта, маркетинга и снабжения.