Музейная и выставочная работа

Юридическое оформление принадлежности предметов музею  и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить  в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов.

Предметы, поступившие  в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора и подписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений  как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Регистрация в книге  поступлений музейных предметов  производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы  первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которую они содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации  в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6). При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный  инвентарь делается только по-предметно  и в соответствии с установленной  инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более  глубокой работе специалиста по определению  музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наимено-вание предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подпи-сей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории пред-мета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систематизируются  в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников произведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принадлежность книги и заинвентаризованного в ней предмета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлежность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульптуры – буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет  в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:           

 ГИМ-КП 1245

И-С 137

Проставляя учетное  обозначение, важно не причинить  ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы  оно было доступно для обозрения хранителю и исследо-вателю, не осыпалось, не стиралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических – масляной или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, используют этикетки и бирки, которые пришивают, прибивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гарнитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельными номерами, а их принадлежность к  комплекту отмечается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фотографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных  металлов и драгоценных камней записываются в инвентари только при наличии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специальных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они имеют не два, а три учетных номера.

Письменные источники учитываются по правилам, разработанными руководящими архивными органами. Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают перечень входящих в данный фонд единиц хранения. Перечень содержит заголовок и краткое описание содержания каждой единицы хранения.

Запись в научный  инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может  дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов  создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды  находятся в непрерывном движении, ведь предметы могут передаваться в  другие музеи и учреждения как  в постоянное пользование в порядке  обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно перемещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы, для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения предметов, оформляются соответствующим образом согласно инструкции. Выдачи на длительный срок внутри музея (в другие фондовые подразделения, в экспозицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем (см. Прил. № 10). Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, например, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов  в музейных фондах постоянно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движении музейных фондов, где отражаются сведения о поступлениях, об общем количестве предметов, о внутримузейных и внемузейных временных выдачах и т.д. Для того чтобы убедиться в наличии реальных предметов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений; проверяется и наличие документов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юридическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» существует и более широкое понятие –  «фондовая документация». Помимо учетных она включает документы, образующиеся в процессе физической охраны фондов, а также при их классификации и систематизации – классифика-ционные схемы, каталоги и указатели. Таким образом, система фондовой документации содержит и передает сведения как о самих фондах, так и о тех явлениях и процессах, которые документируют музейные предметы. Следовательно, она представляет собой информационную систему. Помимо собственно фондовой документации в нее входят исследования отдельных предметов и их групп, опубликованные в виде монографий и статей, а также исследования в области профильных дисциплин, созданные на основе музейных предметов.

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и  составления этикетажа, она помогает интерпретировать предметы при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фондов, целесо-образность и направленность их пополнения. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.