Автор: Пользователь скрыл имя, 13 Января 2015 в 14:19, курсовая работа
Разовые, эпизодические источники заявок на бронирование — это, как правило, физические лица или компании, у которых возникла необходимость в разовом размещении в гостинице.
Каналами получения заявок на бронирование номеров в гостинице могут быть: телефон, факс, почта, централизованное бронирование, Интернет-бронирование.
Введение …4
1 Источники и каналы получения гостиницей запросов на бронирование номеров …5
2 Типы бронирования ..9
2.1 Прием и размещение клиентов 14
3 Подтверждение бронирования 21
4 Аннуляция бронирования 24
Заключение…………………………………………………………………………………………………………………….27
Список используемых источников 28
Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.
При получении письма-заявки на размещение
сотрудник отдела бронирования заполняет
соответствующий бланк (New Reservation) либо
вносит наиболее важные данные из письма-
заявки на размещение в журнал резервирования
номеров. Далее он регистрирует данную
заявку в электронной системе бронирования
отеля и присваивает ей порядковый номер.
Все бронирования должны быть введены
в компьютерную систему в течение 1–2 часов.
На основании введенной информации формируется
перспективный график загрузки гостиницы.
При регистрации заявки на бронирование
особое внимание следует обращать на тип
бронирования и форму оплаты. При гарантированном
бронировании в заявке должны быть указаны
реквизиты платежных документов, гарантирующие
получение оплаты за номер при неявке
гостя или поздней аннуляции бронирования
клиентом (номер кредитной карты клиента
или номер банковского перевода). Чем больше
информации будет внесено в электронную
систему бронирования, тем качественнее
и быстрее будет происходить процесс поселения
и выписки клиентов.
Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения (Comfirmation number) будет являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки как уже заложенные в электронную систему бронирования, так и бланки, отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Основными языками, применяемыми в деловой переписке при бронировании номеров в гостиницах РФ, являются русский, английский, немецкий, в меньшей степени — французский, испанский и другие языки. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.
Сотрудник отдела резервирования посылает
подтверждение бронирования по номеру
факса, указанного в письме-заявке на размещение
от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том,
что подтверждение бронирования получено
адресатом по факсу в полном объеме, без
искажений. Подтверждением благополучного
получения послания
в этом случае будет ответ «ОК» на специальном
бланке-рапорте (Transmission control receipt), выдаваемом
факсом. В случае получения нечеткого
послания (смазанного или нечитабельного
текста) факс выдаст ответ «Error» или «Poor
line condition» (ответы факса зависят от модели
аппарата и могут быть иными).
Все зарегистрированные письма-заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируются по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для уточнения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти документы архивируются на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.
Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.
Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение» (reservation reconfirmation).
Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела.
Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.
4 Аннуляция бронирования
Служба бронирования выполняет не только бронирование номеров, но и производит аннуляцию заказов на бронирование. При полной аннуляции бронирования заполняется бланк «Отмена бронирования».
Все операции по бронированию, изменениям, отменам должны быть письменно зафиксированы и внесены в компьютерную программу. Для удобства в работе бланки «Новое резервирование», «Изменение», «Отмена бронирования» имеют разный цвет.
Аннуляция негарантированного бронирования. Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования. После того как была произведена аннуляция бронирования, сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование. Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронирования с соответствующим номером.
Аннуляция гарантированного бронирования. Большинство компаний международных платежных систем, выдающих кредитные карты, позволяют взимать штрафы в случае неприбытия гостя только при том условии, если отель выдает особый номер аннуляции. При заблаговременной аннуляции бронирования гостем, во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела бронирования должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования по кредитной карте.
Запрашивается информация о бронировании номера. Эта информация включает имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции. Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля. Номер аннуляции состоит из даты, инициалов и кода сотрудника, осуществляющего аннуляцию.
Отмечается, что бронирование номера аннулировано, документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.
Номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.
