Функция контроля

 Функция контроля

Функция контроля. Контроль – функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем. Виды контроля:

1.По времени:  предварительный, текущий, итоговый. 

2.По стадии  жизненного цикла: финансовый, маркетинговый,  управленческий, контроль качества.

3.По типу  отношений: формальный, неформальный. и т.д. Предварительный контроль  – контроль, который осуществляется перед выполнением операций. Его основными средствами осуществления является реализация определенных правил, процедур и линии поведения. В организациях предварительный контроль используется по отношению к трудовым, материальным и финансовым  

ресурсам. Предварительный  контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых  и профильных знаний и навыков, которые  необходимы для выполнения тех или  иных должностных обязанностей и  отбора подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить поручения или обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень стажа работы в данной области и проверить документы  

и рекомендации. Предварительный  контроль – это проведение психологических  тестов, собеседований в период принятия на работу. Во многих организациях предварительный  контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма в ходе курса  обучения. Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки  стандартов допустимого уровня качества и проведения проверок поступающих  материалов. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит  в выборе такого поставщика, который   

2. Виды контроля

По времени  осуществления выделяют: предварительный, текущий, заключительный контроль. 

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель - обеспечение  требуемых условий для бесперебойной и качественной работы организации. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе. 

Управленческая  система проверяется на соответствие существующей структуре организации, качество уже принятых решений, подготовленных документов, их адекватность имеющимся  требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом предопределяет успех будущей работы. 

Предварительный контроль за персоналом призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные  планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, определяют их потенциальную способность выполнения предстоящей работы. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов с помощью разного рода тестов, собеседовании, экзаменов. 

В сферу предварительного контроля персонала входят и такие  вопросы, как понимание людьми целей  своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван, также  следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, условиями для творчества и рационализаторства. 

Третье направление  предварительного контроля - состояние  материальных и финансовых ресурсов организации. По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их структуры и количества потребностям производства, гарантированность поставок. 

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов организации  и является ее бюджет или смета, позволяющие проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Обычно эти документы составляются, исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимых расходов в новых условиях, поэтому контроль может опираться также на данные других организаций и среднеотраслевые показатели. 

Текущий контроль выполняется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его  цель - совершенствование деятельности, координация ее для достижения цели. Задача такого контроля - своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.  

Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и качественным показателям: - уровню производительности труда, внедрению и использованию достижений НТР, новых методов работы, технологий как в организации в целом, так и в ее подразделениях. 

Оперативный контроль, который на практике сливается с (итеративным управлением, проводится буквально одновременно с выполнением основной работы, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов, незавершенного производства и готовой продукции, уровень текущих затрат, текущее расходование денежных средств. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль. 

Важнейшим объектом предварительного и текущего контроля является качество продукции и услуг. Отправным  моментом служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка. 

Текущий контроль может быть сплошным (статистическим) и выборочным (если число его объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие).  

Сплошной контроль требует высоких затрат, поэтому, когда необходимо принять решение  о приемке большой партии изделий, применяют выборочный контроль по результатам  испытаний. 

Выборочный контроль требует меньше затрат, но связан с  риском случайных ошибок. Их можно снизить путем увеличения размера выборки, но при этом соответственно будут расти расходы. 

Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть  его карта, представляющая собой  схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений в обусловленные сроки, что позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов. 

В настоящее  время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а на предупреждение их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т.п. 

Заключительный  контроль (итоговый)производится после  выполнения работы. Это контроль итогов, его цели: формирование мотивационных вознаграждений; корректировка поведения руководителя, принимаемых решений; формирование планов на будущее на основе анализа результатов.

Контроль бывает предварительный, текущий и итоговый.

Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы - средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.

Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и  нормативам по данному продукту.

Осуществляется также  предварительная проверка организационной  и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей  и задач, которые предстоит выполнять  предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных  и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.

В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными  исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда  и гарантии социального обеспечения.

Кроме того, предварительный  контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к  аккредитации или получению сертификата  на право осуществлять определен, шли  вид деятельности.

Текущий контроль. Применяют два основных вида текущего контроля - стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацелевание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.

Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической  и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и  временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов  сырья и материалов, комплектующих  изделии и пр. Выясняются возможности  устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершённого строительства  и другие производственные, кадровыми финансовые вопросы.

Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль. Суть его состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений.  По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.

Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в  каких объёмах и кем он осуществляется.

Важным условием успешной работы менеджера является также  самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношениям менеджера к своему делу и обязанностям. В результате па предприятии складывается хорошая морально-психологическая  обстановка, возникает высокая организационная  культура, и улучшаются показатели работы.