Все сведения по данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. Эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего возможного приезда гостя.
Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут отличаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования. Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, турагентства или компании.
Если запрос на отмену заявки пришел по факсу или e-mail, то сотрудник бронирования высылает письмо-подтверждение отмены (cancellation confirmation). Служба, принимающая аннуляцию должна действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.
Собранная в процессе резервирования информация автоматически перемещается на стойку Reception. Сотрудники отдела бронирования подготавливают листы заезда на каждый день, ими пользуются сотрудники при заезде гостей. Высококлассные отечественные отели предоставляют иностранным гражданам визовую поддержку
До сих пор речь шла в основном о взаимоотношениях гостиницы с частными лицами, фирмами, организациями. Но гостиницы вплотную работают с различными туристическими агентствами. Как правило, они строят свои взаимоотношения на основе соответствующих договоров. В том случае, если такие договоры еще не разработаны, рекомендуется взять за основу Кодекс отношений между гостиницами и турбюро, разработанный Всемирной Федерацией ассоциаций турбюро (UFTAA) и Международной ассоциацией гостиниц (IHA). Аннуляция,изменение бронирования принимается только в письменном виде.
Если в случае форс-мажорных обстоятельств или по какой-либо причине забронированный номер/квартира недоступен, то компания "СТН" оставляет за собой право предоставить Вам альтернативное размещение: равноценную квартиру/номер того же уровня и в таком же ценовом диапазоне, либо в квартиру/номера дороже и/или более высокого уровня без доплат со стороны гостей.
Если по какой-либо причине, не гость, а компания аннулирует заявку, то предоплата будет возвращена Вам полностью вне зависимости от способа внесения предоплаты и типа тарифа.
Негарантированное бронирование. При негарантированном бронировании Вы не вносите предоплату / не предоставляете данные кредитной карты, следовательно, никакие штрафные санкции не накладываются в случае аннуляции брони/не заезда.
При бронировании или по крайней мере
за одни сутки до заезда, пожалуйста, сообщите
нам время Вашего заселения в гостиницу/квартиру.
Негарантированные брони без указания
времени заезда могут быть аннулированы
менеджерами, если гость не отвечает на
письма и телефонные звонки отдела бронирования.
Гарантированное бронирование - возвратный тариф.
При возвратном тарифе можно вносить любые изменения в бронирование (переносить даты брони и фамилии гостей) и можете аннулировать бронь без штрафных санкций (см. ниже способы внесения предоплаты) за трое суток до заезда (если иное не оговорено дополнительно)
Гарантия брони кредитной картой при возвратном тарифе: при бронировании блокируется на карте сумму за одни сутки проживания. Аннуляция брони без штрафа и возврат этой суммы на карту возможен за трое суток до даты заезда; в случае поздней аннуляции/незаезда эта сумма не возвращается. В день заезда блокировка снимается, и клиент оплачивает все проживание полностью.
Гарантия брони другими способами при возвратном тарифе: в случае аннуляции гарантированного бронирования, оформленного через внесение предоплаты любом другим способом, кроме кредитной карты, или в случае незаезда внесенная предоплата не возвращается, но менеджеры отдела бронирования предложат Вам перенести бронь на другие даты, чтобы гости не потеряли эти деньги.
Гарантированное бронирование - невозвратный тариф.
При невозвратном тарифе нельзя вносить изменения в бронь (перенос дат заезда, фамилий гостей), а при аннуляции брони внесенная предоплата (полная стоимость проживания) возврату не подлежит.
При любом способе внесения денежных средств по невозвратному тарифу клиент бронирует номер/квартиру с условием полной оплаты проживания в момент бронирования, и при заезде Вы ничего не доплачиваете.
При бронировании кредитной картой по невозвратному тарифу, гостиница снимает с карты гостя всю сумму за проживание целиком. Если на карте клиента недостаточно средств для полной оплаты в момент бронирования, то гость забронировать номер/квартиру по этому тарифу.
Заключение